Заведующий отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела – ведущего НИИ в нашей сфере – постоянно осуществляет профессиональное консультирование по вопросам делопроизводства. Мы публикуем обзор ответов, относящихся к периоду конца 2009 – начала 2010 гг.
Автору этого краткого обзора, организационному технологу и профессиональному управляющему документами, ежедневно приходится отвечать по телефону и по электронной почте на многочисленные вопросы сотрудников делопроизводственных служб, в практической работе которых возникают ситуации, требующие «быстрого реагирования» и оптимальных, правильных решений.
Среди задаваемых вопросов нельзя выделить какие-то особенно интересные или актуальные. Вопросы, которые мы представляем вниманию читателей, задают очень часто, их даже можно считать типовыми, несмотря на то, что формулируются они по-разному. Вопросы отражают весь спектр операций работы с документами – от документирования, оформления реквизитов и использования бланков до практики внедрения систем электронного документооборота.
Публикуя вопрос, мы сохраняем форму, в которой его задал автор. А поскольку почти каждый конкретный вопрос заканчивается уточнениями: «а где это нормативно закреплено?», «на что сослаться?», «какой норматив показать руководителю?», то при подготовке ответов мы всегда стараемся дать ссылку на нормативный документ, методические рекомендации, технологическое правило или опыт «лучшей практики».
Мы адресуем данный обзор специалистам-практикам, руководителям служб делопроизводства и профессиональным документоведам для изучения и выработки собственной позиции в похожих ситуациях. Этот материал будет полезен также бизнес-аналитикам ИТ-компаний, а возможно, и руководителям организаций с целью обратить внимание на «критические факторы» взаимодействия в ходе организации и оптимизации процессов, связанных с работой с документами.
Вопросы и ответы относятся к периоду конца 2009 – начала 2010 годов и красноречиво характеризуют качественный уровень современной организации делопроизводства как в государственных органах, так и в коммерческих структурах.
Наш новый руководитель требует заказать главную печать, чтобы на ней был изображен государственный герб, т.к. мы являемся государственным предприятием. Что делать?
Официальное описание и порядок использования Государственного герба установлены Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации».
Данный Закон в статье 8 определяет, что гербы (геральдические знаки) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от их форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу Российской Федерации. Кроме того, Государственный герб не может быть использован в качестве геральдической основы гербов (геральдических знаков) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций.
Обращаем внимание, что состав информации, которая обозначается на печати вашего предприятия («главной» печати), устанавливается Уставом. Рекомендуем прочесть раздел 1 «Общие положения» Устава и проверить, какие наименования, реквизиты, эмблемы и другие средства визуальной идентификации должны быть изображены на печати в соответствии с его требованиями.
У нас утверждены и введены в действие бланки служебных писем, приказов и распоряжений, которые изготовлены типографским способом, пронумерованы и подлежат учету как бланки строгой отчетности. В связи с достаточно высокой стоимостью типографских бланков, которые изготовлены на полиграфическом предприятии, возникает проблема их применения кадровой службой, которая ежегодно оформляет более 4 тысяч приказов по личному составу (прием, перемещение, увольнение, отпуск). Возможно ли издание таких приказов без применения бланков и оформление их на чистых листах бумаги с использованием персональных компьютеров?
Согласно п. 5 раздела III Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 или A5, либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) в федеральном органе исполнительной власти может быть предусмотрено использование следующих типов бланков:
- бланки видов документов (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк указания, бланк постановления, бланк протокола, бланк письма);
- бланки должностного лица (руководителя, заместителя руководителя, чаще всего это бланк письма должностного лица);
- бланк структурного подразделения (а также координационного или совещательного органа).
При необходимости могут использоваться бланки других видов и разновидностей документов.
Но из приведенных выше нормативных ссылок не следует, что федеральные органы исполнительной власти обязаны все документы оформлять исключительно на изготовленных типографским способом и нумерованных (учтенных) бланках.
Внутренние документы федерального органа рекомендуем оформлять на бланках, которые проектируются, утверждаются в установленном порядке в составе инструкции по делопроизводству и применяются/существуют в электронном виде (в форме так...
