• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Работа с досье – замечания управляющего документами

Перечислены самые распространенные виды досье. Описано несколько идей, реализация которых позволит вам оптимизировать работу по созданию досье участников закупочных процедур, по сохранению электронных копий бумажных оригиналов и их последующей распечатке из СЭД, по кодификации местоположения досье, по противодействию быстрому росту объемов досье за счет формирования некоторых видов документов в отдельные дела. Поясняем, от чего зависит срок хранения досье.


Виды досье

Существует несколько видов досье, самыми распространенными являются:

  • клиентские досье – формируются в процессе заключения и исполнения организацией договорных обязательств в отношении клиентов. Они формируются обычно по основным направлениям деятельности. Если вы работаете в банке, основным направлением деятельности которого является кредитование физических и юридических лиц, то приготовьтесь формировать и хранить кредитные досье как юридических, так и физических лиц. Если в поликлинике, то помимо медицинской карточки пациента (которая напоминает досье) будет формироваться досье клиента (в состав которого может входить договор, сведения о клиенте и т.д.). Досье клиента может быть различных объемов: от 2-3 страниц до нескольких томов;
  • досье контрагентов формируются в процессе заключения и обслуживания договоров по всем вопросам производственной и хозяйственной деятельности организации. Договоры можно заключать с юридическими и физическими лицами, поэтому здесь мы тоже имеем как минимум 2 типа досье: досье юридического лица и досье физического лица. Обращаю ваше внимание на этот факт потому, что состав документов в них будет значительно отличаться. Да и в работе с физлицами всегда надо учитывать требования законодательства о персональных данных, наказания за их нарушение в последнее время постоянно растут;
  • если заключению договора предшествовала закупочная процедура, в ваших шкафах будут пылиться досье всех участников закупочных процедур, проводимых вашей организацией;
  • и конечно, основным является досье вашей организации. К формированию этого «материнского» досье нужно подходить с особой тщательностью, обычно этим занимается юридическое подразделение. Но и служба делопроизводства не должна пускать все на самотек. Ведь за копиями и выписками обращаются чаще всего к ней. Поэтому проведите аудит учредительных, регистрационных документов, проверьте наличие устава и изменений к нему, составьте реестр, отсканируйте оригиналы. В работе с досье организации особое внимание уделите сроку действия различных сертификатов, удостоверений и других документов (срок действия которых ограничен).

Каждый документ, подшитый в досье, должен иметь практическое значение и быть юридически значимым. А иначе зачем его хранить? Поэтому, начиная работу с досье, необходимо определить перечень документов, которые будут в него подшиваться. Лишние документы, носящие временный, чисто информационный характер, в досье лучше не включать, иначе досье будут расти, как грибы после дождя.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.