В связи с принятием Федерального закона от 07.05.2013 № 80-ФЗ «О внесении изменений в статью 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и статью 1 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» действие последнего закона стало распространяться не только на органы госвласти и местного самоуправления, но и на учреждения / организации, осуществляющие публично значимые функции.
Указание на публично-правовой статус отдельных субъектов изначально содержалось лишь в некоторых решениях Конституционного Суда РФ, например:
См. статью «Оформляем изменения в организационно-правовой форме АО»
Позже (в мае следующего 2014 года) внесли изменения в Гражданский кодекс РФ, которые вступили в силу 1 сентября 2014 г.1 В результате в ГК РФ появились новая статья 66.3 с критериями публичности организаций, а также публичные акционерные общества (ПАО).
1. Публичным является акционерное общество, акции которого и ценные бумаги которого, конвертируемые в его акции, публично размещаются (путем открытой подписки) или публично обращаются на условиях, установленных законами о ценных бумагах. Правила о публичных обществах применяются также к акционерным обществам, устав и фирменное наименование которых содержат указание на то, что общество является публичным.
2. Общество с ограниченной ответственностью и акционерное общество, которое не отвечает признакам, указанным в пункте 1 настоящей статьи, признаются непубличными...
Но в статье 66.3 ГК РФ мы видим признаки публичного формирования уставного капитала, а не осуществления публично значимых функций. И путать это не стоит. Поэтому мы по-прежнему не имеем четко сформулированного законодателем определения, что считать публично значимыми функциями. Как видите, данный терминологический вопрос имеет важное прикладное значение.
Установленный законом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на (п. 4 ст. 1 № 59-ФЗ):
Поскольку в российском законодательстве до сих пор не определено, что понимается под «публично значимыми функциями», то суды, при разбирательстве споров, связанных с рассмотрением обращений граждан, достаточно широко трактуют вопрос о том, какие организации и в каких случаях должны исполнять положения данного закона.
Следует иметь в виду, что в настоящее время отдельные положения, регламентирующие порядок рассмотрения обращений граждан, включены не менее чем в десяток законов. Для организаций, с моей точки зрения, важно определиться, в соответствии с какими из законов они должны рассматривать те или иные виды обращений граждан (тем более, что регулирующие порядок этой работы нормы разных актов существенно различаются между собой). Ярким примером служат положения закона о государственных услугах, устанавливающие правила рассмотрения жалоб граждан и организаций на качество госуслуг.
При этом в Кодекс об административных правонарушениях в 2011 году была введена статья 5.59 «Нарушение порядка рассмотрения обращений граждан», позже в 2013 году ее подкорректировали. По ней прокуратура в настоящее время привлекает к ответственности, в том числе и коммерческие организации!
Нарушение установленного законодательством Российской Федерации порядка рассмотрения обращений граждан должностными лицами государственных органов и органов местного самоуправления, за исключением случаев, предусмотренных статьями 5.39, 5.63 настоящего Кодекса, – влечет наложение административного штрафа в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
Таким образом, если ваша организация активно работает с частными лицами, то вы не застрахованы от того, что может возникнуть конфликтная ситуация, в рамках которой обращение гражданина не будет квалифицироваться прокуратурой и судебными органами как подпадающее под действие Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Госорганы уже стонут от «неадекватных товарищей», а крупным коммерческим структурам к этому лучше подготовиться заранее. Нужно работать «на опережение».
Да и согласитесь, человек может не разбираться в юридических тонкостях (какой закон на какие правоотношения распространяется), привыкнув, что ответ ему должны предоставить в течение 30 дней, и не получив его «вовремя», его эмоциональный фон может измениться, а уже отсюда проистекают все остальные возможные проблемы во взаимоотношениях.
Мы считаем, что банки, заинтересованные в улучшении качества обслуживания, повышении уровня доверия и лояльности клиентов, создании имиджа надежного и добросовестного партнера, действующего на принципах открытости и уважения к существующим и потенциальным клиентам, организуют работу с обращениями клиентов и стараются придерживаться норм и требований, установленных на государственном уровне.
Основными принципами работы с клиентами в нашем банке2 являются:
В нашем Банке решение об организации работы с обращениями клиентов совпало с процессом внедрения системы электронного документооборота, которая имела модуль по работе с обращениями. До этого поступавшие в Банк письменные обращения регистрировались и рассматривались в рамках общего делопроизводства. С внедрением СЭД было принято решение выделить работу с обращениями клиентов в отдельное направление. В связи с этим был осуществлен ряд мероприятий, а именно:
Сейчас клиенты Банка могут направить обращение следующими способами:
Работа с обращениями клиентов состоит из следующих этапов: регистрация, рассмотрение, исполнение, направление ответа, контроль исполнения, формирование аналитических отчетов.
Банком установлены определенные требования к обращению, направленному в письменной форме, оно должно содержать следующие реквизиты:
При необходимости в подтверждение своих доводов клиент может приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии, а также документы, подтверждающие полномочия представителей, если клиент обращается через представителя (копии доверенности, решения суда и др.).
Форма письменного обращения клиента в Банк
Поступившие письменные обращения признаются анонимными, если в них отсутствуют следующие реквизиты:
Все письменные обращения, поступившие в Банк, передаются в Секретариат в порядке, предусмотренном Регламентом по организации документооборота, и подлежат обязательной регистрации не позднее следующего дня с момента поступления. Обращения, поступившие в адрес Дополнительных (Операционных) офисов, сканируются и передаются по электронной почте для регистрации, рассмотрения и подготовки ответа в Секретариат Головного офиса. Регистрация обращений осуществляется в системе электронного документооборота в разделе «Обращения граждан». При регистрации в карточке обращения заполняются следующие поля (см. Рисунок 1):
Регистрационная карточка обращения клиента
После заполнения всех полей карточки документу присваивается регистрационный номер. Он состоит из порядкового номера документа и индекса вида документа, например «№ ОБ-25». Мы не стали придерживаться общепринятого правила регистрации обращений и включать в состав регистрационного номера первую букву фамилии клиента, поскольку такая нумерация удобна для карточной системы регистрации. При автоматизированной регистрации в ней нет необходимости – найти в системе определенную фамилию не составляет труда. Регистрационный номер проставляется на бумажном экземпляре обращения в виде штампа на первой странице документа, на свободном от текста месте. После проставления регистрационного штампа обращение сканируется, его электронный образ прикрепляется к регистрационной карточке.
Зарегистрированные обращения представляют собой список (показан на Рисунке 2). Если в центральной части списка выделить какое-либо обращение (см. отметку 1), то в правой его части отразится история переписки по данному клиенту (см. отметку 2). Она позволяет быстро определить, как развивались взаимоотношения с клиентом, был ли дан ответ на текущее обращение и когда, является ли новое зарегистрированное обращение дубликатом или повторным, срок его исполнения. Синие стрелки, направленные вправо (отмечено цифрой 3) – это входящие обращения, а оранжевые стрелки, направленные влево (цифра 4) – это ответы на обращения.
Оригиналы обращений хранятся в Секретариате. По запросу оригинал обращения может быть передан ответственному должностному лицу с отметкой в электронном Журнале передачи (например, для представления в суд). Конверты от поступивших обращений помещаются в дела вместе с обращениями.
После регистрации письменное обращение направляется на рассмотрение руководителю в системе электронного документооборота в соответствии с Классификатором обращений (Пример 2). Руководитель накладывает резолюцию и назначает исполнителя по данному обращению, после чего резолюцию обрабатывает секретарь и направляет обращение на исполнение также в системе электронного документооборота (Рисунок 3).
Журнал обращений клиентов
Классификатор обращений клиентов, поступивших в Банк
Внесение резолюции в СЭД и направление обращения исполнителю
После того, как исполнителю в системе электронного документооборота поступает задача «Исполнить обращение», он приступает к подготовке ответа.
