• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2019
  • Рубрика Архивное дело

Переплет архивных документов: из опыта работы

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 339 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Начало статьи, продолжение в № 3’ 2019, окончание в № 4’ 2019

Советы по выбору способа переплета документов разного вида приведены в таблице. Опытный архивист учит делать простой архивный переплет: дает подробный пошаговый алгоритм действий (в т.ч. порядок прошивки дела на 4 прокола), отмечает важные особенности работы. Подсказывает, как своими руками можно соорудить приспособление, которое существенно упростит работу. Рекомендует наиболее удобные переплетные материалы.


Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу перед их передачей в архив организации или в государственный, муниципальный архив после экспертизы ценности и упорядочения переплетаются или подшиваются в картонную обложку.

Использование переплета документов в архивном деле обеспечивает долговременную физическую сохранность документов. Его также можно рассматривать как элемент архивной эстетики.

Мнение
Свернуть Показать
Наталия Сараева, эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»

В большинстве городов реально заказать изготовление архивного переплета документов в специализированной компании или даже в муниципальном архиве. Все упирается в объем работ и цену вопроса.

Например, в Москве переплести 1 дело стоит от 100–170 руб. Некоторые фирмы берутся за эту работу, если сумма заказа будет выше определенной планки (например, 5 000 или 10 000 руб.), тогда даже за переплет 1 или 10 дел придется заплатить эту запрошенную сумму. Возможна доставка документов на переплетные работы и обратно силами исполнителя. И уточняйте, входят ли материалы в стоимость работ.

Можно найти и пригласить «на свою территорию» обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных вами дел. Но проделать такую работу реально и самим при помощи данной статьи.

Автор не претендует на оригинальность и новизну описываемых методик, а только стремится, опираясь на собственный опыт, помочь заинтересованным лицам научиться переплетать документы и другие объекты информации на бумажной основе. Поэтому читатель не найдет в работе ссылок на существующие публикации по этим вопросам, тем более что методические пособия, с которыми знаком автор, в большинстве своем опираются на технологии столетней давности, когда не было современных материалов и инструментов. Вместе с тем автор полагает, что знакомство с этой литературой может обогатить начинающих переплетчиков более фундаментальными знаниями, чем предлагаемая статья.

Наиболее распространенные способы переплета

В Таблице 1 отражена специфика различных способов переплета. Однако как именно переплести конкретные документы в конечном счете зависит от вашего выбора.

Таблица 1

Какой способ переплета лучше выбрать

Свернуть Показать
Какой способ переплета лучше выбрать

Оборудование и материалы для переплетных работ

При всей простоте переплетного дела для его осуществления необходимы разнообразные инструменты и материалы: электродрель (или шуруповерт), сверла, молоток, иголки, кисти, ножи, ножницы, линейки, струбцины, различные сорта бумаги, специальные переплетные материалы (ледерин, коленкор или бумвинил), клей. Особенности их использования покажем далее в процессе описания приемов переплетных работ.

Потенциальный переплетчик должен вооружиться и переплетным станком. Из всех известных автору моделей, как выпускаемых отечественной промышленностью, так и многообразных самоделок, наиболее удачным представляется переплетный станок конструкции профессионального архивиста В.А. Гаврилюка (см. Рисунок 1). Его может сделать всякий, кто хоть немного умеет работать с деревом и металлом. Детальные чертежи станка, с согласия его конструктора, приведены на Рисунке 2. Одинаковыми цифрами на первых двух Рисунках обозначены одинаковые детали конструкции.

Рисунок 1

Переплетный станок конструкции В.А. Гаврилюка, который может сделать каждый (на фото в него вложен блок документов)

Свернуть Показать
Переплетный станок конструкции В.А. Гаврилюка, который может сделать каждый (на фото в него вложен блок документов)
Рисунок 2

Детали переплетного станка конструкции В.А. Гаврилюка

Свернуть Показать
Детали переплетного станка конструкции В.А. Гаврилюка

Вообще-то говоря, в умелых руках даже простой ящик письменного стола или коробка из-под обуви могут заменить переплетный станок.

Станок В.А. Гаврилюка представляет собой ящик с 3 стенками. Боковые стенки практичней выполнить из металла, например алюминия, хотя подойдет и 8–10 миллиметровая фанера. Основную стенку (по длине ящика) удобно выполнить из полоски оргстекла толщиной 8–10 мм, это позволяет переплетчику контролировать укладку документов в станок, регулировать толщину дела. Днище можно выполнить из многослойной фанеры размером 320 × 220 мм. В днище ящика спереди в специально просверленные отверстия вставляется проволочная подставка, которая обеспечивает наклон станка в сторону основной стенки, что облегчает правильную и ровную укладку документов.

В специальные прорези в боковых стенках вставляется прижимная планка, по длине которой просверлены 4 отверстия (отверстий может быть и больше, это зависит от формата будущего дела и от того, на сколько проколов предполагается прошивать документы). Через эти отверстия производят просверливание блока документов или архивного дела. Планка обеспечивает прижим документов во время их просверливания с помощью специальных клиньев, вставляемых в боковые отверстия поверх прижимной планки. Клинья можно выполнить из многослойной фанеры.

Для переплета документов необходим специальный переплетный картон. На обложки документов, предназначенных на постоянное и долговременное хранение, целесообразно использовать картон толщиной 2,5–3 мм. Важно также выбирать такой картон, в котором слои бумажных волокон параллельны корешку будущего дела. Поэтому фирмы, осуществляющие разрезку и реализацию переплетного картона, режут его в двух форматах: «книжный» и «альбомный» (Рисунок 3).

Рисунок 3

Формат картона

Свернуть Показать
Формат картона

Архивный переплет документов

Самый простой способ переплета нередко называют архивным переплетом. Поэтому с него лучше всего и начать обучение.

Установив станок на рабочем столе основной стенкой к себе, приступаем к переплетным работам1.

Сначала подготовим картон для обложки. Складываем вместе 2 листа картона и сдвигаем их относительно друг друга на 10–15 мм (Рисунок 4). В этом положении кладем их на рабочую поверхность и канцелярским ножом надрезаем нижний лист на 1–1,5 мм, ведя лезвие ножа по краю верхнего листа как по линейке. Аккуратно переворачиваем листы картона, стараясь не сдвинуть их относительно друг друга. Точно так же производим надрез 2-го листа.

Рисунок 4

Надрезка краев картона для обложки дела

Свернуть Показать
Надрезка краев картона для обложки дела

Один лист картона (он будет лицевой обложкой дела) кладем в станок надрезом к стенке и вверх (внутрь будущего дела).

К боковым стенкам станка устанавливаем «ограничители» – прямо­угольники картона или пластмассы толщиной 3–4 мм. Их размер может приблизительно соответствовать размеру боковых стенок станка. С их помощью достигается небольшой отступ документов от верхнего и нижнего краев обложки – «канты». Чтобы «ограничители» не «заваливались», их можно закрепить к боковым стенкам станка канцелярскими скрепками.

Теперь на лежащий в станке лист картона кладем чистый лист бумаги (форзац), на него начинаем укладывать документы. Стопку документов располагаем на рабочем столе между собой и основной стенкой станка полями к ней и лицевой стороной вверх.

В станок надо укладывать каждый лист индивидуально:

  • сначала берем первый документ и укладываем его в станок лицевой стороной вниз, полем к основной стенке станка, а верхним краем (обрезом) вплотную к правой боковой стенке;
  • потом так же поступаем со вторым листом (кладем в станок «лицом» вниз, а нижним краем к левой боковой стенке к «ограничителю»);
  • если все документы выполнены на бумаге формата А4, то укладываем их последовательно лицевой стороной вниз, а верхний и нижний края документов то к правой, то к левой боковой стенке2. Хотя можно укладывать документы одного формата и без сдвига относительно друг друга.

