• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» июнь 2016
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Формируем личные дела

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 48 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Документы по личному составу играют важную роль в трудовых отношениях. Именно они являются доказательствами в случае возникновения спора и подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные и будущие пенсионные права сотрудников. Поэтому так важно грамотно их вести. Давайте разберемся, каковы правила формирования личных дел сотрудников, что в них следует включать, какие документы должны быть в оригинале, какие ­допустимы в копиях, каков порядок их хранения и пр.


Для государственных органов и органов местного самоуправления порядок формирования личных дел определяется действующим законодательством, начиная с Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». А для негосударственных организаций, особенно для предприятий среднего и малого бизнеса, вопрос о формировании и ведении личных дел остается недостаточно урегулированным даже с позиций архивного дела. Рассмотрим традиционно сложившиеся правила, которым следуют опытные сотрудники кадровых служб, и современные «лучшие практики» (как назначить ответственного, как учитывать личные дела, какие документы в какой последовательности в них подшивать, сколько хранить и когда сдавать в архив).

См. статью «Организуем работу с персональными данными работников»

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации.

Ответственность за ведение личного дела работника ложится на работодателя. Приказом руководителя организации должен быть назначен ответственный за ведение личных дел работников и обработку их персональных данных. Обычно этим ответственным является один из сотрудников кадровой службы, на которого данный вид ответственности может возлагаться одновременно с ответственностью за ведение трудовых книжек работников. Поскольку состав информации в личных делах относится к персональным данным и должен быть защищен в соответствии с требованиями действующего законодательства, то в распорядительной части текста подобного приказа дополнительно формулируется ответственность за организацию хранения и обеспечение сохранности трудовых книжек и личных дел.

Пример

Распорядительный пункт приказа о назначении ответственного

СвернутьПоказать

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить на старшего специалиста отдела кадров Миронову М.М. (замещающий в случае временного отсутствия – начальник отдела кадров Семенова Е.В.) ответственность за ведение трудовых книжек работников, формирование и ведение личных дел, организацию хранения и обеспечение сохранности трудовых книжек, вкладышей к ним и личных дел, а также ответственность за обработку персональных данных и их сохранность.

Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностную инструкцию сотрудника кадровой службы и / или трудовой договор.

Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.