Оперативные совещания:
как их можно протоколировать и контролировать исполнение поручений?

Особенность протокола как вида документа состоит в том, что он содержит в себе не только принятые решения (распоряжения), но и описание хода обсуждения. Кроме того, протоколом может удостоверяться какой-либо факт (например, в случае с протоколом ДТП).

Пример 1

Разновидности протоколов

СвернутьПоказать

Но далее в статье мы будем говорить только о протоколах оперативных совещаний, которые относятся к числу организационно-распорядительных документов.

Допускаются полные и краткие формы протоколов. Полная форма используется для крупных мероприятий, ход которых необходимо зафиксировать полностью, включая все выступления (не только основных докладчиков), высказанные мнения, реплики и замечания. А краткий протокол может фиксировать только минимально необходимые сведения:

• обсуждавшиеся на заседании вопросы,
• фамилии докладчиков и
• принятые решения¹.

Краткие формы протоколов характерны для оперативных совещаний либо в случае стенографирования заседания.

Формальный подход не помогает

Протоколирование оперативных или производственных совещаний (так называемых «планерок», «летучек») носит более свободный характер. Обычно такие совещания проводятся раз в неделю, чаще всего утром в понедельник, до начала основной работы. Протокол зачастую составляется формально. Секретарь записывает ход обсуждения, фиксирует принятые решения и через день-два рассылает участникам оформленный документ, а далее из-за отсутствия полноценной системы контроля часто приходится полагаться на сознательность исполнителей и память, а ­также волевые качества шефа.

К сожалению, такая картина характерна для многих отечественных предприятий: культура исполнения документов все еще остается довольно низкой, поэтому одной из главных задач секретаря является создание удобного рабочего механизма контроля исполнения протоколов совещаний. Мы хотим рассказать о том, как секретарь может помочь руководителю, используя некие «облегченные» (менее трудоемкие) формы контроля, базис под них можно заложить еще при протоколировании совещания.

См. статью «Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины»

Табличная форма текста в протоколе

Образцы классического оформления протокола см. в статье «Протокол совещания и деловой встречи»

Приведем два примера протокола: с классическим представлением текста и табличным. Конечно, грамотный управленец знает, что каждое поручение должно четко говорить: кому, что и когда нужно сделать. То есть в тексте вместо «абстракции», отмеченной цифрой 1 в Примере 4, должны были бы красоваться конкретные поручения: