• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2017
  • Рубрика Информационные технологии

Согласование и подписание документов руководителем в СЭД

  • 0 комментариев
  • 17 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Далеко не все руководители (особенно высшего звена) при внедрении системы электронного документооборота сами готовы в ней работать. Как тогда можно организовать согласование проектов и подписание документов? Автор описывает несколько возможных вариантов.


Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения этого обычно рекомендуют:

  • автоматизировать максимально возможное число сотрудников;
  • создавать и согласовывать документы только в системе.

Но на проектах внедрения мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда некоторые руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) отказываются работать в СЭД. Причины могут быть самые разные: начиная от высокой загрузки и частых разъездов, заканчивая банальным консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы, свои привычки. Как тогда организовать работу, чтобы все операции с документами осуществлялись в СЭД? Для этого необходимо решить 2 задачи:

  • организовать передачу документа руководителю и
  • зафиксировать результат согласования / подписания / утверждения документа в системе.

Далее рассмотрим возможные варианты действий руководителя по согласованию и подписанию1 документа, а также варианты занесения результатов в систему на примере СЭД «DIRECTUM».

Согласование документа

Автоматизированный руководитель

Идеальный вариант, когда все руководители самостоятельно работают в СЭД, выполняя в ней входящие задания на согласование документов.

Очевидные плюсы:

  • оперативное согласование документов, после которого они моментально отправляются по маршруту на подписание;
  • можно работать удаленно.

Хотя есть и минус:

  • необходимо ежедневно «заходить» в СЭД и просматривать свои входящие задания на согласование документов.

Неавтоматизированный руководитель

Если какой-то руководитель не работает в СЭД и согласовывает документы в бумажном виде, то возможны 2 варианта организации процесса.

Во-первых, возможна работа через помощника, которому настраивается право замещения руководителя в СЭД. Тогда помощник может работать с папкой «Входящие руководителя» и видит все его входящие задания (Рисунок 1).

Рисунок 1

Содержимое папки входящих документов конкретного руководителя – Арбузова С.И.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.