• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2010
  • Рубрика Современное делопроизводство

Учет и хранение трудовых книжек

  • 0 комментариев
Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходную книгу по учету бланков этих документов? Кто за что отвечает? Каков порядок хранения и выдачи бланков, а также заполненных трудовых книжек работников? Какие документы и сколько нужно хранить? Как поступить с работником, попросившим временно выдать ему оригинал трудовой для начисления пенсии либо получения загранпаспорта? Случается, что работник отказывается забрать свою трудовую, которую вы обязаны выдать ему в день увольнения (так бывает при оспаривании основания увольнения или просто от нежелания увольняться). Как действовать в этом случае и оформление каких документов обезопасит вас? Как принять дела у предыдущего ответственного за ведение трудовых книжек в организации, чтобы не отвечать за его «грехи»?


Из ранее опубликованных статей Марии Смольяниновой вы узнали, что в силу ст. 65, 66, 841 ТК РФ организация-работодатель при заключении трудового договора с работником, устраивающимся по основному месту работы в первый раз, обязана оформить такому работнику трудовую книжку и в дальнейшем в течение периода работы вносить в нее в установленном нормативными правовыми актами порядке записи, а при прекращении трудового договора – выдать ее увольняющемуся на руки.

В предлагаемой вашему вниманию очередной статье цикла, посвященного трудовым книжкам, мы поговорим о том, как правильно организовать учет и хранение трудовых книжек (вкладышей в них и дубликатов) и какие документы следует оформлять для осуществления указанных действий на высоком профессиональном уровне.

Для чего необходимо наладить учет и хранение трудовых книжек?

Как мы уже отмечали, трудовая книжка, являющаяся по своей сути «трудовым паспортом» гражданина, имеет большую ценность как для работника, так и для работодателя. Более того, согласно действующим нормативным правовым актам работодатель несет ответственность не только за своевременное оформление трудовых книжек1 и правильное внесение записей, но и за сохранность находящихся у него трудовых книжек.

Так, в уже известных вам:

  • Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ о
  • Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – «Инструкция»), –

содержатся обязательные для строгого соблюдения всеми организациями и их должностными лицами правила учета и хранения трудовых книжек, утверждены формы документов, которые должны вестись в каждой компании, использующей наемный труд.

Избежать ответственности в случае если трудовые книжки будут повреждены или утрачены не по вине работодателя, а равно доказать выполнение установленных требований в отношении трудовых книжек при проведении проверки сотрудниками трудовой инспекции, можно лишь в том случае, если в организации налажены надлежащие учет и хранение трудовых книжек.

Убедившись в необходимости организации и осуществления учета и хранения трудовых книжек, перейдем к рассмотрению основных существующих правил в этой сфере и практики их применения. И начнем с вопросов учета трудовых книжек.

Учет трудовых книжек

В соответствии с п. 40 Правил, в целях учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладышей в нее организация обязана вести:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы обеих книг утверждены уже упомянутым постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (соответственно, Приложения № 2 и № 3 к постановлению).

Посмотрим, как правильно заполнять указанные книги (п. 41 Правил).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Данная книга ведется бухгалтерией организации. Поэтому именно ответственное лицо бухгалтерии следит за наличием этой учетной книги, а также обеспечивает своевременность и правильность ее заполнения, фактическую выдачу бланков и оперативное хранение заявок, по которым выдавались бланки.

В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Очевидно, что указанные требования обусловлены необходимостью исключения подделок в записях и внесения записей «задним числом», что недопустимо для кадрового делопроизводства.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности, должны храниться в сейфе и выдаваться бухгалтерией только ответственному за ведение таких документов лицу, на которое эта обязанность возложена приказом (это может быть специалист ДОУ, кадровик или бухгалтер). Напрямую в руки новому работнику выдается уже заполненная уполномоченным лицом трудовая книжка (вкладыш в нее). См. Пример 1.

При отражении прихода и расхода бланков в последней колонке пишется стоимость зачисленных / выданных бухгалтерией документов. Обратите внимание: у разных закупок будет, скорее всего, разная цена. Отслеживая бланки по номерам, нужно следить, к какой партии закупки они относятся, и учитывать эти бланки по конкретной цене (в нашем примере первая закупка была по 200 руб. за штуку, а вторая – по 210 руб.).

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.