• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» апрель 2016
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 51 просмотр
Полистать демо-версию печатного журнала
Любой работник компании (в том числе и бывший) имеет право обратиться в организацию за информацией о своей трудовой деятельности в компании. Если в ней нет архива, архивные справки, выписки и копии из документов по личному составу должен предоставить отдел кадров. Рассмотрим порядок подготовки архивных документов для выдачи сотрудникам, а также дадим рекомендации отделу кадров, как справиться с подобными запросами.


Что делать, если в организацию обратился работник, который давным-давно уволился, но его интересуют сведения о своей работе в компании? Что такое запросы социально-правового характера, как должно выглядеть обращение работника, в какой форме и в какие сроки нужно предоставить ему ответ? Что делать, если в организации нет архива? Основываясь на свежих нормативах по архивному делу, ответим на эти вопросы и приведем примеры.

Как известно, отсутствие в организации структурного подразделения «Архив» совершенно не является поводом не хранить документы, особенно по личному составу. Если архива нет, то хранение осуществляет отдел кадров, и отвечать на запросы бывших работников предстоит ­также кадровикам.

Обращения в архив организации могут быть самыми разными. Отдела кадров напрямую касаются лишь те из них, что носят так называемый социально-правовой характер. Чтобы не возникало недоразумений, имеет смысл точно определить, что речь идет о запросах, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации1.

Независимо от того, как организовано хранение документов в организации, ответить на запрос бывшего сотрудника нужно. Для этого в делопроизводстве установлено три формы ответа:

  • архивная справка,
  • архивная выписка,
  • архивная копия.

Три вида этих документов определены в ГОСТе Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном приказом ­Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст (п. 172–174). Согласно стандарту:

архивная справка – документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц ­хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен;

архивная копия – дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров ­листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка – документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного ­шифра и номеров листов единицы хранения.

Бланк архива используется, если в организации имеется архив как самостоятельное структурное подразделение. Нельзя однозначно сказать, кто в этом случае отвечает за исполнение запроса бывшего работника: начальник архива или начальник отдела кадров. Порядок ответа определяется в организации и закрепляется в регламентирующих деятельность архива документах. Но в любом случае без визы начальника отдела ­кадров руководитель не должен подписывать подобные документы.

Если в организации нет архива, то из наименований трех ответных документов исчезает слово «архивная» и заявитель получает просто копию, выписку или справку. Выписка или справка готовятся тогда на обычном бланке организации для документов.

Порядок подготовки архивных копий, выписок и справок приведен:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.