• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2017
  • Рубрика Информационные технологии

Организационный алгоритм выбора СЭД

  • 0 комментариев
  • 56 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Как запустить проект по автоматизации делопроизводства в своей компании? Как это оформить, определить состав рабочей группы и ее первые задачи? Как выбрать поставщика? Как определиться с планом внедрения СЭД и бюджетом? Автор статьи, ваш коллега, уже прошел этот путь и теперь делится опытом.


В век технологий трудно представить себе современную компанию, которая не стремится автоматизировать какие-либо свои процессы. Рано или поздно перед руководителем службы документационного обеспечения управления (ДОУ) встает необходимость такой автоматизации. С чего начать, куда «бежать» и как грамотно реализовать поставленную задачу? Эти вопросы возникают у тех, кто первый раз столкнулся с нею. В статье я постараюсь поделиться своим опытом на данную тему.

Давайте для начала определимся, что такое система автоматизации документооборота и зачем вообще его автоматизировать?

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД, СЭДО) – это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению1.

Если говорить простым языком, то это некая автоматизированная система (программное обеспечение), в которой обрабатываются (т.е. регистрируются, согласовываются, исполняются) данные о документе, его скан-образ или сами электронные документы (т.е. созданные уже в программе и подписанные, например, электронной подписью).

Раньше документы регистрировали в специальных бумажных журналах, там же отражали определенные действия с этими документами: например, куда / кому направлен. На определенных участках работы их продолжают использовать и сейчас. В таком подходе есть свои плюсы и минусы.

Следующий шаг – использование общедоступного программного обеспечения для автоматизации делопроизводственных процессов. Обычно это программы пакета Microsoft Office: Excel и Word, реже Access. Выполнять отдельные задачи в них гораздо легче, чем вручную. Но это все еще не принципиальное решение проблемы, на которое способно лишь специализированное программное обеспечение.

Какие доводы можно привести своему руководству для обоснования необходимости профессиональной автоматизации делопроизводства и документооборота?

Во-первых, это возможности СЭД. Она позволяет обеспечить четкость работы и прозрачность всех автоматизируемых бизнес-процессов. Например, процесс согласования будет идти строго по заданному маршруту, а все участники в любой момент времени могут узнать кто согласовал, а кто нет, кто какие комментарии оставил или внес правки.

СЭД позволяет обеспечить нахождение всей организационно-распорядительной документации (ОРД) в одном месте, и к ней всегда есть оперативный доступ.

Сокращение времени и трудозатрат на обработку ОРД. Простой пример, из которого это становится понятно: с момента внедрения СЭД отпадет необходимость переносить документы из кабинета в кабинет, а исполнителям – ходить по кабинетам, собирая визы.

Ну и такой логичный и понятный аргумент для компаний с численностью более 500 человек – без автоматизации очень сложно поддерживать процессы взаимодействия среди такого количества сотрудников. Документы просто будут теряться среди них, а если использовать бумажные описи, то это опять же плодит дополнительное огромное количество бумаги и затрат (на саму бумагу, катриджи).

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.