• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2015
  • Рубрика Современное делопроизводство

Разработка номенклатуры дел:
трудные и особенные случаи

  • 0 комментариев
  • 113 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
В практике разработки номенклатуры дел встречаются интересные ситуации, которые требуют анализа и обобщения с целью закрепления опыта «лучших практик» и выявления «пробелов» в требованиях нормативных и методических ­документов. Рассмотрим два из них:
1. Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения?
2. Как можно в холдинге / корпорации, куда входят самостоятельные юридические лица, или на крупном предприятии, подразделения которого не являются юридическими лицами, ограничиться составлением номенклатур этих ­подразделений без их слияния в сводную номенклатуру дел?



Номенклатура дел в холдинге и на крупном предприятии

С точки зрения процедуры составления, номенклатура дел организации должна разрабатываться на основе номенклатур дел ее структурных подразделений. Но в крупных корпорациях, в холдингах, на промышленных предприятиях подразделения иногда по объему и значимости деятельности и документов могут представлять собой самостоятельные и большие территориально обособленные структуры. Составление «сводной» номенклатуры дел в этих условиях становится чрезвычайно трудоемким процессом, а сам документ может достигать объема в 500 ­листов и более. Часто задают вопросы:

  • можно ли не составлять номенклатуру дел всей организации?
  • возможно ли управлять документами документального фонда только за счет правильной разработки конкретных номенклатур дел структурных подразделений?
См. статью «Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства» Вы поймете, как организовать работу так, чтобы не составлять самостоятельно номенклатуру дел за все подразделения

В последнем вопросе содержится и ключевое слово ответа. При правильной разработке номенклатур дел структурных подразделений, действительно, возможно обойтись без составления и оформления сводной номенклатуры. Но служба делопроизводства и архив организации должны методически обеспечить эту «правильность» и качество номенклатур дел подразделений. Обратим внимание на опыт крупных промышленных предприятий и холдингов / корпораций:

  • на предприятиях служба делопроизводства и архив, как правило, централизованно организуют процедуру ежегодного утверждения номенклатур дел на производствах, в цехах, отделах и других ­подразделениях, которые не являются самостоятельными юридическими лицами;
  • А в корпорациях / холдингах, в которые входят юридические лица, управляющая компания оказывает услуги по систематизации и формированию документальных и архивных фондов, действуя на ­основании соответствующих договоров.
См. статью «Разработка номенклатуры дел: классика жанра». Статья подскажет, как систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подписать, согласовать и утвердить номенклатуру, что нужно сделать по окончании делопроизводственного года

Но алгоритм управления процессом разработки номенклатур дел остается в описанных случаях универсальным. Служба делопроизводства и архив крупного предприятия и такие же службы в управляющей компании выполняют фактически одинаковые функции. Если будут качественно составлены индивидуальные / конкретные номенклатуры дел подразделений предприятия (и компаний – юридических лиц, входящих в холдинг), то на их основе при необходимости всегда можно будет «собрать» сводную номенклатуру дел крупного предприятия (или корпорации).

На уровне руководства корпорации / холдинга / предприятия необходимо принять соответствующее решение, закрепив его как принцип в инструкции по делопроизводству, соответствующих правилах или стандартах (СТП), ­касающихся разработки номенклатур дел и иных классификаторов.

Необходимо также обеспечить образование экспертных комиссий:

  • в каждом структурном подразделении:
    • экспертной комиссии подразделения (ЭК),
    • возможно и специальной экспертной комиссии для научно-технических и производственных документов,
  • а также центральной экспертной комиссии (ЦЭК) в статусе совещательного органа при руководителе (единоличном исполнительном органе, отвечающем за документальный фонд предприятия, или в ­управляющей компании корпорации / холдинга).

Конечно же, необходимо разработать положение о ЦЭК и типовое положение об ЭК (обязательного характера), на основании которого распоряжениями или приказами руководителей структурных подразделений могут быть образованы соответствующие комиссии.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.