• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством

Окончание статьи, начало в № 1’ 2018

Как в заключенных договорах может быть урегулирован порядок обмена претензиями с контрагентами? В каких случаях он регулируется законодательством? Как обращаться с досудебными претензиями?
Как грамотно реагировать на претензии потребителей ваших товаров, работ, услуг? Как рассчитать срок ответа на них? Что считается запросом дополнительной информации о товаре? Как относиться к документам от обществ защиты прав потребителей?
Каковы реальные сроки исполнения запросов антимонопольных органов о рекламе при отсутствии регулирования данного аспекта в законодательстве? Что они могут потребовать? За что организацию могут оштрафовать вплоть до 200 000 рублей? Как составить мотивированное ходатайство о продлении сроков представления документов?



Взаимодействие с контрагентами

Практика показывает, что наиболее активными в переписке контрагентами компании являются ее партнеры по бизнесу. Переписка в рамках заключения и исполнения договоров занимает львиную долю внешнего документооборота компании. При этом необходимо достаточно оперативно распределять такие входящие письма в зависимости от их природы. Прежде всего, вычленять из общей массы относящиеся к претензионным1, ответы на них требуют особого внимания. Ведь все «написанное пером» может быть использовано в рамках судебного спора. Неудачные текстовые формулировки в таких письмах могут сыграть против вашей компании.

Смысл ответа, стилистика и даже пунктуация при ответе на претензию могут сыграть как положительную, так и отрицательную роль. В частности, необходимо понимать, что использование «прямых» фраз: «мы признаем свою ответственность», «согласны с наличием долга», «размер текущей задолженности подтвержден первичными документами учета», «имело место нарушение с нашей стороны» по сути предопределяет позицию стороны в предстоящем споре. Даже если такие фразы будут обусловлены предлогами «но», «при этом», «однако», такого «признания» может быть достаточно для судьи, рассматривающего спор!

По срокам ответа входящие письма от контрагентов можно условно разделить на три блока:

1) срок отсутствует;

2) срок определен самими сторонами в договорах, протоколах или иных соглашениях;

3) срок установлен законом.

К первому случаю обычно относятся взаимоотношения с новыми партнерами (на начальной стадии отношений с ними), информационные сообщения, поздравления и т.п.

Ко второму – переписка с компаниями, с которыми уже подписаны договоры либо заключены соглашения о ведении переговоров. Такие документы обычно содержат положения о порядке обмена документами. Наиболее распространенным в этом случае является включение в договор порядка предъявления претензий:

  • от самых простых случаев (Пример 1)
  • через стандартное регулирование (показано в Примере 2)
  • и вплоть до многостраничных регламентов, определяющих не только сроки ответов на запросы, но и их формат, должности лиц, полномочных на подписание тех или иных писем и запросов.
Пример 1

Максимально простой вариант регулирования разногласий в договоре

СвернутьПоказать

10.1. Стороны стремятся решать возникшие разногласия путем переговоров и обмена письмами.

Пример 2

Стандартный вариант регулирования разногласий в договоре

СвернутьПоказать

10.1. В случае полного или частичного неисполнения или ненадлежащего исполнения любой из Сторон каких-либо из своих обязательств по Договору, другая Сторона направляет письменное уведомление о нарушении с требованием о его устранении. Такое нарушение должно быть устранено в течение 15 (Пятнадцати) рабочих дней с даты получения уведомления о нарушении. В случае несогласия с требованием либо если устранение нарушения в указанный срок объективно невозможно, вторая Сторона обязана направить аргументированный ответ в течение 3 (Трех) рабочих дней с момента получения уведомления о нарушении.

10.2. Уведомление и ответ на уведомление считаются полученными Стороной в день его доставки, указанный в расписке о получении, уведомлении о вручении или курьерской квитанции.

Если при направлении курьерской службой по адресу, указанному в настоящем Договоре, оно не вручено Стороне ввиду отсутствия по указанному адресу, оно считается доставленным на 3-й рабочий день с момента его направления.

Если при направлении заказным письмом «Почтой России» по адресу, указанному в настоящем Договоре, уведомление не может быть вручено Стороне ввиду отсутствия по указанному адресу ее представителей, оно считается доставленным в срок, определяемый нормативными сроками доставки корреспонденции, установленными «Почтой России».

Порядок обмена претензиями встречается во всех типах договоров. Однако в отдельных типах договоров может быть предусмотрен еще специализированный документооборот между контрагентами. Например, в рамочных договорах поставки (ст. 429.1 ГК РФ) может быть установлен порядок направления и акцепта заявок на поставки конкретных партий товара. В посреднические договоры (агентирование, поручительство) как правило включается порядок предоставления отчета агента (поверенного) и действия принципала после получения такого отчета (согласие с ним либо направление возражений по существу).

Сроки ответов на письма могут быть различными в разных договорах. Более того, приходилось встречать случаи, когда сроки на различные типы запросов и писем считались по-разному даже в одном договоре. Например, для претензий использовались календарные дни, а для заявок и направления первичных бухгалтерских документов – рабочие. Чтобы не путаться, можно рекомендовать отделу делопроизводства отслеживать заключаемые организацией договоры в части сроков направления корреспонденции. Делать это проще всего на основе электронных таблиц (в программе Excel или ее аналоге). Можно фиксировать наименования контрагентов и типы запросов, которые от них могут поступить, с указанием установленных законом и договором сроков ответа на них. Таблицы могут быть скомпонованы по разным принципам: типам запросов, срокам ответов, контрагентам, типам договоров и т.п. (организация самостоятельно определяет наиболее удобный для себя вариант). На наш взгляд, проще всего типологизировать виды запросов и ответов на них по видам договоров:

Пример 3

Сроки ответов на корреспонденцию в рамках обязательств по заключенным договорам

СвернутьПоказать
Сроки ответов на<span __bxtagname='bxnbsp'> </span>корреспонденцию в<span __bxtagname='bxnbsp'> </span>рамках
      обязательств по<span __bxtagname='bxnbsp'> </span>заключенным договорам

К третьему блоку сроков, когда срок определяется через требования закона, относится совсем немного типов документов.

Прежде всего, это обязательные досудебные претензии – они установлены сравнительно недавно (Федеральный закон от 02.03.2016 № 47-ФЗ «О внесении изменений в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации» вступил в силу 01.07.2016). Раньше обязательный претензионный порядок действовал в исключительных случаях (поименованных в законе) либо если того требовал заключенный договор.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.