• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Выявляем типовые входящие документопотоки писем

  • 0 комментариев
  • 40 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Рассмотрение руководителем является обязательной точкой в маршруте входящего письма, но эффективно ли это рассмотрение? Особенно если письмо касается какой-то узкоспециальной сферы деятельности компании: производства, маркетинга, налогов. Все равно директор своей резолюцией направит его руководителю соответствующего направления.
Автор объясняет, как можно по упрощенной схеме выявить, кто из топ-менеджеров вместо гендиректора какие входящие письма может рассматривать. Показан опыт конкретной организации – предложенный алгоритм будет удобен небольшим и средним компаниям. Также разъясняется, какую корреспонденцию не стоит регистрировать и как поступать с присланной конфиденциальной документацией.



См. более свежую публикацию по этой теме – «Функциональные требования к СЭД с позиций современного управления документами»

Распределение входящей корреспонденции

Под категорией «топ-менеджер» будем понимать должностных лиц «первой линии», напрямую подчиненных генеральному директору. Это могут быть заместители и директора по направлениям или руководители структурных подразделений.

Инициатором распределения потока входящих документов может стать сам генеральный директор. Или наоборот: существуют руководители, которые, не жалея времени и сил, читают абсолютно всю поступающую почту, потому что привыкли сами контролировать все вопросы. Предложение распределить часть входящих документов без их участия директора такого типа встретят без энтузиазма. Но большинство директоров все же с удовольствием передадут полномочия по рассмотрению части поступающих писем своим подчиненным. Как-то один директор мне с похвальной искренностью сказал: «Я все равно ничего в этом не понимаю, пусть читает специалист».

По каким правилам организуется предварительное рассмотрение документов? Как разработать полноценный Классификатор основных направлений деятельности (с конкретными разновидностями документов, передаваемых сразу конкретным лицам или подразделениям, минуя гендиректора)? Как оформлять на входящих документах отметку о предварительном рассмотрении? Как закрепить за сотрудниками службы делопроизводства необходимые им полномочия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в статье «Предварительное рассмотрение документов» журнала № 1′ 2018

Вспомним схему движения входящей документации – см. Схему 1.

Схема 1

Движение входящих писем

СвернутьПоказать
Движение входящих писем

Шаги 4 и 5 на практике объединяются в цикл, который может повторяться несколько раз. Чем крупнее компания, тем больше будет повторов. Например, сначала генеральный директор адресует письмо директору по направлению, тот – начальнику управления, начальник управления – начальнику отдела, и только после последнего письмо, наконец, дойдет до того, кто будет по-настоящему им заниматься.

Передача руководителям направлений деятельности компании полномочий на рассмотрение части входящих документов сможет сократить этот алгоритм хотя бы на звено «генеральный директор – топ-менеджер», а значит, у исполнителя будет больше времени на подготовку ответа.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.