Top.Mail.Ru

Новый стандарт по управлению документами: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (часть 1)

Новый ГОСТ с 1 января 2020 года сменит ныне действующий ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. У нас с вами еще есть время к этому подготовиться. Объясняем, как новый ГОСТ увязан с иными стандартами серии ИСО, в т.ч. системы менеджмента качества, каким организациям придется ему соответствовать. Показываем принципиальные положения нового стандарта. Обратите внимание на корректировку значения понятия «система управления документами».
Начало статьи. Окончание в № 10 / 2019
Начало статьи. Окончание в № 10 / 2019

«Откуда ветер дует»

Создание единого экономического пространства привело к тому, что государства отказываются от некоторых национальных особенностей хозяйствования, в т.ч. и от национальных систем управления документацией, переходя на единые, общие для всех принципы. Этому способствует тот факт, что деятельность многих современных компаний давно вышла за пределы национальных границ. Свободному перемещению капитала нужна большая прозрачность систем управления организациями. Новые экономические реалии поставили перед Международной организацией по стандартизации 1 проблему выработки единого международного стандарта по управлению документацией.

И такой стандарт был принят в 2001 году – ISO 15489:2001 «Information and documentation – Records management – General» 2. Он был разработан на основе 6 австралийских стандартов по управлению документами с учетом опыта других стран. ISO 15489:2001 активно применялся во многих странах мира и, безусловно, сыграл огромную роль в формировании общих принципов и подходов к управлению документами. В частности, терминология этого стандарта была использована разработчиками Типовых функциональных требований к управлению официальными электронными документами 3 – европейского стандарта, предназначенного для тестирования и сертификации информационных систем управления документами.

Российский стандарт, идентичный ISO 15489:2001, был принят в 2007 году – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» 4 и содержал положения об управлении документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями.

В 2016 году ISO приняла новую версию стандарта – ISO 15489:2016 5, при разработке которого был учтен опыт применения стандарта 2001 года за весь период его функционирования. Вот на его базе и был подготовлен новый российский ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» 6, который вводится в действие с 1 января 2020 г. и заменит собой первый вариант стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Новый российский стандарт идентичен международному ISO 15489-1:2016. Оба международных стандарта ISO 15489-1:2001 и 15489-1:2016 состоят из двух частей:

  • первая устанавливает общие принципы управления документами;
  • вторая часть (Guidelines) является рекомендациями по применению в организациях положений первой части стандарта.

Вторая часть по статусу является не стандартом, а техническим отчетом ИСО, поэтому в нашей стране в качестве национального стандарта в 2007 и 2019 году принимались только первые части ISO 15489. Вторую часть в обозримом будущем в качестве российского стандарта ждать не стоит.

Система отечественных стандартов серии ИСО на системы управления документами

За период с 2005 года в России практически ежегодно утверждались стандарты в сфере управления информацией и документами, разработанные на базе стандартов ИСО:

  • ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
  • ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов»;
  • ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «СИБИД. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами»;
  • ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;
  • ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;
  • ГОСТ Р ИСО 15836-2011 «Информация и документация. Набор элементов метаданных Dublin Core»;
  • ГОСТ Р 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конвертации и миграции электронных документов»;
  • ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем».

Кроме того, в 2015 году в России был принят первый из серии стандартов ИСО на системы управления документами, – ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» 7, а в 2018 году – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» 8. В 2015 году был принят третий международный стандарт ИСO 30302:2015 (название на русском: «Информация...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.