• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2018
  • Рубрика Формула успеха

Чек-лист для организации рабочих встреч, совещаний и корпоративных мероприятий

Мы побеседовали с Марией Бобровой, ассистентом технического отдела BP Россия, которая поделилась собственным опытом организации мероприятий: в каком порядке действовать и на что обращать внимание (в частности, как подобрать оптимальную площадку, как взаимодействовать с приглашенными лицами, как продумать вопросы безопасности, на чем и как можно сэкономить, а на чем не стоит и др.).


Мария, у вас богатый опыт организации мероприятий в качестве ассистента технического отдела. Поделитесь секретами планирования рабочих встреч, совещаний, корпоративных мероприятий.

– Действительно, по работе мне часто приходится организовывать совещания, конференции, иные мероприятия, в т.ч. праздничные. И для того, чтобы ничего не забыть и все успеть, использую чек-лист.

Выбрать способ его составления вы можете сами, в зависимости от целей и задач, а также масштаба мероприятия. Это может быть таблица в электронном виде или лист А4 (Пример 1). Если к документу необходим доступ разных людей, то, конечно, его лучше сделать электронным, разместив во внутренней сети. Если же мероприятие небольшое, то чек-лист скорее будет напоминать маленькую «шпаргалку».

Пример 1

Чек-лист мероприятия

Свернуть Показать
Чек-лист мероприятия

– С чего вы начинаете?

– Организацию любого мероприятия начинаю с логистики и безопасности, поэтому первоначально чек-лист будет посвящен именно этим вопросам. Что рекомендую включать в него?

Во-первых, дату проведения мероприятия. При ее выборе важно учесть многие факторы, чтобы дата устраивала большинство участников, не попадала на отпускную пору или на местные праздники и большие события (например, в России это Новый год, 23 Февраля, 8 Марта, 9 Мая или какие-то крупные мероприятия, как прошедшие Олимпиада-2014 в Сочи или Чемпионат мира по футболу – 2018).

Во-вторых, план мероприятия. Его, естественно, тоже надо подготовить в самом начале, когда вы только планируете. Обсудить и согласовать с начальством, учтя его пожелания.

– С кем еще стоит согласовывать планы?

– Если это многосторонняя встреча топ-менеджеров, то надо постараться учесть интересы представителей и других компаний, принимающих участие. Для этого лучше связаться с их ассистентами и по данному «каналу» уточнить как минимум приемлемость предлагаемого вами времени и места встречи, а также можете спросить, есть ли особые пожелания по питанию, отправить карту проезда, контактные номера телефонов, идеально, если все будет в одном небольшом документе.

Еще план стоит согласовать со всеми департаментами и службами, которые будут задействованы в мероприятии (как правило, служба безопасности, транспортный отдел и др.).

– Получется, что перед согласованием надо определиться с местом проведения мероприятия? А что еще надо продумать?

Место проведения встречи, конференции, совещания или корпоративного мероприятия очень важно. Надо понять, какова транспортная его доступность, насколько будет удобна площадка для участников, как удалена от центра, офиса и пр.

Помимо приоритетного места для проведения мероприятия, рекомендую держать в уме еще несколько площадок. Это особенно актуально для высоких сезонов (например, предстоящего Нового года), когда самые удобные и выгодные места могут быть заранее забронированы.

Далее определяю соответствие помещения и его функциональных возможностей планируемому мероприятию. Здесь надо учесть, насколько выбранное помещение соответствует целям проведения мероприятия. Обычно организую деловые совещания, рабочие встречи (праздничные меропрития в основном готовит наш офис-менеджер, но если моя команда вовлечена, то ей помогаю). Организуя любое мероприятие, проверьте наличие:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.