• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2016
  • Рубрика Современное делопроизводство

Договорная работа:
современный подход и регламентация

Продолжение статьи, начало в № 6 и № 7` 2016

В этом номере журнала подробно рассматриваем этап согласования проектов договоров: вопросы, которые необходимо урегулировать в Договорном регламенте; список согласующих лиц / подразделений и их функции; порядок прохождения процедуры согласования (в т.ч. вы узнаете, как грамотно закрепить и контролировать сроки, чтобы дисциплинировать согласующих лиц); как оформить лист согласования и замечания к проекту договора при внутреннем согласовании, а также протокол разногласий и протокол согласования разногласий при оттачивании формулировок договора с контрагентом; и не забудьте, что ряд сделок требует одобрения совета директоров или общего собрания акционеров / участников, собственника имущества – на эту длительную процедуру тоже нужно предусмотреть время.


Этап согласования проекта договора

Согласование проекта договора (для конкретной сделки или типовой формы) и других документов, определенных Договорным регламентом, – это процедура проверки и удостоверения согласующими соответствия условий проекта законодательству, интересам организации и внутренним документам.

См. статью «Согласование документов в кредитной организации» в № 2’ 2016 и в № 3’ 2016

Если речь идет о проекте двухстороннего (или более) договора с конкретным контрагентом, то до того как ответственный исполнитель направит его на согласование внутри своей организации, его условия должны быть согласованы со сторонней компанией – рекомендуем придерживаться этой позиции.

В Договорном регламенте должны быть определены следующие принципиальные моменты, касающиеся процедуры согласования:

1. Какие документы кроме договоров (дополнительные соглашения, заявки, спецификации и иные)1 попадают под действие Договорного регламента. Для определенных разновидностей договоров / документов могут быть предусмотрены более упрощенные или более жесткие процедуры согласования либо разный состав согласующих лиц. Чем более рисковый договор, тем больше ему должно быть уделено внимания.

2. Схема согласования проектов договоров в организации:

  • централизованная – когда в компании определено структурное подразделение, отвечающее за процесс согласования, например, договорный отдел. Ответственный исполнитель предоставляет проект договора в это подразделение, которое и осуществляет процесс согласования, т.е. централизованно передает проект договора всем согласующим, а после согласования при отсутствии замечаний передает договор на подписание, при наличии замечаний – ответственному исполнителю для их устранения;
  • децентрализованная – когда ответственный исполнитель сам передает проект договора согласующим подразделениям;
  • смешанная – когда на каких-то этапах согласования используется централизованная схема, а на других – децентрализованная. На практике этот вариант используется достаточно редко.

3. Список согласующих подразделений и должностных лиц. Как правило, в любой организации обязательными согласующими подразделениями / работниками являются:

  • руководитель ответственного исполнителя;
  • юридический отдел / юрисконсульт;
  • финансово-экономическая служба;
  • главный бухгалтер;
  • служба безопасности (если в вашей организации проверка всех контрагентов будет осуществляться до подготовки проекта договора, то целесообразно службу безопасности вообще исключить из списка согласующих).

Этот минимальный список согласующих может быть дополнен:

  • заинтересованным подразделением – структурное подразделение, принимающее участие в согласовании проекта договора по вопросам, входящим в его компетенцию. В качестве заинтересованного подразделения может выступать, например, отдел качества, производственное управление и т.п.;
  • любым иным структурным подразделением в зависимости от особенностей деятельности организации. Так для юридических лиц, работающих по Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ, можно рекомендовать включение в список согласующих структурного подразделения, отвечающего за проведение процедур размещения заказа (это может быть отдел закупок).

В организации может быть предусмотрен отдельный список согласующих для проектов договоров, заключаемых по типовой форме. При ее разработке она уже согласовывалась со всеми необходимыми структурными подразделениями, потому изготовленный по ней «стандартный» договор с вписанной переменной информацией требует обычно минимум внимания.

Перечень функций всех участников договорного процесса может закрепляться в виде отдельного приложения к Договорному регламенту.

Пример 24

Функции отдельных участников Договорного регламента (не включающего этап проверки контрагента и проведения переговоров) при децентрализованной схеме согласования

СвернутьПоказать

10. В соответствии с настоящим Регламентом определены функции участников процесса:

10.1. Функции ответственного исполнителя:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.