Разработка форм документов на предприятии

См. более свежую публикацию по этой теме – «Требования к СЭД и ее функциям: особенности оформления в ТЗ»

См. более свежую публикацию по этой теме – «Как грамотно оформить в тексте документа ссылку на форму другого документа, утвержденную как приложение к учетной политике или в составе Альбома форм организации?»

Сразу отмечу, что буду рассказывать о нашем опыте разработки и внедрения Табеля и Альбома унифицированных форм документов¹, пусть он не идеален и к каким-то решениям мы пришли не сразу, но поставленная задача нами достигнута – вот уже несколько лет все формы управленческих документов, которые используются на нашем предприятии, берутся строго из них.

К их разработке мы приступили за год до того, как формы первичных учетных документов, содержащиеся в «общероссийских» альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, перестали быть обязательными. Напоминаю, что со вступлением в силу 01 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 №  402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов должен утверждать руководитель организации. То есть в начале 2012 года унифицированные формы на нашем предприятии были, но только в части бухгалтерского учета, и включены они были в состав Учетной политики предприятия.

Необходимость разработки унифицированных форм документов тогда была вызвана слишком большим и разнородным количеством управленческих документов, которые создавались и успешно «курсировали» на нашем предприятии. Чтобы повысить качество управления организацией, нужно было унифицировать и маршрутизировать основные управленческие процессы, а для этого понадобилось в т.ч. унифицировать состав и формы документов.

Табель представляет собой систематизированный перечень установленных к применению на предприятии унифицированных форм документов с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки, прохождения и представления на подпись / утверждение.

Альбом унифицированных форм документов – это сборник унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению. Альбом является приложением к Табелю.

Таким образом, разработка Табеля и Альбома позволяет решить следующие задачи:

• оптимизировать состав применяемых на предприятии форм документов,
• закрепить формы документов в едином нормативном акте,
• упорядочить процесс документирования,
• типизировать маршруты движения форм документов.

Придайте легитимность вашей работе

Разобравшись с определениями, перейдем к нашему проекту, назовем его условно «Разработка форм документов». На первой стадии такого проекта (впрочем, как и для всех иных) рекомендуем выпустить приказ «О создании рабочей группы» (Пример 1).

Пример 1

Приказ о создании рабочей группы

СвернутьПоказать

Затем мы разослали руководителям подразделений служебную записку за подписью руководителя аппарата генерального директора с просьбой представить список документов, которые у них создаются, и сами документы (точнее электронные проекты документов, которые потом распечатывались и подписывались). Хотя сейчас понимаю, что было бы удобнее прямо тогда еще запрашивать информацию о том, какие формы документов обязательны и чем они утверждены (см. Пример 2).

Пример 2

Служебная записка о запросе перечня и форм используемых документов

СвернутьПоказать

Анализ используемых форм документов

Мы провели анализ создаваемых форм документов и были поражены их многообразием. Например, обратите внимание на такой вид документа, как акт, это может быть:

• акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акт о внедрении изобретения (промышленного образца, полезной модели);
• акт уничтожения материальных носителей, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну;
• акт о несчастном случае на производстве;
• акт обследования;
• акт приемки в эксплуатацию;
• акт технического состояния и т.п.

Как показал анализ, акт в каждом подразделении имел свою форму (а иногда и не одну!), свой список согласующих лиц (в лучшем случае в соответствии с требованиями законодательных актов, в худшем – на усмотрение руководителя подразделения) и свой список подписантов.