• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2017
  • Рубрика Информационные технологии

Как удобнее оформлять и печатать страницы документов из MS Word и Excel?

Как часто вы составляете и распечатываете документы из Microsoft Word и Excel? Мы познакомим вас с тонкостями, которые помогут вам: объединить в одном документе сильные стороны этих программ (форматирование текста с размещением каждого реквизита на своем месте и математические расчеты в таблицах); устанавливать разную ориентацию страницам Word`овского документа (одним вертикальную – обычно с текстовым наполнением, другим горизонтальную – для широких таблиц и схем); указывать номер страницы начиная со 2-й (актуально для управленческих документов) или продолжить нумерацию в другом документе (пригодится для приложений, создаваемых в отдельных файлах); автоматически подгонять масштаб таблицы в Excel, чтобы все ее строки (длина) или все столбцы (ширина) либо она целиком поместилась на одном листе.


В этой статье мы будем говорить о возможностях работы в Microsoft Word и Excel версии 2010. Но более поздние версии 2013 и 2016 обладают аналогичными функциями со схожим интерфейсом, потому статья пригодится и их пользователям.

В какой программе набирать таблицу для текстового документа?

Microsoft Office, установленный на большинстве офисных компьютеров, включает программы различного назначения. Всем известно, что набирать и особенно форматировать текстовые документы, расставляя все реквизиты по своим местам, удобнее в Word, но обработку статистических данных и выполнение расчетов удобнее делать в таблицах Excel.

Так зачем мучиться и выбирать что-то одно? При подготовке конкретного документа можно воспользоваться сильными сторонами обеих программ! Есть несколько вариантов действий, выбор конкретного будет зависеть от того, насколько сложные расчеты необходимо сделать в таблице.

Если наполнение таблицы преимущественно текстовое и значения ячеек не связаны математическими расчетами, то удобнее создавать таблицу непосредственно в тексте документа в MS Word. Для быстрого выполнения этой задачи на вкладке «Вставка» панели инструментов выберите функцию «Таблица», далее в разделе «Вставка таблицы» выберите ячейку в предложенной матрице в соответствии с необходимым вам числом столбцов и строк. Если вы щелкнете «мышкой» по ячейке, отмеченной на Рисунке 1 цифрой 1, то создастся таблица из 3-х строк и 5-ти столбцов. Далее можете форматировать и наполнять ее стандартными для Word способами.

Рисунок 1

Быстрая вставка таблицы в Word

СвернутьПоказать
Быстрая вставка таблицы в Word

Если значения таблицы основаны на расчетах, которые, как известно, удобнее производить в Excel, то лучше воспользоваться интеграцией Word с Excel. Есть 2 варианта.

Первый из них применим для случаев однократной разработки документа без необходимости формирования отдельного Excel-файла с последующим его использованием в иных документах. Для этого в Word на вкладке «Вставка» панели инструментов выберите функцию «Таблица», далее «Таблица Excel» (отмечена цифрой 2 на Рисунке 1). В тексте документа откроется окно Excel с панелью инструментов, в нем вы можете составить таблицу и произвести необходимые операции с числовыми данными с использованием стандартных функций MS Excel. Данный вариант больше подходит для элементарных математических расчетов. Для возвращения к тексту документа достаточно щелкнуть мышью по внешнему полю.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.