Корпоратив онлайн тоже возможен
Рассказываем, как можно организовать корпоративное празднование Нового года в онлайн-формате, в чем его плюсы. Такого у вас, скорее всего, еще не было!
Как выявить ожидания от корпоратива у руководства, чтобы максимально реализовать их? Как спланировать новогодний корпоратив, что учесть (сколько еды и алкоголя заказать, требования к оборудованию и многое другое)?
Какие ЧП чаще всего происходят на таких мероприятиях, что можно сделать для их предотвращения?
А по окончании корпоратива обязательно получите обратную связь. И тут пригодятся подходы, которые можно применить к недовольным. Еще важно подчеркнуть сильные стороны прошедшего мероприятия.
Как соответствовать ожиданиям
Чтобы грамотно и хорошо провести любой корпоративный праздник, надо понять, с какими целями он будет проводиться и для кого. Другими словами: кто является заказчиком, а кто – потребителем.
Заказчик – это обычно руководитель либо владелец компании. И у него может быть собственное видение того, как и для чего нужен праздник. Такие люди обычно всегда сильно заняты и поэтому очень не любят долго говорить о вещах, которые им кажутся и так понятными. Это может привести к досадным недоразумениям, которые необходимо заранее предвидеть и предотвратить.
Потребители – это гости, которых приглашают на корпоратив: сотрудники компании, а еще могут быть ее ключевые клиенты, партнеры. Их интересы тоже необходимо учитывать по мере возможности, иначе им не понравится, и тогда заказчик не достигнет поставленных целей.
Если интересы заказчика и потребителей сильно различаются, вам придется искать «золотую середину», чтобы по возможности удовлетворить большинство людей.
Пример 1
Филиал компании «МТ-консалт» принимал высокостатусных гостей из головного офиса. По этому поводу была организована широкая культурная программа, в которой участвовали как приглашенные гости, так и сотрудники филиала. Однако те, кто занимался непосредственной разработкой программы мероприятия, не учли культурный уровень и воспитание гостей, из-за чего разразился скандал – шоу со стриптизом вызвало негодование у высшего руководства. В результате корпоратива был со скандалом уволен менеджер, занимавшийся его организацией, а также наказан руководитель филиала за то, что не проконтролировал работу своего подчиненного.
Какие вопросы необходимо задать руководителю, чтобы «точнее попасть в цель»? Их много, поэтому вам придется приложить усилия, чтобы получить ответы на все. Вы можете подготовить вопросы в письменном виде, можете задать устно (спросите, какой вариант удобнее руководителю). Что-то придется уточнять путем проб и ошибок. Кое-что обычно известно из предыдущего опыта (если он был). Даже если вы работаете недавно, то наверняка есть некоторый опыт коллег, и тогда его можно изучить (при наличии возможности, конечно). Это поможет сэкономить время на выяснение всей необходимой информации.
1. Цели проведения корпоратива. Они бывают явные (например, празднование Нового года, дня рождения компании и т.д.) и неявные (сплотить коллектив, подвести итоги года, поднять мотивацию сотрудников, просто порадовать людей, снять накопившееся напряжение, разрядить опасную ситуацию и т.д.). Явные цели обычно озвучиваются в программе мероприятия (они будут известны участникам). Неявные – нет (это информация лично для вас).
Допустим, в коллективе наблюдаются недовольство условиями труда, зарплатой, усталость, многие разочаровались. Чтобы вдохновить коллектив, зажечь его общей идеей на новый период времени, вам придется приложить определенные усилия. Исходя из этой цели, вы будете выбирать, как именно провести корпоратив, чтобы довольны остались не только руководители, но и сотрудники, которые будут в этом участвовать. Типичная ошибка – не учесть мнение людей. Они ответят на это молчаливым саботажем мероприятия под благовидными предлогами либо примут участие из-под палки, но эффект от него будет нулевым. Критерий успешности вашего проекта в том, чтобы люди с удовольствием на него пошли и большинство осталось довольно.
С другой стороны, руководство, которое заказывает и оплачивает праздник, тоже должно получить «свое». При этом неявные цели так и остаются неозвученными, выставлять их напоказ не надо.
Связанный материал
В чем фокус исполнения заветного желания?
№ 04 / 2016
См. статью «В чем фокус исполнения заветного желания» журнала № 4′ 2016
Связанный материал
«С Новым годом!», или Как провести новогоднюю поздравительную кампанию
№ 11 / 2013
Связанный материал
Создание конвертов в MS Word
№ 02 / 2016
2. Средства, выделенные на праздник. При планировании корпоративного мероприятия надо сразу определиться с его бюджетом.
Если он ничтожно мал, то это будет нечто вроде «капустника»: праздник проходит в офисе, а все развлечения делаются методом самодеятельности. При этом ваша задача – найти и вдохновить тех сотрудников, которые сумеют реализовать такую самодеятельность, которая действительно будет интересна остальным. Есть множество недорогих игр вроде «Мафии», «Имаджинариума», в которые можно играть в небольшом коллективе.
Если же средства позволяют, то можно провести корпоратив по более высоким стандартам: снять помещение, пригласить ведущих, певцов, аниматоров, провести тимбилдинг и т.п.
3. Ограничения. Очень важно понимать, какие существуют ограничения. Как в Примере 1, о них может никто и не говорить, но если вы их не узнаете заранее или не угадаете, то последствия могут быть крайне неприятными. Ограничения могут быть самыми разнообразными, например:
- продиктованными культурным уровенем и запросами участников. Далеко не любому коллективу подойдут игры «для пьяной компании», которые можно легко найти в Интернете;
- кто-то заказывает тимбилдинг с активными физическими нагрузками, а у кого-то после подобного «праздника» на стол лягут заявления об увольнении по собственному желанию;
- ограничения могут быть и по религиозным причинам, обязательно учитывайте этот фактор. Например, мусульманам запрещено распитие спиртных напитков, блюда из свинины.
Ожидания сотрудников. Нередко для корпоративных мероприятий сотрудников просят что-то купить / арендовать / сшить, например, карнавальные костюмы. Убедитесь, что подобная просьба не приведет к возникновению недовольства в коллективе. Возможно, есть другие способы, например коллективно взять костюмы напрокат за счет компании, обойтись без специальных костюмов, ограничиться обычной праздничной одеждой, сделать что-то своими руками. Уточните у руководства, могут ли сотрудники брать на корпоратив членов своей семьи, детей – этот вопрос вам наверняка зададут.
Если вы готовите подобное мероприятие впервые или хотите лучше учесть интересы людей, проведите небольшой опрос. При этом составляйте вопросы так, чтобы получать те ответы, которые будут примерно в рамках того мероприятия, которое планируется. Иначе запросы сотрудников могут значительно превзойти возможности работодателя, это приведет лишь к недовольству мероприятием. Вам необходимо «продать» идею мероприятия как коллективу, так и руководству.
Этап планирования корпоративного праздника
После того как вы примерно представите себе цели и задачи предстоящего мероприятия, бюджет и количество людей, а также требования к помещению и культурной программе, определитесь с тем, кто будет все это делать. В случае отсутствия достаточных средств это делают сами сотрудники в своем офисе. Если бюджет есть, то будете ли вы сами искать исполнителей или найдете специальное ивент-агентство? При выборе специализированной компании, обязательно изучите не только позитивные отзывы на ее сайте, постарайтесь еще получить отзывы тех заказчиков, которые имели с ней дело, например, обзвонив их.
План мероприятия должен содержать:
- Место.
- Время.
- Меню.
- Культурная программа.
- Расписание (как все будет происходить, желательно с точностью до 10–15 минут).
- Дополнительные моменты (безопасность, медицинское сопровождение, если это большое мероприятие, и т.д.).
Подготовленный план нужно обязательно согласовать как минимум с руководством. Если на этапе планирования мероприятия вы встречаете сопротивление коллектива или руководства – это не значит, что у вас ничего не получится. Просто необходимо грамотно работать с возражениями. Узнайте, что именно не устраивает в том плане, который вы предлагаете. Замените те моменты, которые вызывают неприятие, на те, которые будут как минимум нейтральны для большинства гостей, как максимум – позитивны и желанны. Вряд ли возможно сделать так, чтобы ваше мероприятие понравилось абсолютно всем (хотя и такое случается).
Переходим к деталям. Когда вы будете примерно представлять себе, каким будет корпоратив, надо найти наилучший вариант из доступных помещений. Делать это желательно заранее, т.к. перед Новым годом обычно хорошие рестораны забронированы на удобные даты за несколько месяцев.
