Профессиональный стандарт для управляющего документацией

Профстандарт для секретарей, помощников и делопроизводителей

С 2015 года действует профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н¹.

В нем описаны обобщенные трудовые функции и соответствующие им наименования должностей (см. Таблицу 1). Для каждой позиции определены:

• необходимое образование и опыт работы,
• состав навыков и умений,
• выпоняемые трудовые функции с детализацией вплоть до действий.

Таблица 1

Трудовые функции, описанные профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

СвернутьПоказать

Профстандарт для специалистов и управленцев в сфере ДОУ²

Следующим для нашей сферы стал профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации», утв. приказом Минтруда России от 10.05.2017 № 416н³. Он предусматривает специальное образование для тех сотрудников, которые управляют документацией (см. Таблицу 2): минимум - бакалавриат или дополнительную профессиональную переподготовку в объеме от 250 до 800 часов⁴! См. Таблицу 3.

Кто есть кто?

Когда разрабатывались и внедрялись профессиональные стандарты в предметных областях «юриспруденция», «бухгалтерский учет», «управление персоналом», то и у работодателей, и у учебных заведений не возникало вопросов, чем должен заниматься соответствующий работник.

За последние 20 лет в рамках управления ресурсами работодатели осознали, что персонал является активом организации, способным повысить эффективность бизнеса и прибыль организации. Деятельность активного и профессионально сплоченного сообщества кадровиков также способствовала тому, что начальники отдела кадров вполне успешно превратились в директоров по персоналу, заместителей руководителей организаций.

А современные административные директора (управляющие делами, начальники управления делами и т.п.) должны сосредотачиваться на выполнении обеспечивающих хозяйственных функций, по крайней мере в понимании большинства руководителей организаций. Только в крупных коммерческих структурах управляющие делами, действительно, выполняют менеджерские функции: управляют документами и информацией, которые являются нематериальным активом компании.

И данная профессиональная деятельность относительно недавно получила официальное название «управление документами», которое закрепили словарь «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013) и ГОСТ Р 7.0.8-2013:

Связанными с основным, но не синонимами термина «управление документами» остаются термины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство».

Следующий шаг (определение конкретных трудовых функций для сферы управления документами) сделал Профессиональный стандарт, которому и посвящена эта статья. По крайней мере он был призван это прояснить.

Управление делами должно включаться в структуру организации как подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, а управляющий делами (управляющий документами) становится руководителем, менеджером, который формирует и отвечает за реализацию политики управления документами. Не случайно стандарты Р ИСО новой серии 30300 предметную область (функцию) «управление документами» относят к зоне ответственности руководства организации (топ-менеджмента). Однако пока подобный подход не воспринимается руководителями большинства организаций и, к сожалению, не находит понимания у директоров по персоналу.

Совершившаяся за последние десятилетия депрофессионализация служб делопроизводства и общее непонимание роли документа в эпоху информатизации могут стать факторами, препятствующими внедрению главных идей Профессионального стандарта. К этому еще нужно добавить недостатки, допущенные в процессе его разработки, а также несовершенство соответствующих ему образовательных программ.

Управляющий документами (как менеджер) должен обладать такими же базовыми компетенциями в области управления, как и другие руководители:

• прогнозирование (без него невозможно стратегическое управление и формирование политик);
• планирование (для последовательной реализации политики в своей предметной области);
• оперативное управление (принятие решений);
• контроль и регулирование;
• управление персоналом / кадрами (профессиональную квалификацию сотрудника может оценить только специалист этой же отрасли, а не просто менеджер по персоналу);
• управление ресурсами (всеми доступными видами и категориями, главными из которых являются информация и документы).

Данные базовые компетенции необходимо отражать в образовательных программах профессиональной подготовки и переподготовки (зона ответственности образовательных учреждений и учебно-методических объединений), а также в должностных инструкциях соответствующих управленцев при формулировании конкретных трудовых функций (это уже зона ответственности работодателей).

Что дает Профессиональный стандарт?

В настоящее время Профессиональный стандарт адресован прежде всего учебным заведениям - университетам и институтам, которые проходят аккредитацию, решают задачи разработки новых образовательных программ в связи со Стратегией развития информационного общества в России, формируют программы дополнительного профессионального образования для подготовки / переподготовки опытных практиков, работающих в сфере управления документами без специального образования.

На основе Профессионального стандарта центры оценки профессиональных компетенций будут разработывать комплекты оценочных материалов для подтверждения квалификационного уровня работников (в порядке личной инициативы или по направлению работодателя и за его счет).

