• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2019
  • Рубрика Архивное дело

Переплет архивных документов: из опыта работы

Начало статьи, продолжение в № 3’ 2019, окончание в № 4’ 2019

Советы по выбору способа переплета документов разного вида приведены в таблице. Опытный архивист учит делать простой архивный переплет: дает подробный пошаговый алгоритм действий (в т.ч. порядок прошивки дела на 4 прокола), отмечает важные особенности работы. Подсказывает, как своими руками можно соорудить приспособление, которое существенно упростит работу. Рекомендует наиболее удобные переплетные материалы.


Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу перед их передачей в архив организации или в государственный, муниципальный архив после экспертизы ценности и упорядочения переплетаются или подшиваются в картонную обложку.

Использование переплета документов в архивном деле обеспечивает долговременную физическую сохранность документов. Его также можно рассматривать как элемент архивной эстетики.

Мнение
Свернуть Показать
Наталия Сараева, эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»

В большинстве городов реально заказать изготовление архивного переплета документов в специализированной компании или даже в муниципальном архиве. Все упирается в объем работ и цену вопроса.

Например, в Москве переплести 1 дело стоит от 100–170 руб. Некоторые фирмы берутся за эту работу, если сумма заказа будет выше определенной планки (например, 5 000 или 10 000 руб.), тогда даже за переплет 1 или 10 дел придется заплатить эту запрошенную сумму. Возможна доставка документов на переплетные работы и обратно силами исполнителя. И уточняйте, входят ли материалы в стоимость работ.

Можно найти и пригласить «на свою территорию» обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных вами дел. Но проделать такую работу реально и самим при помощи данной статьи.

Автор не претендует на оригинальность и новизну описываемых методик, а только стремится, опираясь на собственный опыт, помочь заинтересованным лицам научиться переплетать документы и другие объекты информации на бумажной основе. Поэтому читатель не найдет в работе ссылок на существующие публикации по этим вопросам, тем более что методические пособия, с которыми знаком автор, в большинстве своем опираются на технологии столетней давности, когда не было современных материалов и инструментов. Вместе с тем автор полагает, что знакомство с этой литературой может обогатить начинающих переплетчиков более фундаментальными знаниями, чем предлагаемая статья.

Наиболее распространенные способы переплета

В Таблице 1 отражена специфика различных способов переплета. Однако как именно переплести конкретные документы в конечном счете зависит от вашего выбора.

Таблица 1

Какой способ переплета лучше выбрать

Свернуть Показать
Какой способ переплета лучше выбрать

Оборудование и материалы для переплетных работ

При всей простоте переплетного дела для его осуществления необходимы разнообразные инструменты и материалы: электродрель (или шуруповерт), сверла, молоток, иголки, кисти, ножи, ножницы, линейки, струбцины, различные сорта бумаги, специальные переплетные материалы (ледерин, коленкор или бумвинил), клей. Особенности их использования покажем далее в процессе описания приемов переплетных работ.

Потенциальный переплетчик должен вооружиться и переплетным станком. Из всех известных автору моделей, как выпускаемых отечественной промышленностью, так и многообразных самоделок, наиболее удачным представляется переплетный станок конструкции профессионального архивиста В.А. Гаврилюка (см. Рисунок 1). Его может сделать всякий, кто хоть немного умеет работать с деревом и металлом. Детальные чертежи станка, с согласия его конструктора, приведены на Рисунке 2. Одинаковыми цифрами на первых двух Рисунках обозначены одинаковые детали конструкции.

Рисунок 1

Переплетный станок конструкции В.А. Гаврилюка, который может сделать каждый (на фото в него вложен блок документов)

Свернуть Показать
Переплетный станок конструкции В.А. Гаврилюка, который может сделать каждый (на фото в него вложен блок документов)
Рисунок 2

Детали переплетного станка конструкции В.А. Гаврилюка

Свернуть Показать
Детали переплетного станка конструкции В.А. Гаврилюка

Вообще-то говоря, в умелых руках даже простой ящик письменного стола или коробка из-под обуви могут заменить переплетный станок.

Станок В.А. Гаврилюка представляет собой ящик с 3 стенками. Боковые стенки практичней выполнить из металла, например алюминия, хотя подойдет и 8–10 миллиметровая фанера. Основную стенку (по длине ящика) удобно выполнить из полоски оргстекла толщиной 8–10 мм, это позволяет переплетчику контролировать укладку документов в станок, регулировать толщину дела. Днище можно выполнить из многослойной фанеры размером 320 × 220 мм. В днище ящика спереди в специально просверленные отверстия вставляется проволочная подставка, которая обеспечивает наклон станка в сторону основной стенки, что облегчает правильную и ровную укладку документов.

В специальные прорези в боковых стенках вставляется прижимная планка, по длине которой просверлены 4 отверстия (отверстий может быть и больше, это зависит от формата будущего дела и от того, на сколько проколов предполагается прошивать документы). Через эти отверстия производят просверливание блока документов или архивного дела. Планка обеспечивает прижим документов во время их просверливания с помощью специальных клиньев, вставляемых в боковые отверстия поверх прижимной планки. Клинья можно выполнить из многослойной фанеры.

Для переплета документов необходим специальный переплетный картон. На обложки документов, предназначенных на постоянное и долговременное хранение, целесообразно использовать картон толщиной 2,5–3 мм. Важно также выбирать такой картон, в котором слои бумажных волокон параллельны корешку будущего дела. Поэтому фирмы, осуществляющие разрезку и реализацию переплетного картона, режут его в двух форматах: «книжный» и «альбомный» (Рисунок 3).

Рисунок 3

Формат картона

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  1 голос

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.