Вам необходимо знать:
- примерный размер площадки (ресторана или другого места для корпоратива) и требования к ней (стиль, кухня, место расположения, наличие сцены, музыки и т.д.);
- средние затраты на одного гостя. Чтобы гость был сыт в течение вечера, требуется в среднем примерно 1–1,5 килограмма еды на одного человека (не считая десерта и фруктов). Количество алкоголя тоже рассчитывается исходя из того, сколько и каких напитков выпьют приглашенные гости (коллективы есть более и менее пьющие, специфику своего вы должны учесть, можно ориентироваться на данные предыдущих корпоративов). Нежелательно заказывать меньше, чем необходимо (это, скорее всего, приведет к необходимости дозаказывать по завышенным ценам непосредственно в момент проведения мероприятия). Если вы закажете больше нужного, это может привести к тому, что некоторые сотрудники утратят чувство меры. Чтобы предотвратить это, необходимо «отвлекать людей от стола» культурной программой (соревнованиями, бегом в мешках и т.д.) либо позаботиться о том, чтобы выпившие лишнего люди безопасно добрались домой (можно заранее заказать транспорт или заложить в бюджет деньги на вызов такси);
- требования к проживанию, если корпоративное мероприятие проводится на выезде. Необходимо заранее составить списки сотрудников, забронировать необходимое количество номеров, убедиться, что вы не заселили незнакомых мужчину и женщину в один номер и т.д. Как ни странно, так бывает, если тот, кто занимается организацией мероприятия, относится к этому вопросу не слишком серьезно. Это приводит к возникновению конфликтов в момент заселения в отель. Если корпоратив проходит в праздники (например, Новый год), решить подобные вопросы на месте может быть крайне сложно (в такие периоды некоторые отели практикуют даже овербукинг – продают больше мест, чем существует физически);
- требования к оборудованию. Если вы пригласили музыкантов, то их оборудование может потреблять больше электроэнергии, чем допустимо, и это приведет к выключению электричества непосредственно в момент проведения праздника. Такие вопросы требуется тщательно изучать. У многих артистов существует специальный райдер – список требований, обязательных для их участия в мероприятии (в т.ч. и с техническими нюансами). Его нарушение может служить причиной для разрыва контракта, поэтому к подобным вопросам надо отнестись серьезно, заблаговременно прочитать райдер и подготовить все необходимое.
Отдельно уделите внимание тому, как вести себя на корпоративе. Возможно, стоит сделать короткую памятку (Пример 3) и разослать ее сотрудникам как рекомендацию. Причем сделать ее можно с юмором, поскольку люди, которые придут на корпоратив, являются взрослыми, то говорить им серьезно о банальных истинах, которые и так должны знать все, – неправильно.
Продумайте, как ненавязчиво познакомить с этими правилами тех, кто нарушал их на предыдущих мероприятиях. Не всегда можно напрямую подойти к человеку и откровенно поговорить о возможных проблемах, хотя иногда это может быть лучшей тактикой. Правила поведения можно обыграть в форме шутливых комиксов. Можно запустить через «сарафанное радио» обсуждение того, чего не стоит делать:
Пример 2
В торговой компании каждому новичку рассказывают, что бывает с теми, кто пришел на корпоративный Новый год без маскарадного костюма: «А ты знаешь? Вот наш генеральный директор в прошлом году пришел в дорогом костюме, так его разрезали ножницами на тонкие лоскуты… И так будет с каждым…» Разумеется, после такого рассказа едва ли кто-то из сотрудников рискнет и придет не в том виде, который от него ожидают.
Пример 3. Памятка как вести себя на корпоративном мероприятии в приглашении
Заранее предупредите коллектив о том, чтобы на праздничном мероприятии никто не подходил к руководству с рабочими вопросами или личными просьбами (в Примере 3 это пункты 3 и 4). Кстати, многие иностранцы вообще боятся русских корпоративов как огня, у них не принято переходить личные границы, даже если вы выпили спиртное. Если у вас руководитель-иностранец, то рекомендуем, чтобы рядом с ним находился кто-то, кто будет вежливо и аккуратно отводить подобных людей в сторону и разъяснять им правила поведения. Заранее найдите такого «опекуна» и должным образом проинструктируйте. Лучше, чтобы он был непьющим (иначе забудет обо всех ваших инструкциях через 5 минут после начала застолья) и не слишком увлекающимся культурной программой.
Само мероприятие
Если вы отвечаете за проведение корпоративного праздника, то для всех это – вечеринка, а для вас – работа. Причем вы должны иметь вид человека, так же радующегося происходящему, как и все остальные, а может быть и еще больше... даже если возникнут непредвиденные обстоятельства. Что-то всегда идет не по плану, и на Солнце есть пятна, простите себя и других за мелкие сбои, быстро предпринимайте меры по их устранению.
Мнение эксперта
Приведем самые распространенные варианты ЧП на корпоративах, на предупреждение которых стоит работать.
1. Чрезмерное употребление алкоголя способно повлиять на качество работы на следующий день. Заказов на корпоративы перед Новым годом много, и зачастую тем, кто «не успел», для празднования в кафе или ресторане остаются рабочие дни. Следовательно, после праздника сотрудников ожидают рабочие будни. Согласно же ТК РФ находиться в нетрезвом состоянии на работе нельзя, поэтому те, кто превысил меру алкоголя накануне, рискуют быть наказаными самим же работодателем за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения (увольнение по подп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Кстати, анализ судебной практики выявил, что суды в подобных случаях признают правоту работодателя. Ведь организуя корпоративный праздник с алкоголем, руководство не настаивает на его чрезмерном употреблении.
Выходом из данной ситуации может стать опыт некоторых работодателей, которые следующий день после корпоратива объявляют выходным либо начало рабочего дня сдвигают, например, на 12 часов.
2. Драки и потасовки. Во время празднования может возрасти риск выяснения отношений сотрудников друг с другом с применением кулаков. Горячительные напитки и разговоры по душам порой приводят к этому. В таком случае выручить может привлечение охранников заведения, но под контролем вашей стороны (надо стараться избегать вызова полиции).
Бывает, что празднование в кафе и ресторанах омрачается потасовкой с другими гостями, если заведение не закрывалось на спецобслуживание вашего мероприятия. Особенно если в конфликте двух людей из разных компаний каждого из них решит поддержать часть родного коллектива. Такие сценарии надо ликвидировать в зародыше.
См. пример 4.
3. «Подмоченная» репутация. Корпоративные вечеринки большинство сотрудников воспринимают как повод отвлечься от работы, пообщаться в неформальной обстановке и буквально забыть обо всем. Хотя последнее чревато. Раскрепощенное поведение, нарушение субординации и развязность способны сильно «подмочить» репутацию человека, изменить мнение руководства и коллектива о нем.
Причем испортившееся мнение руководства может привести к желанию расстаться с работником как можно скорее. Согласно данным портала Superjob.ru, увольнять разбушевавшихся на коллективных гулянках сотрудников приходилось 16% компаний. В 6% случаев работники увольнялись самостоятельно, а в 10% инициативу приходилось проявлять руководству. Чаще всего трудовые договоры расторгаются после танцев на столе, стриптиза, подстрекательства к драке, за выпивку, соблазнение шефа, прилюдные оскорбительные выражения в адрес начальства, видео- или фотосъемку с последующим размещением в Интернете без согласия участвующих.
Отметим, что «подмоченная» репутация грозит не только конкретному сотруднику, но и компании в целом. В Интернете можно найти множество видеозаписей с корпоративов крупных компаний, на которых сотрудники «отрываются» по полной.
4. Массовое или единичное отравление. Увеселительные корпоративы без стола с яствами не обходятся никогда. Несмотря на то что заведение, которому компания доверит кормить своих сотрудников, как правило, подбирается тщательно, риск отравления некачественными продуктами существует.
При этом заметьте, что на следующий день в связи с симптомами отравления на работу может не прийти только 1 или всего несколько человек из большого коллектива. Не считайте их симулянтами. Во-первых, им действительно могло попасться проблемное блюдо. А во-вторых, симптомы нетоторых проблем со здоровьем похожи на симптомы классического отравления (например, если человек съел жирного больше обычного, а у него дискинезия желчного пузыря).
5. Кража личного имущества сотрудников. При праздновании в ресторане, развлекательном клубе в связи с массовостью мероприятия, большим количеством гостей, обслуживающего персонала, «развлекательной команды», риск кражи личного имущества работников компании-заказчика возрастает. Да и в соседнем зале могут быть посторонние вам гости заведения.
