• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2016
  • Рубрика Оформление документов

Оперативные совещания:
как их можно протоколировать и контролировать исполнение поручений?

Если общее собрание акционеров / участников или совещание совета директоров протоколируют со всей тщательностью и потом контролируют принятые на них решения, то к оперативным совещаниям у руководителя часто относятся «без должного ­уважения». А зря, ведь именно на них принимаются решения по текущим горящим вопросам.
Предлагаем вам несколько современных и упрощенных способов протоколирования и контроля исполнения поручений, которые вполне можно применить именно к оперативным совещаниям. Они касаются формы представления решений в тексте протокола, использования интеллектуальных карт (Mind Maps), способов получения и фиксации информации о ходе выполнения поручений. Даны советы по грамотному вовлечению ­исполнителей в процессы протоколирования и контроля.



Особенность протокола как вида документа состоит в том, что он содержит в себе не только принятые решения (распоряжения), но и описание хода обсуждения. Кроме того, протоколом может удостоверяться какой-либо факт (например, в случае с протоколом ДТП).

Пример 1

Разновидности протоколов

СвернутьПоказать
Разновидности протоколов

Но далее в статье мы будем говорить только о протоколах оперативных совещаний, которые относятся к числу организационно-распорядительных документов.

Допускаются полные и краткие формы протоколов. Полная форма используется для крупных мероприятий, ход которых необходимо зафиксировать полностью, включая все выступления (не только основных докладчиков), высказанные мнения, реплики и замечания. А краткий протокол может фиксировать только минимально необходимые сведения:

  • обсуждавшиеся на заседании вопросы,
  • фамилии докладчиков и
  • принятые решения1.

Краткие формы протоколов характерны для оперативных совещаний либо в случае стенографирования заседания.

Формальный подход не помогает

Протоколирование оперативных или производственных совещаний (так называемых «планерок», «летучек») носит более свободный характер. Обычно такие совещания проводятся раз в неделю, чаще всего утром в понедельник, до начала основной работы. Протокол зачастую составляется формально. Секретарь записывает ход обсуждения, фиксирует принятые решения и через день-два рассылает участникам оформленный документ, а далее из-за отсутствия полноценной системы контроля часто приходится полагаться на сознательность исполнителей и память, а ­также волевые качества шефа.

Пример 2

Как директор совещания проводил

СвернутьПоказать

Руководитель одной строительной компании проводил по понедельникам еженедельные производственные совещания. Каждое начиналось с оценки прошедшей недели (перед глазами руководителя был всегда протокол предыдущего совещания), вопросы делились на блоки (например, как у нас ведутся проектные работы, что нового в закупках и т.п.). Ответственные работники отчитывались о проделанной работе, при особо резких замечаниях и даже обвинениях пытались свалить вину на другого: «Я проект не доделал, потому что мне вовремя документы не выдали из архива», «Материалы не доехали до объекта, потому что механик неисправную машину в рейс выпустил» и т.п. Конструктивной беседы обычно не получалось.

Руководитель кричал, что все плохо, сотрудники сидели, понурив головы, а секретарь записывал «ускорить», «увеличить», «улучшить», «устранить»… После окончания «совещания» сотрудники бежали на свои рабочие места, радуясь, что «экзекуция» закончилась. Секретарь оформляла протокол, иногда обращаясь с вопросами к какому-нибудь специалисту (например, как корректнее переформулировать решение «срочно закончить вторичку»), подписывала его у руководителя и рассылала на электронную почту сотрудников, указанных исполнителями. Контроль исполнения протоколов велся слабо, большей частью путем телефонного обзвона и выяснения, решен ли вопрос. Как правило, вопрос был не решен или на его решение требовалось больше времени, чем было записано в протоколе. Да и не понимали сотрудники, почему они должны отчитываться перед секретарем, который все равно ничего не смыслит в их работе. И вообще, надо работой заниматься, а не бумажки печатать.

Проходила неделя, наступал понедельник, руководитель снова устраивал разнос…

К сожалению, такая картина характерна для многих отечественных предприятий: культура исполнения документов все еще остается довольно низкой, поэтому одной из главных задач секретаря является создание удобного рабочего механизма контроля исполнения протоколов совещаний. Мы хотим рассказать о том, как секретарь может помочь руководителю, используя некие «облегченные» (менее трудоемкие) формы контроля, базис под них можно заложить еще при протоколировании совещания.

См. статью «Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины»

Табличная форма текста в протоколе

Образцы классического оформления протокола см. в статье «Протокол совещания и деловой встречи»

Приведем два примера протокола: с классическим представлением текста и табличным. Конечно, грамотный управленец знает, что каждое поручение должно четко говорить: кому, что и когда нужно сделать. То есть в тексте вместо «абстракции», отмеченной цифрой 1 в Примере 4, должны были бы красоваться конкретные поручения:

Пример 3

Правильная формулировка поручения

СвернутьПоказать

1.1. Начальнику монтажного цеха Школьнику А.Л. организовать работу в две смены на объектах «Красная Пресня-1» и «Стигма». Срок исполнения – 01.03.2016.

1.2. Начальнику проектного отдела Лазарюку П.А. направить заявку на подбор персонала для проектного отдела в отдел кадров. Срок исполнения – 18.02.2016.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.