Клиент может направить обращение в электронной форме посредством сети Интернет. Для этого на официальном сайте Банка создана т.н. Форма обратной связи (показана на Рисунке 5).
Главная страница сайта Банка
К обращению, направленному в форме электронного документа, также предъявляются определенные требования, оно должно содержать:
Личная подпись клиента здесь не обязательна. Чтобы сформировать сообщение, пользователю необходимо заполнить обязательные поля соответствующей формы (Рисунок 5). Перед заполнением формы клиент должен ознакомиться с Порядком приема и рассмотрения обращений в Банк в электронном виде и подтвердить свое согласие с ним путем проставления отметки в соответствующем чекбоксе (см. «!» в Примере 3).
Форма для обращения в электронном виде
Порядок приема и рассмотрения обращений в Банк в электронном виде
Клиент также может прикрепить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме. При заполнении поля «Прошу дать ответ» клиенту предоставляется три возможных варианта получения ответа на свое обращение: почтой, по e-mail, по телефону. При заполнении поля «Тема сообщения» также необходимо выбрать нужный вариант – от этого зависит, в какое подразделение обращение попадет на рассмотрение. После заполнения всех полей формы и нажатия кнопки «Отправить» появляется сообщение о необходимости подтвердить свой электронный адрес (Рисунок 6). Это нужно сделать в течение 24 часов с момента отправки письма. В соответствии с требованиями информационной безопасности Банк дает ответы только на подтвержденные электронные адреса.
После подтверждения электронного адреса, клиенту автоматически направляется уведомление о приеме обращения с указанием регистрационного номера и даты поступления или об отказе в рассмотрении (с обоснованием причин отказа). Оформленное на официальном сайте сообщение сразу поступает в СЭД во внутреннюю почту (см. Рисунок 7).
Информирование о необходимости подтвердить адрес электронной почты
Поступление обращений клиентов во внутреннюю почту СЭД
Создание регистрационной карточки обращения на основании почтового сообщения
На основании почтового сообщения непосредственно в СЭД вручную создается регистрационная карточка (Рисунок 8), при этом данное обращение на бумажном носителе не распечатывается, дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.
В настоящее время практически все банки представляют своим клиентам возможность пользоваться личным кабинетом. Это специальный раздел сайта, доступный только для авторизованных пользователей. Личный кабинет предназначен для того, чтобы пользователь мог совершать различные банковские операции самостоятельно и удаленно. В нем, как правило, имеется возможность вести переписку с банком. Такой способ взаимодействия дает массу преимуществ:
Данные сообщения, так же как и направленные почтовой связью, являются официальными и подлежат обязательному рассмотрению в нашем Банке.
Вход в личный кабинет осуществляется с использованием логина и одноразового пароля, который высылается Банком по СМС. При входе в личный кабинет отображается главная страница с различными разделами, соответствующими банковским операциям:
Создание письма Банку в личном кабинете клиента
Чтобы создать и отправить обращение необходимо перейти в раздел «Почта», где содержатся 3 папки (Рисунок 9):
Для создания нового письма необходимо перейти в раздел «Мои рабочие письма» и нажать на кнопку «Создать новое письмо» (отмечено знаком «!» на Рисунке 9). В открывшейся форме (Рисунок 10) заполняются соответствующие поля, при необходимости прикрепляются нужные файлы, после чего следует нажать кнопку «Сохранить». Таким образом, мы сформировали письмо, далее нужно его отправить в Банк: нажимаем на появившуюся кнопку «Выслать пароль по SMS», вводим полученный пароль в соответствующее поле и нажимаем «Отправить в Банк».
Создание нового письма
Письмо сохраняется в разделе «Отправленные», там же можно отследить статус документа (принят, на исполнении или исполнен) и дату приема / исполнения (Рисунок 11).
Статус письма
Оформленное в личном кабинете обращение также поступает в СЭД во внутреннюю почту, на основании почтового сообщения в СЭД создается регистрационная карточка, дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.
