• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2017
  • Рубрика Информационные технологии

Как удобнее оформлять и печатать страницы документов из MS Word и Excel?

  • 0 комментариев
  • 15 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Как часто вы составляете и распечатываете документы из Microsoft Word и Excel? Мы познакомим вас с тонкостями, которые помогут вам: объединить в одном документе сильные стороны этих программ (форматирование текста с размещением каждого реквизита на своем месте и математические расчеты в таблицах); устанавливать разную ориентацию страницам Word`овского документа (одним вертикальную – обычно с текстовым наполнением, другим горизонтальную – для широких таблиц и схем); указывать номер страницы начиная со 2-й (актуально для управленческих документов) или продолжить нумерацию в другом документе (пригодится для приложений, создаваемых в отдельных файлах); автоматически подгонять масштаб таблицы в Excel, чтобы все ее строки (длина) или все столбцы (ширина) либо она целиком поместилась на одном листе.


В этой статье мы будем говорить о возможностях работы в Microsoft Word и Excel версии 2010. Но более поздние версии 2013 и 2016 обладают аналогичными функциями со схожим интерфейсом, потому статья пригодится и их пользователям.

В какой программе набирать таблицу для текстового документа?

Microsoft Office, установленный на большинстве офисных компьютеров, включает программы различного назначения. Всем известно, что набирать и особенно форматировать текстовые документы, расставляя все реквизиты по своим местам, удобнее в Word, но обработку статистических данных и выполнение расчетов удобнее делать в таблицах Excel.

Так зачем мучиться и выбирать что-то одно? При подготовке конкретного документа можно воспользоваться сильными сторонами обеих программ! Есть несколько вариантов действий, выбор конкретного будет зависеть от того, насколько сложные расчеты необходимо сделать в таблице.

Если наполнение таблицы преимущественно текстовое и значения ячеек не связаны математическими расчетами, то удобнее создавать таблицу непосредственно в тексте документа в MS Word. Для быстрого выполнения этой задачи на вкладке «Вставка» панели инструментов выберите функцию «Таблица», далее в разделе «Вставка таблицы» выберите ячейку в предложенной матрице в соответствии с необходимым вам числом столбцов и строк. Если вы щелкнете «мышкой» по ячейке, отмеченной на Рисунке 1 цифрой 1, то создастся таблица из 3-х строк и 5-ти столбцов. Далее можете форматировать и наполнять ее стандартными для Word способами.

Рисунок 1

Быстрая вставка таблицы в Word

СвернутьПоказать
Быстрая вставка таблицы в Word

Если значения таблицы основаны на расчетах, которые, как известно, удобнее производить в Excel, то лучше воспользоваться интеграцией Word с Excel. Есть 2 варианта.

Первый из них применим для случаев однократной разработки документа без необходимости формирования отдельного Excel-файла с последующим его использованием в иных документах. Для этого в Word на вкладке «Вставка» панели инструментов выберите функцию «Таблица», далее «Таблица Excel» (отмечена цифрой 2 на Рисунке 1). В тексте документа откроется окно Excel с панелью инструментов, в нем вы можете составить таблицу и произвести необходимые операции с числовыми данными с использованием стандартных функций MS Excel. Данный вариант больше подходит для элементарных математических расчетов. Для возвращения к тексту документа достаточно щелкнуть мышью по внешнему полю.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.