• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2010
  • Рубрика Современное делопроизводство

Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций

  • 0 комментариев
Прежде всего в статье дан алгоритм разработки и утверждения Инструкции по делопроизводству. Вы узнаете, что можно позаимствовать из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Статью отличает системность подхода. При этом даны и конкретные рекомендации (например, объясняется, почему технологию работы с печатями и штампами не стоит включать в текст Инструкции по делопроизводству, а лучше выделить в отдельный регламент; почему в Правилах делопроизводства отсутствует раздел о контроле исполнения документов и в какой части этот аспект стоит регламентировать в разрабатываемой вами Инструкции).


Профессиональное сообщество с большим интересом встретило и приветствовало появление в качестве нормативного правового акта, имеющего общегосударственное значение, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Они были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (далее – Правила делопроизводства).

Правила делопроизводства:

  • содержат единые требования и нормы, устанавливающие рациональную организацию делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
  • опираются на требования действующих законодательных актов об информации и документации;
  • устанавливают единство требований к работе с документами независимо от вида носителя;
  • учитывают требования к документам, установленные национальными стандартами РФ;
  • являются организационной, методической и правовой основой разработки конкретных инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В Правилах делопроизводства регламентированы также и некоторые управленческие аспекты организации делопроизводства. Это – ориентация на обеспечение документами процессного подхода к управлению и нацеленность на достижение результата в соответствии с требованиями типовых административных регламентов, внедрение принципов линейно-функционального управления в процессе реализации функций делопроизводства, закрепление принципа рационального сочетания централизации и децентрализации.

Постановлением Правительства, утвердившим Правила делопроизводства, определен основной путь внедрения их требований – разработка в федеральном органе конкретной Инструкции по делопроизводству (далее – Инструкция). Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – Методические рекомендации), которых с нетерпением ожидали прежде всего сотрудники служб делопроизводства негосударственных организаций, для деятельности которых соблюдение рациональных, эффективных и, главное, одобренных государством правил работы с документами является приоритетным. Кроме того, Инструкция, устанавливающая единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности документов, создается с одинаковой целью в органах и организациях любого уровня и любой отрасли управления, имеет один и тот же предмет правового регулирования и практически одинаковую структуру.

Справка 1
Свернуть Показать

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

(Единая государственная система делопроизводства. М., 1974)

Делопроизводство; документационное обеспечение (управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

(ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)

Управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Система управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

(ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»)

Принципы разработки

Методические рекомендации устанавливают, что требования Инструкции должны распространяться прежде всего на организационнораспорядительные документы, а для работы с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в Инструкции фиксируются лишь общие принципы, а также правила подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Инструкция должна быть нормативной и технологичной, т.е. обеспечивать возможность сотрудникам организации ясно понимать и воспроизводить в процессе трудовой деятельности установленные нормы и правила. В Инструкции должны быть совершенно адекватно отражены происходящие в организации процессы развития, внедрение информационных технологий, необходимость следовать правилам и нормативам внешней среды и т.п. процессы, формирующие действительные потребности организации в нормативном регулировании делопроизводства. При разработке Инструкции важна точность проецирования норм и правил работы с документами на будущее, некоторое моделирование, выявление и учет возможных путей развития и организационных основ и технологии делопроизводства. Поэтому мы рекомендуем в конкретной Инструкции не осуществлять простое воспроизведение норм, правил и положений, установленных в Правилах делопроизводства или Методических рекомендациях, а формулировать и проектировать их с учетом стратегии, политики, реальных условий и направлений деятельности конкретной организации.

Известно, что название и заголовок документа играют первостепенную роль в его восприятии и понимании. Они определяют правильное его применение в конкретной ситуации. Название «Инструкция по делопроизводству» должно адекватно отражать предмет регулирования, который в современных условиях охватывает уже не один (работа с организационно-распорядительной документацией), а целый комплекс сложных аспектов работы с документами, т.к. понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» воспринимаются как синонимичные, но все-таки не признаны полными синонимами.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.