• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2009
  • Рубрика Архивное дело

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

  • 0 комментариев
  • 67 просмотров
Продолжение статьи, начало в №№ 9 и 10` 2009

Мы продолжаем осваивать процесс подготовки кадровых документов к их передаче на архивное хранение. Благодаря практическим рекомендациям автора нам легче будет провести экспертизу ценности. Далее мы разложим документы в делах в определенной последовательности и пронумеруем листы (пояснив, что делать с допущенными ошибками). Составим для приказов по личному составу и личных дел внутреннюю опись документов, лист-заверитель и обложку дела. Поясним специфику работы с личными карточками уволенных сотрудников. На определенных этапах воспользуемся благами цивилизации под названием «автоматизация».



Основной нашей задачей является сокращение трудозатрат при подготовке документов к архивному хранению. Поэтому самые трудоемкие процессы работы с документами начнем выполнять на этапе текущего делопроизводства, а точнее – с приема сотрудника на работу и оформления его личного дела, а также с процесса формирования в дела приказов по личному составу.

В соответствии с п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организации дела по личному составу подлежат полному оформлению.

Фрагмент документа

Основные правила работы архивов организации

Свернуть Показать

Основные правила работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

На этапе текущего делопроизводства мы можем начать исполнять эти требования, т.е. составлять внутренние описи к личным делам и делам «Приказы по личному составу». А вот на личные карточки работников пока времени тратить не будем, так как к делам, в которые будут сформированы личные карточки уволенных работников, внутренние описи можно не составлять.

С этой целью выполним подготовительную работу:

  1. На основании утвержденного перечня документов, входящих в состав личного дела, разработаем типовую форму внутренней описи личного дела и шаблон внутренней описи.
  2. Разработаем форму внутренней описи приказов по личному составу, которую затем будем вести в электронном виде.

Правила оформления

Основные правила работы архивов организации предъявляются следующие требования к оформлению внутренней описи документов, подлежащих архивному хранению:

Фрагмент документа

Основные правила работы архивов организации

Свернуть Показать

Основные правила работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

В графу 1 «№ п/п» вносится порядковый номер документа в описи, который может заполняться в автоматическом режиме.

В графы 2 «Индекс документа» и 3 «Дата документа» вносится индивидуальный индекс и дата, присвоенные документу в момент его регистрации.

Сведения в графу 4 «Заголовок документа» переносятся в опись из документа или заполняются в момент оформления внутренней описи.

Если внутренняя опись составляется для приказов по личному составу, то наименование документа в состав заголовка не включается, а заголовок должен состоять из следующих элементов: наименования зафиксированного в приказе управленческого действия и фамилии работника в отношении которого данное действие произведено. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?»:

Пример 7

О приеме на работу Захарова И.С.

О переводе Петровского В.А.

Если внутренняя опись составляется для документов личного дела, в состав которого входят документы различных видов, то заголовок документа должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование вида документа;
  • типовое наименование документа или его краткое содержание.
Пример 8

Свидетельство о браке Зайцевой А.В.

Удостоверение об окончании курсов повышения квалификации «Требования к ведению кассовых операций»

Обращаю ваше внимание, что при описании подшитых в личное дело приказов в состав заголовка документа обязательно включается наименование вида документа:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.