• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2019
  • Рубрика Современное делопроизводство

Новый стандарт по управлению документами: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019

  • 0 комментариев
  • 9 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Окончание статьи, начало в № 9’ 2019

Завершаем разговор о новом ГОСТ, который с 1 января 2020 года сменит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Речь пойдет об анализе деловых процессов, средствах управления документами, создании и вводе документов в систему, организации доступа, миграции и конвертировании, отборе и передаче документов на хранение или уничтожение.
Надо быть готовыми к тому, что ГОСТ содержит высокоуровневые принципы организации работы, а не конкретные шаги по их реализации. Зато его можно воспринимать как некий опросник на тему «Все ли в порядке в управлении документами в моей организации». Если видите несоответствие – это повод, как минимум, задуматься, а как максимум – исправить ситуацию. Обязательным данный ГОСТ станет скорее для тех, кто стремится соответствовать стандартам менеджмента качества.



Раздел 7 «Анализ деловых процессов»

Здесь, фактически, идет речь о документировании деловых процессов. Их необходимо проанализировать, чтобы определить:

  • какие документы должны быть созданы и введены в документную систему,
  • сроки их хранения.

При этом особое внимание нужно обратить на роль документов для подтверждения деловой деятельности и снижения рисков.

Результаты такого анализа фиксируются в соответствующих документах, которые при необходимости могут быть утверждены руководством.

Далее формулируются требования к документам. Они могут быть установлены для отдельного документного процесса и включать в себя описание:

  • контента и
  • метаданных,
  • связей документа с другими документами,
  • формы или структуры документов.

Важно! Требования к документам и решения о том, как они должны быть выполнены, следует зафиксировать в регламентирующих документах и регулярно пересматривать.

Раздел 8 «Средства управления документами»

В связи с тем, что деловая среда и рабочие процессы изменчивы, средства управления документами должны регулярно пересматриваться. Отмененные версии средств управления документами следует сохранять и управлять ими как документами. Посмотрим, что новый ГОСТ относит к таким средствам.

Для каждого вида документов должна быть разработана своя схема метаданных (их состав). Однако она может быть:

  • не только у документов,
  • но и у иных объектов:
    • агентов (включая отдельных лиц, организации, технологии, а также деловые и документные системы);
    • функций, операций и рабочих процессов;
    • нормативных документов, регулирующих деловую деятельность, а также процессы создания и управления документами;
    • взаимосвязей между субъектами и совокупностями документов.
См. статью «Метаданные в управлении электронными документами» журнала № 10’ 2019

Метаданные документов необходимы:

  • для их идентификации и поиска;
  • связи документов:
    • с изменяющимися нормативными требованиями деловой среды;
    • агентами (в т.ч. для обеспечения их прав доступа к документам);
    • с деловой деятельностью;
  • отслеживания процессов, относящихся к документам (например, таких как изменение правил доступа или перемещение документов в новые системы).

Стандарт выделяет 6 классов информации, которая может быть использована для построения метаданных:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.