• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2017
  • Рубрика Архивное дело

Каким организациям при ликвидации какие документы нужно сдавать в архив?

Законодательство содержит ответ на этот вопрос (но не в одном документе, потому его еще надо поискать). Однако на практике установленные требования странно толкуются. Как это реально происходит в жизни, мы спросили у специалистов, которые по роду своей деятельности с этим сталкиваются.


В теории у нас есть Закон об архивном деле, в котором черным по белому написано:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами»

...8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

...10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора... При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Получается, что закон предписывает любой ликвидируемой организации сдавать на дальнейшее хранение в архивное учреждение все документы, сроки хранения которых не истекли, а это могут быть:

  • не только документы по личному составу и
  • постоянного хранения,
  • но и временного хранения даже менее 10 лет!

Но всем известна проблема нехватки площадей и финансирования в архивах, потому бесплатно они все это не возьмут. И тут начинается самое интересное. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле осуществляют на федеральном и региональном уровне те же органы, от которых обычно зависит «полуголодное» существование архивов, потому они не заинтересованы в увеличении нагрузки на архивы и биться (читай наказывать) за невыполнение процитированных частей 8 и 10 статьи 23 Закона об архивном деле не будут.

Теперь давайте посмотрим, какая ответственность предусмотрена за нарушение требований хранения документов. Тут нужно обратить внимание на статьи 13.20 и 13.25 КоАП РФ. Если по первой из них штрафы не превышают 500 рублей (да, да – вы не ослышались), то по второй они порой достигают и 300 000 рублей.

Компания ликвидирована и документы по личному составу уже сданы в архив. Как правильно уничтожить оставшиеся документы? Как оформить акт? Ответ читайте на нашем сайте
Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Статья 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
Статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов»

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством... и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством... и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей; на юридических лиц – от 100 000 до 200 000 рублей.

4. Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством... а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.