Ответы Банка на обращения Клиента, направленные им через личный кабинет, помещаются в раздел «Мои входящие письма» этого кабинета.
Клиент может также оставить свои замечания, претензии, предложения, жалобы и др. в Книге замечаний и предложений. Такие записи приравниваются нашим Банком к обращениям. Книга замечаний и предложений (далее – Книга) ведется в головном и каждом дополнительном и операционном офисе Банка, она предъявляется по первому требованию клиента. После заполнения клиентом страницы Книги эта страница ксерокопируется и регистрируется как письменное обращение клиента с присвоением очередного регистрационного индекса. Ответственный за ведение и хранение Книги заполняет следующие реквизиты:
Сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений и отметка о направлении ответа Клиенту (дата и регистрационный номер ответа), в том числе уведомление о продлении срока рассмотрения изложенных в Книге замечаний и предложений, вносятся в Книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных клиентом замечаний и предложений.
Книга ведется до полного заполнения всех страниц, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, после чего в течение 5 календарных дней оформляется заявка на получение новой Книги. В случае полного заполнения всех страниц Книги до истечения календарного года она хранится вместе с новой Книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года – в течение 5 лет в архиве Банка.
Письменное обращение рассматривается Банком в срок не более 30 дней со дня регистрации, если в компетенцию Банка входит решение вопросов, изложенных в обращении. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются Банком в срок не более 15 дней, если иной срок не предусмотрен законодательными актами Российской Федерации и Центрального Банка РФ. При необходимости проведения специальной проверки, запроса необходимой информации Председатель Правления Банка или его заместитель могут продлить указанный срок, но не более чем на 1 месяц с одновременным уведомлением об этом клиента. Срок рассмотрения обращения исчисляется в календарных днях с даты его регистрации.
Ответ на обращение не дается в следующих случаях:
Подготовка, согласование и утверждение ответов на обращение осуществляется в порядке, установленном Регламентом по организации документооборота Банка для исходящих документов. Данная работа ведется в системе электронного документооборота в разделе «Исходящие документы».
Ответы на письменные обращения даются также в письменной форме. Ответы на обращения, поступившие в Банк в форме электронного документа, даются в той форме, которую указал клиент при заполнении Формы обратной связи. При этом ответы по электронной почте направляются только на подтвержденный клиентом адрес. Еще один важный момент: информация, относящаяся к банковской тайне, не может направляться по электронной почте, за исключением случаев, когда клиент выразил на это свое согласие в письменной форме.
Между письмом-запросом и письмом-ответом в СЭД устанавливается соответствующая связь, чтобы в любой момент можно было отследить кто, когда, в какой срок подготовил и отправил ответ.
Секретариатом осуществляется мониторинг исполнительской дисциплины по обращениям клиентов. Ответственный сотрудник Секретариата ежемесячно представляет на рассмотрение руководству Банка и Департаменту риск-менеджмента Отчет по обращениям клиентов (Рисунок 12). Департамент риск-менеджмента применяет данный Отчет в расчетах по операционному риску и риску потери деловой репутации.
Отчет по обращениям клиентов
Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализ содержания поступающих обращений, выявление причин нарушения интересов клиентов осуществляется Службой внутреннего контроля Банка не реже 1 раза в год согласно графику проверки, утверждаемому на соответствующий календарный год Председателем Правления Банка.
Информация о работе с обращениями анализируется руководством Банка, по итогам анализа принимаются меры по устранению причин нарушения прав и (или) законных интересов Клиентов, совершенствованию деятельности Банка и повышению качества обслуживания.
Федеральный закон от 05.05.2014 № 99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» (далее – Закон № 99-ФЗ). Вернуться назад
Далее по тексту будем условно именовать его «М-Банк» либо «Банк». Вернуться назад
4. Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением указанными органами, должностными лицами обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющими публично значимые функции государственными и муниципальными учреждениями, иными организациями и их должностными лицами.