• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2018
  • Рубрика Архивное дело

Новые методические рекомендации к Правилам 2015 г. по организации работы архива

Обращаем ваше внимание на статус документа, опубликованного Росархивом 18 июля 2018 г., и объясняем, на кого он распространяется. Комментируем использованный в нем процессный подход, логику изложения практики архивного дела. Поясняем, как можно использовать Реестр процессов из Приложения № 1 для формулирования задач и функций архива в Положении об этом подразделении (или в Положении об архивном хранении, если архив как подразделение не создается). Показываем, как методические рекомендации разграничивают зоны ответственности за электронные документы между архивом и IT-подразделением.
А во второй части статьи – в следующем номере журнала – речь пойдет уже о разработке номенклатуры дел, о составе документов по архивному делу, которые необходимо вести организации и предъявлять при проверках. Но главное, методические рекомендации дают ответ на целый ряд актуальных практических вопросов, которые мы и озвучим.



На сайте Росархива 18 июля 2018 г. были опубликованы Методические рекомендации1 по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях2.

Правила 2015 г. были утверждены еще 31.03.2015, зарегистрированы Минюстом России 07.09.2015 и вступили в силу 21.09.2015. А методические рекомендации по их применению были разработаны специалистами ВНИИДАД. Статус документа не определен, в опубликованной версии отсутствуют какие-либо указания об одобрении и рекомендации по внедрению, а также и о дальнейшей судьбе документа. В настоящее время опубликованная версия формально может рассматриваться и как проект, и как руководство к действию.

Разместить Рекомендации на официальном сайте приняла решение Комиссия Росархива по научно-исследовательской и методической работе (НИМР) после рассмотрения очередной версии этого документа 26.04.2018, но при этом цель данного размещения (публикации) не сформулирована. Надеемся, что после изучения Рекомендаций на сайт Росархива поступят отзывы и замечания, а в профессиональном сообществе возникнет своеобразное общественное обсуждение цели, основных положений, структуры и методики разработки данного документа.

Только из введения к Рекомендациям можно узнать, что они являются документом методического характера и представляют собой инструментарий, необходимый для внедрения и применения нормативных положений, установленных Правилами 2015 г. Очевидно, в этом статусе Рекомендации и следует рассматривать, несмотря на отсутствие не только каких-либо грифов, но и указания какой-либо даты вступления документа в силу и начала его применения.

Для кого обязательны

Заметим также, что «рекомендации» означают, прежде всего, вариативность и особенности применения обязательных норм, установленных Правилами 2015 г., а не добровольность их соблюдения (хотя некоторые юристы с этим могут и не согласиться).

Поскольку Правила 2015 г. являются документом нормативного характера, Рекомендации по их внедрению должны использоваться в качестве инструмента:

  • как государственными органами, органами местного самоуправления и организациями – источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов;
  • так и организациями, которые не являются источниками комплектования.

Рекомендации могут помочь и в тех случаях, когда организации не создают архивы как специальные структурные подразделения, но в соответствии с действующим законодательством обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Методика в тексте рекомендаций

Рекомендации по внедрению и применению основного документа нормативного характера всегда предполагают развитие, разъяснение и иллюстрацию примерами и образцами соответствующих положений основного документа. Логика разработки и изложения любых рекомендаций должна быть от общего к частному и технологичному. Но по тексту данных Рекомендаций даются ссылки на соответствующие пункты Правил 2015 г., и почти всегда – с целью простого цитирования и повтора, а не разъяснения нормативных пунктов, что отчасти сводит на нет заявленную методическую цель Рекомендаций.

Точно такие же простые ссылки в Рекомендациях даются на приложения к Правилам 2015 г. без необходимых пояснений и образцов заполнения утвержденных форм. Отбор примеров оформления приложений, включенных в Рекомендации, остается необоснованным. Хотя однозначно положительно можно оценить примеры оформления книги учета поступления и выбытия дел, документов; реестра описей; листа фонда; листа-заверителя к законченной описи дел, которые помогут практикам, осуществляющим архивное хранение документов в организациях.

В Правилах 2015 г. организация и технология хранения электронных документов (ЭД) подробно не рассматривается, поэтому, очевидно, и в тексте Рекомендаций упоминается технология хранения ЭД на физически обособленных носителях (без выделения специального раздела, что снижает актуальность Рекомендаций).

Процессный подход

Рекомендации провозглашают процессный подход к описанию архивных работ и, таким образом, помогают осознать, что в современной практике архивного дела необходим технологический подход.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.