• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2017
  • Рубрика Современное делопроизводство

Отправка почтовой корреспонденции

Рассказываем о способах взаимодействия с отделениями почты. Помогаем выстроить отношения с инициаторами отправки документов внутри своей компании. Опубликован пример Регламента организации отправки документов почтой, журнала регистрации почтовых отправлений, оформления списка рассылки заказных отправлений (по форме 103). Увидите, какими сервисами можно пользоваться на сайте «Почты России».
Поможем вам оформить доверенность для курьера на получение и отправку корреспонденции организации на почте на следующий год.



См. более свежую публикацию по этой теме – «Работа курьера в канцелярии»

Какие бывают письма

Конечно, первая и главная функция почты - пересылка различных отправлений, которые делятся на 2 большие категории: регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрируемое отправление отличается тем, что при отправке оно получает уникальный почтовый идентификатор. По нему не просто можно отследить продвижение почтового отправления, но и при необходимости получить от почты юридически значимое подтверждение того, что письмо было вручено адресату или его представителю. К регистрируемым почтовым отправлениям, с которыми обычно сталкиваются работники канцелярии, относятся:

  • заказные письма / бандероли и
  • они же, но с добавлением уведомления о вручении и описи вложений.

Нерегистрируемое отправление - это, например, обычное письмо, которое мы опускаем в почтовый ящик. В этот момент его следы теряются и могут даже никогда не найтись. Никто не сможет доказать, что мы отправляли это письмо, никто также не докажет, что адресат его получил. Поэтому документы, потеря которых может повлечь последствия юридического и финансового характера, простыми письмами лучше не отправлять.

Пожалуй, самая распространенная дополнительная услуга, которую покупают абоненты почты при отправке регистрируемого почтового отправления - это простое уведомление о его доставке. Получатель распишется и поставит дату получения письма в специальной форме, которая (за счет отправителя) потом будет ему, отправителю, возвращена.

Опись вложения, по утверждению «Почты России»1, является юридически значимым документом. Она представляет собой бланк утвержденной формы, который заполняется отправителем для фиксирования содержимого отправления, количества и, при необходимости, ценности. Письмо с описью вложения следует приносить на почту незапечатанным: оператор, принимая его, должен убедиться, что содержимое конверта соответствует описи.

Если мы хотим подтвердить получение адресатом конкретного документа, лучше использовать опись вложения. Простое уведомление содержит подпись получателя о том, что ему вручили конверт или бандероль, но не свидетельствует о том, что в полученной «упаковке» было определенное содержимое. Ведь там могли быть и открытка, и счет-фактура, и любой другой документ. А в описи отправитель может указать реквизиты вложенного документа (наименование вида, номер и дату), так что двояким толкованиям здесь места не останется.

Письмо от бандероли отличается только весом: оба отправления могут выглядеть одинаково - быть запакованы в один и тот же конверт, чуть различающийся толщиной. Если ваше отправление более 100 гр., то это уже считается бандеролью. Конечно, конверты могут быть разными по материалу, размеру и весу, но обычно вложение в самый простой легкий конверт документов до 20 листов еще позволяет именовать отправление письмом, а если нужно отправить 20 и больше листов А4 формата - то это уже бандероль. Разница между письмом и бандеролью заключается в весе и почтовом тарифе, вот все! Поэтому далее в статье для краткости будем оперировать только понятием «письмо».

В чем разница между юридическим, фактическим, почтовым адресом, а также местом нахождения и адресом в пределах места нахождения организации? Как сейчас грамотно указывать адрес юрлица в документах? Ведь если у организации в ЕГРЮЛ значится не фактический адрес, то ей грозят весьма негативные последствия (автор не только показал их, но и проранжировал вероятность их наступления). Еще затронут вопрос порядка указания элементов адреса в документах. Все это вы найдете в статье «Мы живем недалеко, Нас найти совсем легко!» журнала № 6′ 2017

Как работать с почтой

Способов работы организации с почтой на сегодняшний день всего два:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.