• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2016
  • Рубрика Оформление документов

Как ознакомить с документом?

  • 0 комментариев
  • 116 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
В чем разница между юридически значимым ознакомлением с документом и простым информированием о нем? Какие «бумажные» и электронные способы для этого существуют? Как формулировать распоряжение о них в приказе? Какие способы документирования факта ознакомления выработала практика? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.


СвернутьПоказать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Что правильней писать в пункте приказа: осуществить «рассылку» или «ознакомление» с документом? В прошлом году у нас была проверка, которая сказала, что надо оформлять рассылку, если при этом мы делали копию приказа и выдавали ее исполнителям под подпись. А в этом году новая проверка сделала замечание, указав, что надо в приказе писать «ознакомление», всех сотрудников вызывать и проводить ознакомление под подпись, при этом копию приказа на руки не выдавать. Есть ли какие-нибудь нормативные документы на этот счет, помимо ГОСТа 6.30-2003 конечно?

ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит реквизита «отметка об ознакомлении с документом» и правил его оформления. В рамках обычая делового оборота отметка об ознакомлении с документом всегда оформлялась по образцу визы, состав элементов которой установлен в п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003:

  • наименование должности лица, которое знакомится с документом,
  • его подпись,
  • расшифровка подписи (Ф. И. О.) и
  • дата ознакомления.

При этом отметка об ознакомлении с документом на нем самом оформляется следующим образом:

  • это может быть самый простой вариант (как виза по ГОСТ Р 6.30-2003 в Примере 1);
  • если факт ознакомления предусмотрен какой-то процедурой (например, с приказом об увольнении Трудовой кодекс требует «ознакомить» работника под подпись), то лучше расширить состав оформляемых элементов, добавив к визе соответствующее слово «Ознакомлен» (см. Пример 2);
  • порой регламентированная процедура требует не только ознакомить с документом, но и выдать его экземпляр или копию на руки, тогда в отметке лучше отразить факт выполнения и этого действия (см. Пример 3).
Пример 1

Оформление визы согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.