• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Юридическая сила электронных кадровых документов

Объясним, что нужно зафиксировать в ЛНА и трудовом договоре для электронного взаимодействия с «дистанционщиками» и как работать с электронными больничными.
Пока суды неоднозначно реагируют на электронные документы в трудовых отношениях с обычными работниками. Давайте посмотрим, какие обстоятельства могут склонить весы Фемиды в вашу пользу.
Кроме того, расскажем об эксперименте Минтруда России, который уже начал тестировать на 8 крупных работодателях перевод «в цифру» для обычных работников заключения трудового договора, оформления отпуска, привлечения к сверхурочной работе, ознакомления с ЛНА и др.



Стремительно развивающиеся информационные технологии подталкивают нас к внедрению новых возможностей в практику работы. На начало 2018 года количество интернет-пользователей старше 16 лет в России превысило 87 млн человек. Электронная почта значительно облегчает процесс взаимодействия компании со своими сотрудниками. Однако работодателям все равно приходится получать от подчиненных собственноручные подписи на оригинальных печатных документах, поскольку такие правила диктует закон. Но как быть, если имеется только документ, полученный по электронной почте? Примет ли его суд? Как на это посмотрят инспекторы труда? Давайте рассмотрим возможные варианты развития событий при использовании электронных документов в качестве доказательств в трудовом споре.

Напомним, что Роструд придерживается позиции, что ТК РФ во всех случаях предусматривает составление документов исключительно на бумажном носителе (кроме ситуаций, установленных в гл. 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников»)1. Однако Минтруд РФ уже давно хотел бы перевести максимум в электронный формат для большинства работников (не ограничиваясь дистанционными) и уже начал пилотный проект для обкатки своих грандиозных планов.

Эксперимент Минтруда

Уже начался эксперимент Минтруда РФ по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194).

К задачам эксперимента ведомство отнесло:

  • апробацию механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценку затрат и полученного результата;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовку предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения организацией в сфере трудовых отношений;
  • подготовку предложений по внесению изменений в законодательство.

Тестирование проводится в 8 крупнейших организациях: ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК» и других.

Эксперимент планируют провести с 23.03.2018 по 01.10.2018 в 4 этапа (Схема 1), на каждом из которых будет нарабатываться опыт, практика внедрения электронного кадрового документооборота.

Схема 1

Этапы эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений

Свернуть Показать
Этапы эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений
Схема 2

Что тестирует Минтруд РФ

Свернуть Показать
Что тестирует Минтруд РФ

Как видите, в числе прочего планируется перевести в электронный вид заключение трудовых договоров, оформление командировок, ознакомление сотрудников с графиками отпусков, с локальными нормативными актами.

После окончания эксперимента будут подведены итоги и сделаны выводы о возможности внедрения такого порядка на законодательном уровне. Важно, чтобы при положительном исходе на начальном этапе были определены все тонкости и нюансы подобного порядка. Если кадровый документооборот переведут в электронный вид и внесут соответствующие изменения в закон, суды обязаны будут принимать такие документы в качестве доказательств. А пока практика судов весьма противоречива, хотя и сейчас можно дать определенные рекомендации работодателям, готовым перевести «в цифру» документирование трудовых отношений.

Что законодатель разрешил делать в электронном виде уже сейчас

Дистанционный труд

В 2013 году в ТК РФ была внесена гл. 49.1 об особенностях регулирования труда дистанционных работников. Законодатель закрепил возможность взаимодействия между работодателем и сотрудником по информационно-телекоммуникационным сетям общего пользования, в т.ч. сети Интернет. Стороны обязаны пользоваться усиленными квалифицированными электронными подписями (ч. 1, 4 ст. 312.1 ТК РФ). При этом работодатель и сотрудник должны в электронном виде уведомлять друг друга о получении электронного документа от другой стороны. Срок такого подтверждения должен быть установлен в трудовом договоре на дистанционный труд (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Для фиксации электронного способа общения рекомендуется включать в локальные нормативные акты (например, Правила внутреннего трудового распорядка) и трудовые договоры с дистанционными работниками сведения о том, что стороны будут взаимодействовать в электронном виде. Там необходимо предусмотреть следующее:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.