Профессиональный стандарт призван унифицировать и привести к единому и достаточно высокому уровню профессиональную подготовку современных специалистов и управленцев в области работы с документами и в конечном счете укрепить престиж профессии.

Руководству организаций (топ-менеджменту) следует понять:

• свою законодательно установленную ответственность за документальный и архивный фонды вверенных им организаций;
• что профессиональный управляющий документами фактически является доверенным лицом первого руководителя и его «правой рукой». И в общем море информации только документы, которыми необходимо управлять, обладают юридической силой, фиксируют управленческие решения и историю их разработки, запечатлевают историю организации, управления ею, владения собственностью, являются не «бумажками», а важнейшим нематериальным активом, т.к. выполняют функцию доказательства!

Каждый сотрудник службы делопроизводства может рассматривать Профессиональный стандарт как инструмент, позволяющий укрепить престиж профессии и повысить самооценку. При взаимодействии со специалистами других отраслей нужно постепенно переходить от роли «обслуживающего персонала» к роли «квалифицированного специалиста», который общается на равных.

Для кадровых служб Профессиональный стандарт является основой для определения конкретных требований к квалификации работников, для определения их трудовых функций. На его основе может производиться поиск кандидатов на позиции в службе делопроизводства, их обучение и повышение квалификации, мотивация и аттестация, развитие и построение карьеры и т.п. (обычно закрепляется в Политике управления персоналом). Кроме того, в Профессиональном стандарте обобщенные трудовые функции в сфере управления документами идентифицированы в соответствии с общероссийскими классификаторами технико-экономической информации, что удобно для аналитики и составления необходимой отчетности.

А конкретные перечни выполняемых трудовых действий, необходимых умений и знаний позволяют и кадровой службе, и руководителям структурных подразделений разрабатывать должностные инструкции / служебные должностные регламенты, использовать работников в соответствии с их специальностью и квалификацией, т.е. эффективнее управлять имеющимися трудовыми ресурсами.

Профессиональный стандарт можно применять по мере развития организации, он не требует обязательного и немедленного переименования должностей, переработки схем оргструктуры и штатного расписания! Он показывает перспективу развития тех функций, которые формируются в области работы с документами.

Таблица 2

Новые характеристики специалиста по управлению документацией / руководителя в сфере ДОУ

СвернутьПоказать

Квалификационные уровни

Наименования должностей в Профессиональном стандарте названы как «возможные наименования должностей, профессий», т.е. внесение каких-то обязательных изменений в штатное расписание не предусмотрено. Используемые в нем показатели уровней квалификации регламентированы еще и приказом Минтруда России⁵. Если предыдущий Профстандарт рассматривал 3-й, 5-й и 6-й квалификационные уровни для нашей сферы деятельности (см. Таблицу 1), то новый стандарт продолжает рассматривать 6-й уровень и переходит к более высоким 7-му и 8-му уровням квалификации. Для каждого квалификационного уровня определены соответствующие полномочия и ответственность, умения и знания, функции, необходимый уровень образования (см. Таблицы 2, 3 и 4), которые должны учитываться в процессе назначения на должность, аттестации и построения карьеры.

Для правильного понимания основных требований Профессионального стандарта необходимо соотнести их с требованиями приказа Минтруда.

В небольшой организации, когда служба делопроизводства не создается, специалист-документовед 6-го квалификационного уровня может работать в статусе целой службы и выполнять все функции в области ДОУ, которые нужны этой компании.

Руководитель службы делопроизводства, которая создается в крупных организациях, вполне может ставить вопрос о подчиненности своего подразделения первому руководителю, т.к. вопросы стратегии и политики в области управления документами (что определяется 7-м квалификационным уровнем) находятся в зоне ответственности первого лица организации.

А управляющий делами крупной корпорации / холдинга вполне может выстроить свою менеджерскую карьеру как руководитель 8-го квалификационного уровня, который обязателен и для других руководителей организации в соответствии с профессиональными стандартами в других сферах деятельности.

Для достижения каждого квалификационного уровня в области управления документами необходим практический опыт работы, но пути достижения соответствующего квалификационного уровня, установленные приказом Минтруда, предусматривают еще и освоение профильных образовательных программ (см. Таблицу 3).

Именно поэтому сложилось мнение, что Профессиональный стандарт сейчас прежде всего предназначен для образовательных учреждений, которые должны сформировать новое единое поле компетенций. А уже следствием этого станет перелом в общественном сознании в отношении специалистов нашей сферы - мы управляем не «бумажками», а ценным нематериальным активом организации (документированной информацией).

