Под категорией «топ-менеджер» будем понимать должностных лиц «первой линии», напрямую подчиненных генеральному директору. Это могут быть заместители и директора по направлениям или руководители структурных подразделений.
Инициатором распределения потока входящих документов может стать сам генеральный директор. Или наоборот: существуют руководители, которые, не жалея времени и сил, читают абсолютно всю поступающую почту, потому что привыкли сами контролировать все вопросы. Предложение распределить часть входящих документов без их участия директора такого типа встретят без энтузиазма. Но большинство директоров все же с удовольствием передадут полномочия по рассмотрению части поступающих писем своим подчиненным. Как-то один директор мне с похвальной искренностью сказал: «Я все равно ничего в этом не понимаю, пусть читает специалист».
Вспомним схему движения входящей документации – см. Схему 1.
Схема 1. Движение входящих писем
Шаги 4 и 5 на практике объединяются в цикл, который может повторяться несколько раз. Чем крупнее компания, тем больше будет повторов. Например, сначала генеральный директор адресует письмо директору по направлению, тот – начальнику управления, начальник управления – начальнику отдела, и только после последнего письмо, наконец, дойдет до того, кто будет по-настоящему им заниматься.
Передача руководителям направлений деятельности компании полномочий на рассмотрение части входящих документов сможет сократить этот алгоритм хотя бы на звено «генеральный директор – топ-менеджер», а значит, у исполнителя будет больше времени на подготовку ответа.
Кому делегировать рассмотрение входящих писем? В нашей компании было принято решение, что вместо руководителя организации это могут выполнять только те должностные лица, которые подчинены первому лицу...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Вы можете взять эту статью и использовать ее как опросник для разработчиков предлагаемой вам СЭД, чтобы понять: а) какие базовые и продвинутые функции у нее есть из востребованных практикой сейчас, б) каким принципам современного управления документами она соответствует. А если вы уже являетесь счастливым обладателем СЭД, то сможете оценить качество «своей лошадки».
Зачем организации тратить силы на защиту своей конфиденциальной информации? Что чаще всего защищают? Какие предписания закона необходимо выполнить, чтобы выстроить систему защиты именно коммерческой тайны? Объясняем, как их реализовать на практике.
Давайте разбираться, как перенаправить часть входящих документов, чтобы они миновали генерального директора (это разгрузит его и ускорит исполнение): по каким правилам организуется предварительное рассмотрение документов? как разработать Классификатор основных направлений деятельности? как оформлять на входящих документах отметку о предварительном рассмотрении? чем она отличается от резолюции? как закрепить за сотрудниками службы делопроизводства необходимые им полномочия? Если правильно внедрить предварительное рассмотрение документов, это будет способствовать повышению статуса и авторитета службы делопроизводства.
Оказывается, и при обращении общедоступной информации есть свои ограничения. А чтобы защитить конфиденциальную информацию, организация обязана предпринять ряд действий: даже если для своих документов она еще не включила режим тайны, получив «закрытые» документы извне (например, от контрагента или вышестоящей организации), она обязана обеспечить их защиту в силу закона. Вы узнаете о существующих видах тайн и какими нормативными документами они регулируются, что в них говорится о реквизите ограничения доступа. Покажем пример Перечня конфиденциальной информации, образцы оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия. Объясним специфику сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными.
Давайте разбираться, как перенаправить часть входящих документов, чтобы они миновали генерального директора (это разгрузит его и ускорит исполнение): по каким правилам организуется предварительное рассмотрение документов? как разработать Классификатор основных направлений деятельности? как оформлять на входящих документах отметку о предварительном рассмотрении? чем она отличается от резолюции? как закрепить за сотрудниками службы делопроизводства необходимые им полномочия? Если правильно внедрить предварительное рассмотрение документов, это будет способствовать повышению статуса и авторитета службы делопроизводства.
Зачем организации тратить силы на защиту своей конфиденциальной информации? Что чаще всего защищают? Какие предписания закона необходимо выполнить, чтобы выстроить систему защиты именно коммерческой тайны? Объясняем, как их реализовать на практике.
Оказывается, и при обращении общедоступной информации есть свои ограничения. А чтобы защитить конфиденциальную информацию, организация обязана предпринять ряд действий: даже если для своих документов она еще не включила режим тайны, получив «закрытые» документы извне (например, от контрагента или вышестоящей организации), она обязана обеспечить их защиту в силу закона. Вы узнаете о существующих видах тайн и какими нормативными документами они регулируются, что в них говорится о реквизите ограничения доступа. Покажем пример Перечня конфиденциальной информации, образцы оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия. Объясним специфику сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными.
Вы можете взять эту статью и использовать ее как опросник для разработчиков предлагаемой вам СЭД, чтобы понять: а) какие базовые и продвинутые функции у нее есть из востребованных практикой сейчас, б) каким принципам современного управления документами она соответствует. А если вы уже являетесь счастливым обладателем СЭД, то сможете оценить качество «своей лошадки».
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
