• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2009
  • Рубрика Архивное дело

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

  • 0 комментариев
  • 58 просмотров
Окончание статьи, начало в №№ 9, 10 и 11’2009

Мы завершаем рассмотрение темы подготовки документов по личному составу к архивному хранению. В этом номере мы разобрались с составлением описи дел, переданных на архивное хранение, а также с уничтожением документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Как всегда, объяснили действующие нормативные требования и показали образцы оформляемых документов.



Оформляем описи на дела по личному составу

Зачем?

Зачем составляются описи? Во-первых, необходимо учитывать дела, находящиеся на хранении в архиве. Во-вторых, к делам, переданным на хранение в архив, довольно часто приходится обращаться, поэтому опись является своеобразной палочкой-выручалочкой, с помощью которой мы можем точно сказать, в каком деле, на какой полке и в какой коробке можно найти необходимый нам документ.

Поэтому к составлению описей дел, передаваемых на архивное хранение, необходимо подходить особенно тщательно и внимательно. Посмотрим, какие требования к составлению описи дел предъявляют нормативные документы.

Требования к оформлению

В соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций на дела по личному составу составляются отдельные описи, которые представляют собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Как правило, описи дел по личному составу составляются самостоятельно подразделением, ответственным за кадровое делопроизводство (это может быть и служба ДОУ, и бухгалтерия или конкретное должностное лицо, но чаще всего это кадровая служба), и представляются в архив организации вместе с передаваемыми делами.

Описи дел оформляются по установленной форме в 3 экземплярах. Три экземпляра! Не много ли? Нет:

  • один будет возвращен в структурное подразделение для его дальнейшего хранения и использования как справочно-учетный документ,
  • второй будет храниться в архиве организации, а
  • третий будет передан в муниципальный или государственный архив, если документы будут передаваться на государственное или иное хранение.

Типовая форма описи дел утверждена Основными правилами работы архивов организаций (см. пункт 3.7.2 и Приложение 12). По данной форме мы составили образец документа, демонстрируемый в Примере 32.

Обязательными реквизитами описи являются:

  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения;
  • гриф утверждения;
  • наименование вида документа «Опись»;
  • номер описи;
  • заголовок описи «дел по личному составу»;
  • сведения о внесенных в опись делах представляют собой основной раздел описи и оформляются в виде таблицы. При этом графа 6 в описях дел постоянного хранения может не заполняться;
  • заверительная часть описи;
  • подпись лица, составившего опись;
  • грифы согласования. При этом гриф согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения оформляется на документе только в случае наличия такой комиссии. А вот гриф согласования с руководителем службы ДОУ должен быть оформлен в любом случае

Заголовки дел, вносимых в опись, должны соответствовать заголовку дела, указанному в номенклатуре дел, и полностью совпадать с заголовком дела, указанного на его обложке.

Пример 23

Не допускается вносить в опись заголовок «Приказы по личному составу», если на обложке дела написано: «Приказы по личному составу за 1990 год с № 1 по № 210».

Если в опись вносятся однородные дела с типовыми заголовками, которые будут повторяться в описи друг за другом, то заголовок первого дела указывается полностью, а последующие однородные дела заменяются словами «То же». Таким способом часто оформляются заголовки дел, в которых сформированы приказы по личному составу, имеющие несколько томов, или если в опись включены дела за несколько лет одновременно.

Пример 24

Если в дело вносятся заголовки приказов за 1991–2008 год, то мы можем в описи напечатать:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.