См. пример 5.
Как показывает практика, все потенциальные недостатки корпоративов объясняются человеческим фактором. Возможность минимизировать или устранить их есть, для этого работодателю следует:
- организовать надлежащую охрану своих сотрудников и их имущества, например, путем найма охраны данного мероприятия на вечер или лишив сотрудников собственной службы безопасности данного праздника, сделав его их работой;
- локализовать место проведения праздника – снять зал или целое кафе / ресторан с условием закрытия места проведения корпоратива для посещения посторонних;
- выбирать увеселительное заведение, имеющее преимущественно положительные отзывы посетителей о его кухне, обслуживании, обстановке и т.д. Такие данные можно почерпнуть из открытых источников (например, Интернета);
- минимизировать количество предлагаемого трудовому коллективу алкоголя;
- пригласить для развлечения коллектива тамаду или агентство по проведению праздников. Это обеспечит активное веселье, исключит переедание и чрезмерное употребление алкоголя, которые становятся более вероятными при отсутствии отвлечения на игры, шарады, конкурсы.
Дополнительных трат потребует лишь привлечение охранного предприятия и аниматоров, все остальное по силам любому работодателю.
Пример 4
Новогодний корпоратив для сотрудников одной из крупных красноярских компаний закончился дракой с охранниками клуба, который по договору должен был развлекать и кормить гостей. В результате потасовки на двоих пострадавших посетителей клуба –сотрясение мозга, перелом носа и выбитый зуб. Специалисты охранного дела в комментариях к данной ситуации отметили, что проблема неквалифицированной охраны развлекательных заведений действительно есть. Далеко не все владельцы клубов готовы платить за наемников-профессионалов из частных охранных агентств. Многие предпочитают взять крепких ребят с улицы и оформить их как «администраторов», «контролеров режима», «менеджеров по работе с клиентами». На самом деле они выполняют функции вышибал, причем зачастую с применением спецсредств – дубинок, наручников и прочего, что незаконно без лицензии профессионального охранника.
По мнению руководителя одного из клубов, причиной подобной реакции со стороны охранников заведения является состояние опьянения посетителей вплоть до потери человеческого вида. Как правило, на корпоративах люди «отрываются» «на полную катушку», потому что «контора платит». По словам другого владельца клуба, охрана просто так не кидается на людей, которые ведут себя нормально. Часто неадекватные действия охранников – ответ на столь же неадекватные поступки посетителей1.
Пример 5
На корпоративной вечеринке по случаю празднования Нового года присутствовали около 300 человек. 28-летняя сотрудница предприятия принесла на праздник видеокамеру и снимала на нее происходящее веселье. Глубоко за полночь она начала собираться домой, оставив дорогостоящую видеокамеру на столе и попросив коллег присмотреть за ней. Кто-то из присутствующих решил продолжить съемки. Ни вечером, ни на следующий день хозяйке камеру так и не вернули2.
После корпоратива
Соберите от сотрудников обратную связь о том, что понравилось и что нет. Это поможет в будущем. Довольно неприятно услышать негатив после того, как вы затратили столько усилий, чтобы все это организовать. Но лучше найти в себе смелость все выслушать, чем это будут обсуждать за вашей спиной.
Если что-то не понравилось – пообещайте, что в следующий раз будет лучше (и постарайтесь сдержать слово). Если улучшить невозможно – обоснуйте почему. Таким образом вы выбьете почву из-под ног недоброжелателей. Можно также запомнить этих людей и в следующий раз привлечь к организации нового корпоратива. Когда человек приложил хоть какие-то усилия, вряд ли он будет столь энергично критиковать то, частью чего является.
Подчеркивайте те позитивные результаты, которых удалось добиться. Если были сделаны красивые фотографии – их можно разместить на специальной доске, на корпоративном портале, в корпоративной газете и т.д.
Если прошел бал-маскарад, можно вручить специальный приз за лучший костюм. Это будет мотивировать людей к тому, чтобы на следующем корпоративе выглядеть лучше, чем на предыдущем.
Корпоративный праздник, если он удался, выглядит легким, целостным. И только тот, кто его организовывал, знает, сколько труда было вложено в каждую деталь.
