Прежде всего в статье дан алгоритм разработки и утверждения Инструкции по делопроизводству. Вы узнаете, что можно позаимствовать из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Статью отличает системность подхода. При этом даны и конкретные рекомендации (например, объясняется, почему технологию работы с печатями и штампами не стоит включать в текст Инструкции по делопроизводству, а лучше выделить в отдельный регламент; почему в Правилах делопроизводства отсутствует раздел о контроле исполнения документов и в какой части этот аспект стоит регламентировать в разрабатываемой вами Инструкции).
Профессиональное сообщество с большим интересом встретило и приветствовало появление в качестве нормативного правового акта, имеющего общегосударственное значение, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Они были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (далее – Правила делопроизводства).Правила делопроизводства:
- содержат единые требования и нормы, устанавливающие рациональную организацию делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
- опираются на требования действующих законодательных актов об информации и документации;
- устанавливают единство требований к работе с документами независимо от вида носителя;
- учитывают требования к документам, установленные национальными стандартами РФ;
- являются организационной, методической и правовой основой разработки конкретных инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
В Правилах делопроизводства регламентированы также и некоторые управленческие аспекты организации делопроизводства. Это – ориентация на обеспечение документами процессного подхода к управлению и нацеленность на достижение результата в соответствии с требованиями типовых административных регламентов, внедрение принципов линейно-функционального управления в процессе реализации функций делопроизводства, закрепление принципа рационального сочетания централизации и децентрализации.
Постановлением Правительства, утвердившим Правила делопроизводства, определен основной путь внедрения их требований – разработка в федеральном органе конкретной Инструкции по делопроизводству (далее – Инструкция). Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – Методические рекомендации), которых с нетерпением ожидали прежде всего сотрудники служб делопроизводства негосударственных организаций, для деятельности которых соблюдение рациональных, эффективных и, главное, одобренных государством правил работы с документами является приоритетным. Кроме того, Инструкция, устанавливающая единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности документов, создается с одинаковой целью в органах и организациях любого уровня и любой отрасли управления, имеет один и тот же предмет правового регулирования и практически одинаковую структуру.
Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
(Единая государственная система делопроизводства. М., 1974)
Делопроизводство; документационное обеспечение (управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
(ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)
Управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
Система управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.
(ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»)
Принципы разработки
Методические рекомендации устанавливают, что требования Инструкции должны распространяться прежде всего на организационнораспорядительные документы, а для работы с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в Инструкции фиксируются лишь общие принципы, а также правила подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Инструкция должна быть нормативной и технологичной, т.е. обеспечивать возможность сотрудникам организации ясно понимать и воспроизводить в процессе трудовой деятельности установленные нормы и правила. В Инструкции должны быть совершенно адекватно отражены происходящие в организации процессы развития, внедрение информационных технологий, необходимость следовать правилам и нормативам внешней среды и т.п. процессы, формирующие действительные потребности организации в нормативном регулировании делопроизводства. При разработке Инструкции важна точность проецирования норм и правил работы с документами на будущее, некоторое моделирование, выявление и учет возможных путей развития и организационных основ и технологии делопроизводства. Поэтому мы рекомендуем в конкретной Инструкции не осуществлять простое воспроизведение норм, правил и положений, установленных в Правилах делопроизводства или Методических рекомендациях, а формулировать и проектировать их с учетом стратегии, политики, реальных условий и направлений деятельности конкретной организации.
Известно, что название и заголовок документа играют первостепенную роль в его восприятии и понимании. Они определяют правильное его применение в конкретной ситуации. Название «Инструкция по делопроизводству» должно адекватно отражать предмет регулирования, который в современных условиях охватывает уже не один (работа с организационно-распорядительной документацией), а целый комплекс сложных аспектов работы с документами, т.к. понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» воспринимаются как синонимичные, но все-таки не признаны полными синонимами.
Считается, что разработка Инструкции и своевременность внесения в нее изменений и дополнений (кстати, рекомендуем соблюдать принцип поддержки версионности данного документа) – это задача только службы делопроизводства или секретаря организации, т.к. они смогут легко выполнить эту работу при наличии примеров, образцов и уже утвержденных Методических рекомендаций. Такая кажущаяся простота, к сожалению, не обеспечит ни формирование, ни реализацию политики организации в сфере работы с документами и информационных технологий. Для разработки Инструкции целесообразно применить методы проектного управления и сформировать проектную/рабочую группу из специалистов, владеющих знаниями и опытом в конкретной предметной области «делопроизводство», а также в смежных предметных областях, где управленческий документ выполняет свою главную, правовую функцию (служба персонала, бухгалтерия, ИТ-подразделение, юридическая служба, клиентская служба и т.п.). Методы проектного управления предусматривают также экспертизу и апробацию подготовленных частей/разделов Инструкции или документа в целом, а также возможность приглашения внешних консультантов.
Этапы разработки инструкции
Алгоритм разработки Инструкции хорошо известен профессионалам в области делопроизводства, которые обычно выделяют в нем четыре этапа (стадии).
Изучение внешней нормативной среды
Первый этап можно назвать комплексным изучением внешней нормативной среды. Осуществляется анализ действующих нормативных правовых актов, которые регламентируют организацию делопроизводства,...