Что мы можем заметить и исправить при индивидуальной укладке листов:

  • Необходимо следить, не оказались ли перевернутыми отдельные документы и не имеют ли они загибов углов и краев. Последние необходимо выправлять и разглаживать.
    Повернуть документ относительно корешка будущего дела можно только в том случае, если у документа левое поле лицевой стороны слишком узкое (либо его нет вовсе), а с иной стороны поле больше. В таком случае документ укладывают в блок таким образом, чтобы его текст не был «зашит» в переплет. Допускается повернуть документ на 90о или перевернуть его лицевой стороной на оборотную сторону. Переплетчик должен стремиться к тому, чтобы весь текст документа был доступен для прочтения, а в необходимых случаях и для копирования.
  • Если среди документов попадаются скрепленные канцелярской скрепкой, степлерной скобкой или, например, английской булавкой, эти лишние металлические элементы необходимо удалить. В процессе длительного хранения они могут ржаветь и разрушать документы в деле. Именно поэтому нельзя переплетать документы постоянного и долговременного хранения с использованием некоторых современных моделей переплетных устройств, в которых используются металлические корешки. Да и для документов временного хранения такие устройства нерентабельны из-за своей довольно высокой стоимости, а будучи выделенными к уничтожению, эти дела при их передаче во вторсырье придется освобождать от металлических корешков (задача не из легких).
    Целесообразно также избавляться от ниток, которыми иногда в делопроизводстве прошивают документы в левом верхнем углу или в середине поля.
  • Если среди переплетаемых документов дела встречаются документы другого размера, то с ними поступают следующим образом:
    • если среди документов одного формата, например А4, встречаются документы большего размера по высоте листа, то нижний край документа сгибают (фальцуют) с таким расчетом, чтобы он помещался в деле, затем у нижнего согнутого края со стороны поля заворачивают уголок (Рисунок 5) и помещают документ в станок, сместив его до упора к нижнему краю дела. В таком положении мы не рискуем пришить согнутую часть документа, а исследователь получает возможность развернуть документ и вновь свернуть его после прочтения или снятия копии;
    • Рисунок 5

      Фальцовка документа по высоте

      Свернуть Показать
      Фальцовка документа по высоте
    • если встретился документ большего размера не только по высоте, но и по ширине, то его сначала подворачивают (фальцуют) по высоте, как в предыдущем случае (Рисунок 5), а затем складывают по ширине так, чтобы он не выходил за габариты основного формата документов;
    • если документы на бумаге меньшего формата, то их располагают в деле с поочередным сдвигом вверх-вниз с наложением друг на друга в середине формата либо укладывают их «лесенкой», постепенно смещая вниз верхний край документа относительно предыдущего;
    • если среди документов формата А4 встречается большое количество документов, выполненных на бумаге по высоте в половину этого формата, то их делят на 2 равные стопки. Затем верхнюю стопку сталкивают3 на верхний обрез листов и на корешок и помещают в станок вплотную к правой боковой стенке, а вторую стопку сталкивают на нижний обрез листов и на корешок и помещают в станок вплотную к левой стенке. Это позволяет равномерно распределить документы в деле и сохранить заданную логику документов в нем;
    • если документы А5 формата переплетать таким образом, то дело получается формата А4 – с ним удобнее работать;
    • иногда в деле встречаются документы совсем мелкого формата: выписки из приказов, квитанции, чеки, билеты на проезд в общественном транспорте и т.п. Их необходимо разместить таким образом, чтобы они оказались прошитыми хотя бы на 1 прокол. Для этого на основной стенке станка делают вертикальные риски (отметки), которые указывают местонахождение отверстий на прижимной планке в момент просверливания блока документов;
    • если в деле документы на бумаге формата А4 бессистемно чередуются с документами на листах меньшего размера, то для контроля за равномерным распределением «мелких» документов по толщине дела полезно согнуть из канцелярской скрепки «бегунок», надеть его на основную стенку станка и перемещать для указания места, где был уложен последний такой документ;
    • если довольно много разноформатных документов и в результате наложения их друг на друга дело по толщине корешка получается неровным, то для его выравнивания используют кусочки картона шириной 10-15 мм (эти прокладки на сленге переплетчиков называются «дрова»), которые помещают на полях документов в наиболее тонких местах корешка, добиваясь его ровной толщины.

