• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2020
  • Рубрика Права и обязанности

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация

Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассмотрели задачи и функции службы ДОУ, как регламентировать ее деятельность. Как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Назвали основные направления оптимизации деятельности.


Задачи и функции службы ДОУ

При создании или совершенствовании службы ДОУ очень важно сформировать целостную систему, в рамках которой процессы управления документами и людьми, которые с ними работают, будут осуществляться оптимально. В связи с этим необходимо выполнять следующие задачи:

  • постановка документационного обеспечения управления в соответствии с требованиями правовых актов РФ;
  • выработка единого порядка документирования, работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения документов и организации их хранения;
  • внедрение новых технологий в работу службы ДОУ и других специалистов, участвующих в процессах ДОУ;
  • проведение анализа документооборота, оптимизация движения документов и сокращение объемов документооборота;
  • осуществление методической работы в сфере ДОУ.

Ответственность за реализацию этих задач может быть возложена на управляющего документацией и/или руководителя службы ДОУ.

К основным функциям службы ДОУ относятся:

  • разработка и внедрение локальных нормативных актов и методических документов по ДОУ;
  • документирование управленческой деятельности, включая составление документов, их оформление, согласование, распечатку и тиражирование, контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству и предназначенных к отправке, документирование работы коллегиальных органов, разработку бланков и форм документов;
  • организация документооборота, включающая этапы получения, первичной обработки, регистрации, предварительного рассмотрения, маршрутизацию документов;
  • осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов;
  • разработка и ведение информационно-поисковых систем, баз данных, а также ведение информационно-справочной работы с документами;
  • организация оперативного хранения документов и передачи дел для последующего хранения, включая работы по подготовке номенклатуры дел, обеспечению единого порядка хранения документов, организацию экспертной комиссии учреждения, подготовку дел для сдачи в архив;
  • осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота (СЭД) в сфере ДОУ;
  • ведение методической работы, включая разработку стандартов и процедур работы с документами в организации, консультирование работников по вопросам ДОУ, работы в СЭД, их обучение, ведение учета и анализа документооборота.

Перечисленные функции могут быть распределены между работниками службы ДОУ, в случае если она имеет простую линейную структуру, или между структурными подразделениями, названными выше.

На более высоком управленческом уровне эти функции дополняются стратегическим планированием и руководством построением единой системы управления документацией организации. Обычно данные вопросы находятся в компетенции управляющего документацией или заместителя руководителя по вопросам управления документацией организации.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.