• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2018
  • Рубрика Архивное дело

Новые методические рекомендации к Правилам 2015 г. по организации работы архива

Обращаем ваше внимание на статус документа, опубликованного Росархивом 18 июля 2018 г., и объясняем, на кого он распространяется. Комментируем использованный в нем процессный подход, логику изложения практики архивного дела. Поясняем, как можно использовать Реестр процессов из Приложения № 1 для формулирования задач и функций архива в Положении об этом подразделении (или в Положении об архивном хранении, если архив как подразделение не создается). Показываем, как методические рекомендации разграничивают зоны ответственности за электронные документы между архивом и IT-подразделением.
А во второй части статьи – в следующем номере журнала – речь пойдет уже о разработке номенклатуры дел, о составе документов по архивному делу, которые необходимо вести организации и предъявлять при проверках. Но главное, методические рекомендации дают ответ на целый ряд актуальных практических вопросов, которые мы и озвучим.



На сайте Росархива 18 июля 2018 г. были опубликованы Методические рекомендации1 по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях2.

Правила 2015 г. были утверждены еще 31.03.2015, зарегистрированы Минюстом России 07.09.2015 и вступили в силу 21.09.2015. А методические рекомендации по их применению были разработаны специалистами ВНИИДАД. Статус документа не определен, в опубликованной версии отсутствуют какие-либо указания об одобрении и рекомендации по внедрению, а также и о дальнейшей судьбе документа. В настоящее время опубликованная версия формально может рассматриваться и как проект, и как руководство к действию.

Разместить Рекомендации на официальном сайте приняла решение Комиссия Росархива по научно-исследовательской и методической работе (НИМР) после рассмотрения очередной версии этого документа 26.04.2018, но при этом цель данного размещения (публикации) не сформулирована. Надеемся, что после изучения Рекомендаций на сайт Росархива поступят отзывы и замечания, а в профессиональном сообществе возникнет своеобразное общественное обсуждение цели, основных положений, структуры и методики разработки данного документа.

Только из введения к Рекомендациям можно узнать, что они являются документом методического характера и представляют собой инструментарий, необходимый для внедрения и применения нормативных положений, установленных Правилами 2015 г. Очевидно, в этом статусе Рекомендации и следует рассматривать, несмотря на отсутствие не только каких-либо грифов, но и указания какой-либо даты вступления документа в силу и начала его применения.

Для кого обязательны

Заметим также, что «рекомендации» означают, прежде всего, вариативность и особенности применения обязательных норм, установленных Правилами 2015 г., а не добровольность их соблюдения (хотя некоторые юристы с этим могут и не согласиться).

Поскольку Правила 2015 г. являются документом нормативного характера, Рекомендации по их внедрению должны использоваться в качестве инструмента:

  • как государственными органами, органами местного самоуправления и организациями – источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов;
  • так и организациями, которые не являются источниками комплектования.

Рекомендации могут помочь и в тех случаях, когда организации не создают архивы как специальные структурные подразделения, но в соответствии с действующим законодательством обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Методика в тексте рекомендаций

Рекомендации по внедрению и применению основного документа нормативного характера всегда предполагают развитие, разъяснение и иллюстрацию примерами и образцами соответствующих положений основного документа. Логика разработки и изложения любых рекомендаций должна быть от общего к частному и технологичному. Но по тексту данных Рекомендаций даются ссылки на соответствующие пункты Правил 2015 г., и почти всегда – с целью простого цитирования и повтора, а не разъяснения нормативных пунктов, что отчасти сводит на нет заявленную методическую цель Рекомендаций.

Точно такие же простые ссылки в Рекомендациях даются на приложения к Правилам 2015 г. без необходимых пояснений и образцов заполнения утвержденных форм. Отбор примеров оформления приложений, включенных в Рекомендации, остается необоснованным. Хотя однозначно положительно можно оценить примеры оформления книги учета поступления и выбытия дел, документов; реестра описей; листа фонда; листа-заверителя к законченной описи дел, которые помогут практикам, осуществляющим архивное хранение документов в организациях.

В Правилах 2015 г. организация и технология хранения электронных документов (ЭД) подробно не рассматривается, поэтому, очевидно, и в тексте Рекомендаций упоминается технология хранения ЭД на физически обособленных носителях (без выделения специального раздела, что снижает актуальность Рекомендаций).

Процессный подход

Рекомендации провозглашают процессный подход к описанию архивных работ и, таким образом, помогают осознать, что в современной практике архивного дела необходим технологический подход.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.