Таблица 3

Требования к образованию специалиста, руководителя в сфере управления документами по Профессиональному стандарту и приказу Минтруда

СвернутьПоказать

Трудовые функции в области управления документами и их использование в должностных инструкциях

Описание трудовых функций в Профессиональном стандарте представлено в форме таблиц, в которых закрепляется:

• сначала обобщенное наименование трудовых функций (кстати, за каждой из них закреплены свои возможные наименования должностей и квалификационные уровни - показаны в Таблице 2),
• далее каждая обобщенная трудовая функция «каскадируется», т.е. разбивается на совокупность составляющих ее конкретных трудовых функций (см. Таблицу 4);
• для каждой конкретной трудовой функции перечисляются свои трудовые действия и необходимые для их выполнения знания и умения (см. Фрагмент документа далее).

Эта структурированная информация существенно облегчит вам разработку должностных инструкций специалистам и управленцам в сфере управления документами! Как это можно использовать, покажем далее в Примере 1.

Таблица 4

Какие конкретные трудовые функции входят в состав обобщенных трудовых функций

СвернутьПоказать

Но заимствовать формулировки из Профессионального стандарта надо с пониманием:

• конкретные трудовые функции в очень небольшой степени гармонизированы с установленными квалификационными требованиями (см. приказ Минтруда о квалификационных уровнях);
• в конкретных трудовых действиях порой используются устаревшие формулировки, не соответствующие современным подходам и технологиям ДОУ;
• кроме того, в трудовых функциях совершенно не находят отражения базовые управленческие компетенции: начиная с прогнозирования, планирования и заканчивая управлением ресурсами и даже управлением рисками (все риски подлежат документированию - это подразумевает Политика управления рисками и это же соответствует Политике управления документами).

Итак, с учетом необходимых правок и в зависимости от ситуации в конкретной организации формулировки трудовых функций, закрепленные Профессиональным стандартом, уже сейчас могут быть использованы при необходимости в процессе переработки должностных инструкций специалистов и управленцев, работающих в сфере управления документами:

Таблица 5

Какую информацию из Профессионального стандарта в каких разделах должностной инструкции можно использовать

СвернутьПоказать

Теперь покажем на примере, как, отталкиваясь от формулировок Профессионального стандарта, можно усовершенствовать описание трудовой функции в должностной инструкции. Причем постараемся добавить идеи о том, что управление документами является специальной управленческой функцией! Глобально Профстандарт нацелен именно на это (он предлагает такие наименования должностей, как управляющий документацией и заместитель руководителя организации в этой предметной области), однако заложенные в нем формулировки трудовых функций данную идею в полной мере реализовать не смогли. Восполним данный пробел.

Фрагмент документа

СвернутьПоказать

Описание трудовой функции № 3.1.1 в Профессиональном стандарте «Специалист по управлению документацией организации», утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н

Выводы

В процессе разработки Профессиональный стандарт широко не обсуждался в профессиональном экспертном сообществе, поэтому его утверждение не вызвало взрыва интереса как со стороны кадровых служб, так и со стороны служб делопроизводства.

Этот новый стандарт разрабатывался (как и предыдущий Профстандарт) под руководством Национальной ассоциации офисных специалистов и административых работников. В числе разработчиков данного стандарта значится 7 организаций, и только 2 из них относятся к образовательным учреждениям: РГГУ и Колледж МИДа России. В разработке участвовали 2 коммерческие компании (ООО), осуществляющие функции центров аттестации, что в терминах антимонопольного законодательства может характеризоваться как проявление «заинтересованности».

В заключение еще раз подчеркнем, что нам стоит быть благодарными Профессиональному стандарту за введение новых (рекомендуемых) наименований должностей и других важных положений.

Разработка любого стандарта по управлению документами - новое и трудное дело, особенно в условиях неустоявшегося понимания предметной области, которая к настоящему времени окончательно не сформировалась.

Управление документами подразумевает и управление архивными документами, документами в электронной форме, внедрение информационных технологий. Поэтому при формулировании соответствующих трудовых функций необходимы как конкретизация трудовых действий специалиста в области управления документами, так и разграничение зон его ответственности со взаимодействующими подразделениями. К сожалению, этого пока не хватает в новом стандарте.

Сейчас специалисты Росархива и РГГУ с привлечением экспертов отрасли активно разрабатывают следующий профессиональный стандарт - для архивиста. Можно предположить, что в рамках гармонизации профессиональных квалификационных требований и трудовых функций будут сформулированы предложения по внесению изменений и в проанализированный нами Профессиональный стандарт.

См. статью «Для кого профстандарты обязательны?» журнала № 11′ 2017

См. статью «Как изменить обязанности работника» журнала № 11′ 2017

См. статью «Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту» журнала № 4′ 2016

на

Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.