• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2019
  • Рубрика Информационные технологии

Автоматизация работы с договорами при помощи Excel или Access

Начало статьи, окончание в № 5’ 2019

Показан опыт агрохолдинга по ведению реестра договоров в Excel или Access, которые есть на большинстве офисных компьютеров в составе MS Office. Из первой части статьи вы узнаете: какие задачи это поможет решить; какие данные фиксировать в реестре о договорах и их допсоглашениях, спецификациях и т.п. сопутствующих документах; как можно цветом и заливкой ячеек выделять копии и договоры, расторгнутые раньше срока; как настроить выбор вида договора из выпадающего списка; как можно автоматически заполнять срок хранения в зависимости от вида договора; как добавить цветовую идентификацию договоров по срокам хранения.


Эффективную систематизацию договоров в агрохолдинге мы составляем из трех «пазлов»: номенклатура дел, систематизация договоров внутри дела, электронный реестр (журнал, база данных).

Номенклатура договоров и сроки хранения

Номенклатура дел договоров – систематизированный перечень групп договоров с указанием сроков их хранения. Она разрабатывается на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010 года).

В Примере 1 показаны лишь некоторые дела с договорами, которые формируются в разных структурных подразделениях.

Пример 1

Фрагмент номенклатуры дел

Свернуть Показать
Фрагмент номенклатуры дел

Разделы номенклатуры договоров разрабатываются структурными подразделениями, а сводная номенклатура организации – отделом, осуществляющим документационное обеспечение управления. Сводный документ утверждается руководителем организации. Номенклатура устанавливает сроки хранения договоров, после истечения которых они могут быть уничтожены.

Обратите внимание на срок хранения трудовых договоров (отмечено «!» в Примере 1). По ст. 657 Перечня 2010 года он составляет 75 л. ЭПК. Но документом более высокого ранга – Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ) – он дифференцируется в зависимости от даты окончания делопроизводством:

  • если работник был уволен в период по 31.12.2002 включительно, то трудовой договор с ним (экземпляр работодателя) должен храниться 75 лет;
  • а если человек уволился позже – то 50 лет.

Данные положения не сразу появились в упомянутом законе – он «помнит» 2 варианта формулировок в ст. 22.1. В номенклатуре дел у трудовых договоров в графе 4 надо ссылаться на ст. 22.1 Закона об архивном деле, а не на последний закон, который вносил изменения в эту статью, и не на Перечень 2010 года.

Большинство договоров в Перечне 2010 года имеют 5-летний срок хранения после истечения срока действия договора. Поэтому его ст. 436, которая предназначена для договоров / соглашений, не указанных в отдельных статьях Перечня 2010 года, содержит срок хранения «5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, соглашения». Но есть, конечно же, договоры, которым установлен иной срок хранения, в т.ч. постоянный.

Обратите внимание на то, что срок хранения по правилам архивного дела исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором договор был исполнен1 (прекратилось его действие), с учетом всех дополнительных соглашений. Проиллюстрируем сказанное:

Пример 2
Свернуть Показать

Некий договор аренды транспортного средства заключен 10 января 2018 года и действует до 10 января 2019 года. Срок хранения такого договора согласно Перечню 2010 года – 5 лет после истечения срока действия (ст. 826). По архивным правилам он отсчитывается с 1 января 2020 года:

  • 1-й год хранения – 2020-й;
  • 2-й год хранения – 2021-й;
  • 3-й год хранения – 2022-й;
  • 4-й год хранения – 2023-й;
  • 5-й год хранения – 2024-й;
  • и только начиная с января 2025 года этот договор можно уничтожить.

Но усложним задачу: допустим, 20 декабря 2018 года было заключено дополнительное соглашение, которое продлило действие договора до 20 декабря 2020 года. В этом случае срок хранения договора будет отсчитываться уже с 1 января 2021 года и заканчиваться 31 декабря 2025 года (в 2026 году его можно будет уничтожить).

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Редакция
и отдел подписки продолжают работать для вас!
Контактные данные здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.