Обратите внимание: если вы полностью уверены в правильной подборке документов единого формата с достаточным размером поля, которое будет примыкать к корешку, уверены в отсутствии лишних загибов и скрепок, а также иных проблем, то можете уложить в станок сразу всю переплетаемую стопку бумаг.

После того как все документы дела уложены в станок (включая лист-заверитель дела), нужно аккуратно вынуть боковые ограничители так, чтобы документы не сдвинулись. Поверх получившегося блока документов в станок помещают заднюю обложку, укладывая лист картона к основной стенке станка надрезом внутрь и вниз.

Поверх картонной обложки помещают прижимную планку, введя ее шипы в специальные прорези в боковых стенках станка, и сдвигают ее до упора в сторону короткого шипа. Прижимная планка в совокупности с прорезями в боковых стенках станка сконструирована таким образом, что входит в него только в положении «отверстиями для сверления к краю корешка». Теперь вставляем клинья в прорези в боковых стенках станка и с усилием прижимаем ими планку, добиваясь, чтобы блок дела был ровно и плотно прижат к днищу станка.

Если переплетаемые дела имеют небольшую толщину, то можно последовательно поместить в станок несколько дел, соблюдая описанные выше технологические приемы.

Следующая операция заключается в просверливании отверстий в блоке переплетаемого дела. Для этого станок поворачиваем основной стенкой от себя, кладем его на рабочую поверхность горизонтально, вынув из днища проволочную подставку или опустив ее за край стола. С помощью электродрели через специальные отверстия в прижимной планке просверливаем в блоке документов 4 отверстия (прокола). Ориентировочная толщина сверла может колебаться от 2,5 до 3,5–4,5 мм, а его длина должна превышать высоту основной стенки станка с таким расчетом, чтобы патрон электродрели не мешал сверлению. Для этого желательно выбирать сверла длиной 100–120 мм. При просверливании отверстий в блоке документов необходимо стремиться к тому, чтобы сверло входило в него вертикально.

Хорошо, если у переплетчика на рабочем столе лежит обрезок ДСП или толстого оргалита. Они помогут защитить поверхность рабочего стола в процессе сверления и работы с канцелярским ножом, шилом, иголкой.

Следующий важный этап переплетных работ – прошивка блока документов дела. Для выполнения этой операции необходимо иметь прочные нитки, которые выдерживают сильное натяжение и не подвержены гниению (обычно синтетические), и длинную иголку с широким ушком. Отрезаем нитку длиной около 1 метра, просовываем ее конец в игольное ушко и завязываем на кончике узел, а на другом конце нити – небольшую петельку.

Современные нитки, состоящие преимущественно из искусственных волокон, при натяжении вытягиваются, а узлы стремятся к самопроизвольному развязыванию. Мы предлагаем специальный способ прошивки, позволяющий хорошо натянуть нить и избежать расхождения узлов.

Аккуратно вынимаем из переплетного станка сформированный блок документов и кладем его на край рабочей поверхности корешком к себе и лицевой стороной вниз. На Рисунке 6 схематически показаны дальнейшие действия:

  • оранжевыми стрелочками и цифрами – движение нити,
  • а серыми цифрами мы пронумеровали просверленные отверстия, через которые будем пропускать иглу. Таким образом на корешке обозначены отверстия от 1 до 4 слева направо.
Рисунок 6

Прошивка дела на 4 прокола (вид со стороны корешка)

Свернуть Показать
Прошивка дела на 4 прокола (вид со стороны корешка)

Сдвинув блок документов так, чтобы корешок нависал за краем рабочей поверхности, начинаем работать иглой:

  • вводим ее в отверстие № 3 сверху (это 1-й шаг, обозначенный оранжевой цифрой), а затем в отверстие № 4 снизу (шаг 2). Протягиваем нитку до того момента, пока петелька на противоположном ее конце не коснется сверху отверстия № 3;
  • вновь вводим иглу в отверстие № 3 сверху вниз, стараясь не проткнуть нитку, находящуюся внутри отверстия;
  • протягиваем иголку и нитку в отверстие № 2 снизу вверх, а затем в отверстие № 1 сверху вниз. Далее необходимо протянуть нитку вновь через отверстие № 2 снизу вверх, стараясь не проткнуть уже находящуюся там нить;
  • последний стежок: пропускаем иголку через петельку, находящуюся над отверстием № 3 (шаг 7) и натягиваем нить. Затем нащупываем нитку снизу прошиваемого блока между отверстиями № 3 и № 4 и, подтягивая ее, добиваемся того, чтобы петля нитки углубилась в отверстие № 3 и достигла его нижнего края, но узел петли не вышел наружу. Вновь натягиваем нитку.

Поворачиваем блок переплетаемых документов вокруг воображаемой оси на 90о, чтобы корешок оказался с правой стороны. Положив левую руку на блок и прижимая его, пальцами этой руки натягиваем нить от себя, простукивая корешок молотком, находящимся в правой руке. В процессе простукивания корешка, особенно в местах отверстий, сильно тянем нить от себя. Этим достигается осадка блока документов по толщине корешка и необходимая жесткость переплета. Молоток не должен иметь заусениц на обушке, иначе можно перерубить нитку.

Теперь делаем двойной встречный узел:

  • прижимая нитку пальцами левой руки в районе отверстия № 3, не ослабляя натяжения нити, поворачиваем ее на себя, пропускаем иголку под нитку между отверстиями № 1 и № 2 и натягиваем ее от себя;
  • затем прижимаем нитки над отверстием № 2, а иголку пропускаем под двумя нитями между отверстиями № 2 и № 3, захлестываем ее в узел, обхватывающий эти нити, и затягиваем его к себе над отверстием № 2;
  • вновь пропускаем иголку под ниткой между отверстиями № 1 и № 2, захлестываем петлю и затягиваем ее от себя в сторону отверстия № 2;
  • обрезаем нить на расстоянии 10–15 мм от узла;
  • простукиваем корешок молотком, особенно вновь образованный узел, углубляя его в отверстие № 2.

Такой узел не ослабнет и не развяжется, будет прочно удерживать натяжение нити. Предлагаемый способ завязывания двойного встречного узла придуман автором. Он хорош тем, что не позволяет ослабнуть натяжению нити и развязаться узлу. Во всяком случае, за последние 25 лет использования этого способа прошивки рекламаций на ее качество не поступало.

Следующий этап – изготовление корешка. Вначале нарезаем картонные полосы для корешков переплетаемых дел. Прошитое дело кладем на рабочую поверхность лицевой стороной вниз, корешком влево. Берем лист картона (не обязательно той же толщины, что и обложка, можно тоньше; сгодится и бракованный картон, и бывший в употреблении, главное, чтобы по высоте он был одинаков с обложкой).

Лист картона, предназначенный на полоски для корешков, приставляют к корешкам лежащих блоков и отмечают на нем толщину каждого корешка. Затем с помощью гильотины или канцелярского ножа и линейки отрезают полоски картона намеченной ширины. Каждую полоску вкладывают в предназначенное дело, но так, чтобы ее кончик пока выступал наружу в сторону переплетчика. Дела практично раскладывать на 2–3 стопки, например: в одной стопке будут дела с корешками толщиной до 10 мм, в другой – до 20 мм и в третьей – до 25 мм. Когда все переплетаемые дела снабжены заготовками полосок для корешка, то по выступающим краешкам полос их легко пересчитать. Это помогает точнее вычислить количество и размеры полос материала для оклейки корешков.

Для их оклейки сейчас используют как традиционные технические ткани (ледерин, коленкор, дерматин), так и сравнительно новые материалы (например, бумвинил). Опыт показывает, что легче работать с коленкором и ледерином. Лучше всего зарекомендовали себя технические ткани, которые изготовлены на основе тонкого хлопка.

Обычно коленкор, ледерин и другие переплетные материалы продаются в рулонах. Но некоторые фирмы, специализирующиеся на торговле переплетными материалами, нарезают технические ткани на полосы специально для оклеивания корешков архивных дел. Опыт показывает, что рациональней приобретать ткани в рулонах и самостоятельно осуществлять нарезку полос нужного размера по мере необходимости.

У технических тканей основа идет вдоль рулона, а уток поперек. При использовании коленкора и ледерина необходимо кроить полосы для оклеивания корешка вдоль основы. Поперечный крой хуже приклеивается и чаще образует складки материала.

Отмерив лоскут нужной длины, отрезаем его от рулона под прямым углом. Длину лоскута рассчитывают следующим образом: к высоте корешка дела прибавляют сумму расстояний от верхнего и нижнего краев обложки до крайних проколов (отверстий на корешке).

Отрезанный кусок ткани размечаем на полоски нужной ширины, которая может равняться толщине корешка плюс 6 см (по 3 см на каждую обложку – переднюю и заднюю). Можно, например, считать так:

  • на дела толщиной до 1 см кроить полоски шириной 7 см;
  • на дела толщиной до 2 см – полоски шириной 8 см;
  • на дела толщиной до 2,5 см – шириной 10 см;
  • дела большей толщины встречаются крайне редко (т.к. это противоречит архивным правилам).

Подсчитав, сколько полосок нужной ширины умещается на отрезанном длинном лоскуте технической ткани, нарезаем нужное нам с помощью канцелярского ножа и линейки. Очень удобно пользоваться линейкой, сделанной из полоски оргстекла толщиной 4–5 мм, шириной 80–100 мм и длиной порядка 1 метра. Полезно процарапать по длине такой линейки параллельные полосы шириной 0,5–1 см. Это позволит, во многих случаях, не замерять ширину детали (картона, ледерина) обычной линейкой, а отрезать (надрезать) нужную ширину лишь с помощью нанесенных на самодельную линейку рисок.

Отрезанные полосы ткани для оклейки корешков складываем в стопку, сталкиваем на верхний и левый края и кладем на обрезок доски или ДСП изнанкой вверх. При этом самые узкие полоски должны оказаться внизу, а самые широкие вверху. Отступив от левого края стопки полосок 3 см и от верхнего края порядка 0,5 см, прибиваем небольшим гвоздем стопку полосок к обрезку доски или ДСП. Затем прибиваем правую сторону с таким расчетом, чтобы и самые узкие полоски были прихвачены гвоздем в правом верхнем углу стопки. Скусываем шляпки гвоздей. Полезно предварительно положить под стопку полосок кусок ненужного картона, обложку скоросшивателя или целлофановую пленку, дабы защитить рабочую поверхность от клея.

Отверстие от гвоздя (слева) на полоске переплетного материала поможет в дальнейшем рационально расположить детали корешка.

Приклеивание корешка дела. В стародавние времена переплетчики варили клей сами. В наше время ассортимент клеящих веществ значительно расширился. Главные требования к клею можно свести к следующим свойствам – он должен быть:

  • светлым (не пачкать бумагу, обложку, корешок);
  • легко наноситься;
  • прочно склеивать поверхности используемых материалов;
  • противостоять плесени, гниению, быть несъедобным для насекомых;
  • сохранять эластичность после высыхания.

Во многом этим условиям отвечает ПВА, однако он недостаточно эластичен и плохо удаляется после высыхания. Автор предпочитает работать с декстриновым клеем. В случае необходимости его сравнительно легко можно удалить, не испортив текста документов, даже после полного высыхания. Декстриновый клей получают путем термической обработки крахмала. Его можно разводить как теплой, так и холодной водой, а добавление в него глицерина и буры улучшает его эластичные свойства.

Для приклеивания корешков к прошитым томам понадобятся: плоская кисть, ножи, мягкая тряпка.

