Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Архивное дело

Учет описей в реестре

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 6 / 2018
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Учет чего ведется в реестре описей: годовых разделов сводных описей по организации (как в «Правилах организации хранения... архивных документов...» 2015 года) или сдаточных описей структурных подразделений (как в «Основных правилах работы архивов организаций» 2002 года)? Какие варианты возможны на практике? Как и когда составлять итоговую запись к реестру описей? Поводом к написанию статьи стал меткий вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Можно ли пользоваться в работе положениями Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила 2002 года)?

Учет чего ведет реестр описей: сводных описей архива или сдаточных описей структурных подразделений? В какой момент составляется итоговая запись к реестру описей?

В п. 6.4.5.6 Основных правил 2002 года сказано, что сдаточным описям структурных подразделений учетные номера присваиваются по реестру описей. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса «сп» и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись.

Однако в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) предполагается, что реестр описей учитывает сводные описи архива.

Вера Иритикова в своей статье об описях дел (№ 3, март 2017 г.) предлагает регистрировать полученные от структурных подразделений описи в специальном журнале.

Чем руководствоваться

В Основные правила работы архивов организаций 2002 года порядок нумерации описей структурных подразделений перекочевал из п. 8.2.6.2 Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (далее – Основные правила работы ведомственных архивов 1985 года). Но этот учет должен был осуществляться по листу фонда, в котором необходимо фиксировать все поступления и выбытия описанных и неописанных (т.е. не включенных в годовые разделы описей) документов фонда конкретной организации на основании:

  • описей структурных подразделений;
  • годовых разделов сводных описей;
  • номенклатуры дел (если приняты дела со сроком хранения до 10 лет включительно);
  • актов о выделении документов к уничтожению, о приеме-передаче дел в государственный архив, проверки наличия и состояния дел и т.п.

Реестр описей являлся и является основным учетным документом в государственном / муниципальном архиве и в Основных правилах работы ведомственных архивов 1985 года не упоминался.

Но в настоящее время:

  • Основные правила работы ведомственных архивов 1985 года утратили силу (см. приказ Минкультуры России от 21.01.2016 № 231 «О не применении на территории Российской Федерации приказа Главного Архивного управления при...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2024
Архивное дело

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2024
Архивное дело

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2024
Архивное дело

Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2024
Архивное дело

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2023
Архивное дело

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Ольга Ударова
заведующий отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Анна Бороздина
заместитель заведующего отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Как получить архивную справку о зарплате?

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2019
Архивное дело

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2017
Архивное дело

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Если вы пришли в архив…

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2010
Архивное дело

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Разумовская Т.
ведущий специалист Государственного архива