• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» апрель 2020
  • Рубрика Правовое обеспечение деятельности

Передача дел при увольнении гендира

Первое лицо организации (обычно гендиректор) отвечает за весь ее документальный фонд, а в случае отсутствия определенных документов даже финансово и после увольнения. Потому, уходя с этого поста, ему важно доказать их наличие в организации. Новому руководству тоже нужно разобраться с получаемым «наследством». Этому поможет составление акта приема-передачи дел и документов. Объясним, как происходит процедура приема-передачи, как оформить акт и что в нем фиксировать, в т.ч. как отразить большой объем накопленных документов (в крупных организациях он обычно систематизирован) или наоборот – разрозненные «крохи» (что чаще происходит в небольших компаниях). Разберемся со сложным вопросом о том, насколько детально и индивидуально надо перечислять передаваемые документы, покажем, как можно охарактеризовать состояние документов. Инструкцию из этой статьи можно использовать для оформления передачи дел не только руководителем организации, но и другими топ-менеджерами компании и работниками ключевых позиций.


Генеральный директор1 является единоличным исполнительным органом в системе управления организацией. Его деятельность определяется действующим законодательством, уставом организации (или иным учредительным документом) и положением о его должности (при наличии последнего). Несмотря на то что одним из показателей управляемости организации является делегирование полномочий, персональную ответственность за результативность системы делегирования, за ошибки получивших полномочия и в целом за результаты деятельности несет генеральный директор.

Когда он покидает свою должность, то должен «вернуть» свою ответственность и полномочия учредителям2 организации либо передать назначенному ими временному или уже постоянному преемнику – новому генеральному директору.

Порядок передачи

Рассмотрим оптимальный порядок действий, который даже в крупной организации поможет упорядочить процедуру передачи большого количества документов и дел по должности гендиректора. В небольших организациях какие-то ее этапы могут упрощаться, но чем больше вы будете стремиться к идеалу, тем меньше потом будет проблем, потому нужно просто взвешивать трудозатраты и возможные риски.

Если учредители приняли решение сменить генерального директора, если тот по собственному желанию покидает организацию, то в протокол общего собрания участников / акционеров (или решение единственного владельца бизнеса) необходимо включить пункт о необходимости передачи дел и назначить ее дату или период («с... по...»). Рекомендуем акцентировать внимание на формулировке данной процедуры: «подлежат приему-передаче документы и дела по должности генерального директора». Лучше, если дата фактического приема-передачи будет совпадать с последним днем работы по занимаемой должности, это и будет дата оформления и подписания соответствующего акта.

Учредители могут образовать комиссию по приему-передаче документов и дел по данной должности и сразу назначить:

  • преемника – нового гендиректора;
  • а могут в протоколе просто зафиксировать как поручение дату приема-передачи и лицо, которое примет дела по освобождающейся должности. Им может быть один из заместителей генерального директора и даже один из учредителей.

В состав комиссии по приему-передаче документов и дел, как правило, включают руководителей кадровой службы, бухгалтерии, одного из заместителей, руководителя службы делопроизводства и преемника, которому передаются дела. Руководитель службы безопасности тоже может быть включен в состав комиссии. Генеральный директор, передающий дела, в состав нее не включается.

Специальная комиссия может не создаваться, но в протоколе собрания участников / акционеров (или решении) в этом случае делается запись о передаче документов и дел «преемнику в присутствии должностных лиц организации <следует перечисление наименований должностей и фамилий>». В этом случае все равно прием-передача будет осуществляться публично, и факт приема-передачи будет подтвержден актом коллегиально.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.