Разводим или наливаем в стеклянную либо пластиковую емкость клей. В среднем 150–200 грамм клея хватает на 30–40 корешков стандартных дел. Кистью наносим ровный слой клея на полоску переплетного материала. Снимаем полоску с гвоздей и помещаем на рабочую поверхность перпендикулярно к себе, лучше всего на лист оргалита подходящего размера4. Затем вынимаем из прошитого блока дела картонную полоску для корешка и накладываем ее на клеевую сторону полоски технической ткани, следя, чтобы она легла симметрично.

Плотно прижимаем картонную полоску к переплетному материалу, делаем в последнем косые надрезы от углов картонной полоски (см. Рисунок 7) – будущий корешок вверху и внизу получает форму ласточкина хвоста. Отделяем от рабочей поверхности средние части «ласточкина хвоста», заворачиваем их внутрь и приклеиваем к картонной полоске.

Берем сшитый блок документов дела (см. Рисунок 8) и накладываем лицевой стороной его обложки на полоску переплетного материала с таким расчетом, чтобы верхний и нижний край обложки совпадал с краями полоски картона на корешке.

Рисунок 7

Изготовление корешка «ласточкин хвост»

Свернуть Показать
Изготовление корешка «ласточкин хвост»
Рисунок 8

Приклеиваем корешок «ласточкин хвост» к прошитому блоку

Свернуть Показать
Приклеиваем корешок «ласточкин хвост» к прошитому блоку

Придерживая прошитый блок документов, чтобы он не сдвигался относительно корешка, просовываем большой палец между нижним краем обложки, лежащей на корешке, и вшитыми в нее документами. В образовавшийся зазор заворачиваем левую часть нижнего «ласточкина хвоста», просовывая ее между обложкой и форзацем, плотно прижимаем к обложке. Осторожно поворачиваем блок дела вместе с корешком на 180° и повторяем процедуру приклеивания противоположной половинки «ласточкина хвоста».

Теперь отделяем от рабочей поверхности неприклеенную часть корешка, как бы оборачиваем ею корешок блока документов и приклеиваем ко второй обложке, находящейся сверху. Притираем мягкой тряпкой переплетный материал к задней и передней обложкам. Затем ставим блок вертикально на край стола и заводим между задней обложкой и блоком документов 2 оставшиеся половинки «ласточкина хвоста», плотно прижимаем их к обложке с внутренней стороны. Вновь притираем корешок к обложкам дела с двух сторон.

Для применения описанного способа оклеивания блока документов корешком нужен хороший глазомер, дабы так рассчитать длину «ласточкина хвоста», чтобы он не уперся в нитки прошивки блока документов.

Убедившись, что материал приклеился плотно – не имеет пустот и пузырьков воздуха, кладем переплетенное дело на ровную поверхность лицевой стороной вниз для высыхания. В таком же порядке переплетаем следующее дело и кладем его на первое корешком в противоположную сторону. Так постепенно формируем стопку переплетенных дел. Когда все дела переплетены и уложены в одну или несколько стопок, кладем сверху какой-нибудь груз (например, пачку картона) и оставляем для высыхания до следующего рабочего дня.

У высохших дел желательно отогнуть обложки, чтобы они свободно открывались и закрывались. Эта процедура позволяет проконтролировать качество склейки переплетного материала с картоном.

См. статью «Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации» журнала № 3′ 2017
График передачи дел из подразделений в архив организации см. в Примере 10 статьи «Закрытие делопроизводственного года» журнала № 12′ 2016
Для каких организаций обязательны архивные Правила 2015 года? И у кого есть документы Архивного фонда РФ? С какого момента «просто» документы становятся архивными? От ответа на эти вопросы зависит перечень предписаний, которые ваша организация должна выполнять. См. статью «Для каких организаций обязательны новые архивные правила? И у кого есть документы Архивного фонда РФ?» журнала № 4′ 2016
См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации» журнала № 2′ 2016, где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты); как ­поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и ­архива
Статья «Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации» журнала № 4′ 2016 объясняет: какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать; как отличаются обложки дел у разных видов НТД; как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись; как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД; что выдавать пользователям
Продолжение статьи читайте в следующем номере журнала

Сноски

Показать
Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.