Как разместить и пронумеровать стеллажи и полки в архиве

Архивные правила требуют располагать стеллажи с документами в архивохранилище организации перпендикулярно окнам. Как быть, если это невозможно? Можно ли все-таки размещать стеллажи параллельно стенам с оконными проемами, если использовать плотные оконные жалюзи? На примере и схемах показано, как правильно нумеровать стационарные, мобильные стеллажи и входящие в них шкафы, полки. Как указывать координаты конкретного дела.

Поводом для написания этой статьи стали вопросы читателей:

Вопрос в тему

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Вопрос: можно ли разместить стеллажи параллельно стенам с оконными проемами, если использовать плотные оконные жалюзи?

Абсолютное большинство архивов организаций, муниципальных и ведомственных архивов, государственных архивов субъектов федерации и даже некоторые федеральные архивы располагаются в приспособленных помещениях. Часто в них:

нет возможности разместить архивные стеллажи перпендикулярно оконным проемам, как того требуют действующие архивные правила (см. фрагмент документа далее), например, когда архивохранилище расположено в угловом помещении здания, где оконные проемы расположены под углом 90о относительно друг друга;
по объективным причинам нельзя «заделать» оконные проемы, поскольку архивное помещение расположено, например, в историческом здании – памятнике архитектуры, истории и культуры.

Практика показывает, что использование плотных жалюзи, штор на окнах, выходящих на восток, юг и запад, обеспечивает достаточно надежную защиту документов от пагубного воздействия солнечных лучей. Окна северной стороны не требуют плотного зашторивания и могут пропускать рассеянный дневной свет.

В последнее время архивы все чаще используют специальные архивные короба / коробки для хранения документов на стеллажах. Эти «контейнеры» достаточно надежно защищают документы от воздействия естественного света.

Таким образом, можно создать надежные условия обеспечения сохранности документов и на стеллажах, расположенных параллельно оконным проемам.

В архивных помещениях, окна которых выходят на солнечную сторону, особую важность приобретает тщательный контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов и поддержание его в необходимых параметрах с помощью кондиционирования, проветривания помещений, искусственного увлажнения воздуха и т.п.

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)

2.21. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.

Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон – с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – не менее 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

<...>

2.24. Архивные документы следует хранить в темноте.

Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола – 20-50 люксов, на рабочих столах – 100 люксов.

Как нумеровать стеллажи, шкафы и полки? Тут ответ может быть только один – в соответствии с действующими правилами, поэтому посмотрите следующую цитату:

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526; далее – Архивные правила)

2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – по шкафам сверху вниз, слева направо.

2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение № 1), а при большом количестве фондов – пофондовые (приложение № 2).

2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

Продемонстрируем это...

Как разместить и пронумеровать стеллажи и полки в архиве

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы