Разные организации по-разному могут применять постоянный срок хранения, предписанный перечнями управленческих документов со сроками хранения.
Какие организации могут его сократить, и что для этого надо предпринять?
Документы каких лет под какие перечни подпадают? Как указывать срок хранения в номенклатуре дел? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
В коммерческой организации на протяжении многих лет утверждались номенклатуры дел с указанием постоянных сроков хранения, установленных перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Вместе с тем данный приказ разрешает коммерческим организациям устанавливать по статьям, где указан срок хранения «постоянно», срок не менее 10 лет. Может ли центральная экспертная комиссия пересмотреть сроки хранения дел, сформированных более 10 лет назад, и уничтожить такие документы? В каком нормативном акте есть разъяснения по данному вопросу?
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010 г.).
Данный приказ не содержит какого-либо разрешения или уточнения по отношению к коммерческим организациям. Только сноска к графе 3 «Срок хранения документа» самого Перечня 2010 г., обозначенная одной звездочкой , уточняет применение нормативного срока хранения «постоянно» в тех организациях, которые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, – они должны хранить эти категории документов не менее 10 лет (см. отметку «1» в следующем Фрагменте документа).
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)
Обратите внимание, что в самом Перечне 2010 г. имеются статьи с категориями документов постоянного срока хранения, рядом с которыми стоит сноска с двумя звездочками , фактически означающая срок хранения «до ликвидации организации» (см. отметку «2» там же). Причем, в случае ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования, их документы могут быть приняты в государственный или муниципальный архив на основании договора, который должен быть подготовлен конкурсным управляющим или ликвидационной комиссией (ликвидатором). Прежде всего принимаются документы по личному составу, а иные документы – по принципу выборки в зависимости от направлений деятельности организации и ее значимости для развития соответствующей территории (например, документы градообразующего предприятия или организации, осуществляющей публично значимые функции и функции основного работодателя в регионе имеют больше шансов попасть в государственный или муниципальный архив).
В приведенном здесь фрагменте Перечня 2010 г. хорошо видно, что сноска оформлена в заголовочной части таблицы у наименования графы 3, а сноска встречается в строках таблицы рядом со сроком хранения «Пост.» у некоторых категорий документов. Это означает, что:
-
организации – источники комплектования государственного или муниципального архива, должны будут постоянно хранить документы, у которых в графе 3 написано «Пост.»;
- а организации, не являющиеся источниками комплектования (причем вне зависимости от того, являются они коммерческими или некоммерческими), могут применять постоянные сроки хранения,...
