• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2018
  • Рубрика Права и обязанности

Зачем и как истребовать документы у бывшего директора

Часто свергнутые руководители забирают с собой корпоративные и бухгалтерские документы общества. Это позволяет им скрыть информацию о совершенных сделках, а также продолжить борьбу за свой пост.
Объясним, как этому противодействовать: в какой ситуации бывшему и новому руководителю выгодно оформление актом приема-передачи дел; что необходимо сделать и документировать до подачи иска в суд об истребовании документов у бывшего руководителя; кто и как может доказать отсутствие или наличие документов у ответчика; как добиться от него выполнения решения суда.



Увольняемый директор должен передать имеющиеся у него документы общества новому руководителю. Но так происходит далеко не всегда. Процедура передачи документов четко не регламентирована законодательством, а ответственность за ее нарушение не установлена. Это и порождает злоупотребления. Однако сложившаяся судебная практика позволяет построить последовательный алгоритм эффективного истребования документации, о котором вам и расскажем.

Кто и что должен передать?

До предъявления требований о возврате непереданных документов надо разобраться с их перечнем. При смене материально ответственных лиц должна производиться инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации1. Данная процедура должна предшествовать предъявлению требования о возврате непереданных документов2.

Но стандартные документы инвентаризации (сличительные ведомости, инвентаризационные описи и акты инвентаризации) предназначены для фиксации основных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. А перечень найденных корпоративных документов можно отразить в акте, составленном в произвольной форме, например, об отсутствии работника на рабочем месте, вскрытия кабинета или сейфа3. Если вскрывать ничего не нужно, подойдет обычный акт осмотра документов.

Пример 1

Акт осмотра обнаруженных документов

Свернуть Показать
Акт осмотра обнаруженных документов

Бывший директор может заявить, что запрошенных документов у него нет, поэтому требование об их передаче он при всем желании исполнить не может. Однако суды не всегда соглашаются с такой логикой. Руководитель обязан обеспечить сохранность документов, предусмотренных4:

  • нормативными правовыми актами. В первую очередь стоит заглянуть:
    • в Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс);
    • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558);
    • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
    • Налоговый кодекс РФ и др.
  • уставом и внутренними документами компании;
  • решениями общего собрания участников, совета директоров (наблюдательного совета) и исполнительных органов общества.

Попросту говоря, обязанность сохранять конкретные документы в течение определенного срока установлена для компании. А организовать этот процесс и отвечать за сохранность документального фонда юрлица должен его руководитель.

Обратите внимание, что срок хранения документов зачастую превышает сроки исковой давности и привлечения к административной ответственности.

См. статью «Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?» журнала № 9′ 2016. За документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный исполнитель (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях?
Судебная практика
Свернуть Показать

В деле № А33-16565/2014 Третий арбитражный апелляционный суд посчитал, что директор не обязан возвращать бухгалтерские документы, относящиеся к периоду 2005-2009 гг., поскольку они не могли быть предметом налоговой проверки (постановление от 13.05.2015).

Однако ВС РФ не согласился с таким подходом. Он посчитал, что ответчик обязан вернуть все полученные документы, независимо даже от истечения сроков их хранения, потому что документы, которые получил бывший директор, могут представлять интерес для компании и ее участников (определение ВС РФ от 02.02.2016 № 302-ЭС15-14349).

Директор имеет доступ ко всей документации, связанной с деятельностью общества, и как исполнительный орган отвечает за ее сохранность5. Поэтому передача документов – это обязанность предыдущего директора, которую он должен исполнить в момент увольнения. Именно он должен прибыть в организацию с документами и передать их. В акте приема-передачи, помимо прочего, желательно указать состояние документов. Обычно на таких актах расписывается тот, кто передает их, и тот, кто принимает. Но для дополнительных гарантий можно привлечь и свидетелей происходящего.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.