• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2015
  • Рубрика Архивное дело

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие вопросы: какие организации обязаны создавать свой архив? чем грозит утрата документов, которые вы обязаны были хранить? какие нормативные документы нужно разработать и какие вопросы в них урегулировать? какие существуют требования к помещению архива и условиям хранения документов? как оптимально зонировать его пространство? как систематизировать документы (какой вариант при каком виде деятельности компании оптимален)? как упорядочить процесс передачи дел в архив из структурных подразделений?


Правовой базис

Обеспечение сохранности документов – одна из обязанностей любой организации, будь то государственное предприятие или коммерческая фирма (ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле):

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Часть 1 статьи 17 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов»

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Важно понимать, что в отличие от государственных предприятий, коммерческие организации могут и не создавать архив, но они обязаны обеспечить сохранность документов. В случае необходимости предоставления каких-либо документов при обращении граждан или по запросу госорганов ваша компания обязана будет это сделать. А если не предоставит (например, документ потерян, случайно уничтожен и т.п.), то компания может попасть под действие КоАП РФ, который предусматривает ответственность за нарушение правил хранения документов. Имеются в виду статьи КоАП РФ 13.20 и 13.25.

Читайте статью Натальи Храмцовской «Государственный контроль в сфере архивного дела на федеральном уровне» в № 10’ 2014 и № 11’ 2014. Вы, в частности, поймете разницу между статьями 13.20 и 13.25 КоАП РФ, штаф по которым различается в 1 000 раз, к кому, за что и кто их применяет

Неисполнение закона влечет за собой наложение штрафа как на организации любой формы собственности, так и на их должностных лиц. Вот только загвоздка в том, что штрафы по этим статьям отличаются в тысячу раз! Согласитесь, между 300–500 рублями и 100 000–300 000 рублями очень большая разница... Подробнее с этим мы разбирались в ноябрьском номере нашего журнала за прошлый год. А сейчас повторим лишь сделанные и аргументированные тогда выводы:

  • статья 13.20 (с меньшими штрафами) применяется в основном к архивным учреждениям и организациям – источникам их комплектования, которые в большинстве своем финасируются из бюджета ­(точнее, только к их должностным лицам);
  • статья 13.25 (с большими штрафами) применяется к коммерческим организациям и их должностным лицам.
Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.