Росархив достаточно долго не обращал внимания на то, что большинство федеральных ведомств активно использует законодательные и подзаконные нормативные акты для установления сроков хранения, и совершенно забросили работу по разработке ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения. Предлагаем вам ознакомиться с нынешней позицией Росархива по данному вопросу, а также со статистическими данными, которые наглядно демонстрируют масштабы этого процесса.
В последние годы у нас наблюдается тенденция к расширению практики установления сроков хранения документов непосредственно законодательными и иными нормативными актами, а не только перечнями. Учитывая более высокий правовой статус данных актов по сравнению с перечнями документов с указанием сроков хранения, подобная практика приводит к постепенному снижению значения перечней. Ведь в случае споров обязательными являются сроки, прямо установленные «вышестоящими» документами, и только при отсутствии таковых могут быть приняты во внимание требования перечней.
В то же время введение сроков хранения законодательными и подзаконными актами позволяет органам государственной власти «компенсировать» отставание перечней от действующего законодательства и практики делопроизводства и одновременно дает им возможность сделать сроки хранения конкретных видов документов обязательными для граждан и организаций (т.е. решается проблема, связанная с тем, что сроки хранения, установленные ведомственными перечнями, распространяются только на сами государственные структуры и подведомственные им организации).
В данной статье приводятся результаты исследования существующей правовой базы, проведенного с целью оценки степени распространенности подобной практики установления сроков хранения, а также анализа ее возможных последствий для делопроизводства и архивного дела.
Росархив о проблемах установления сроков хранения документов
Федеральное архивное агентство достаточно долго не обращало внимание на то, что большинство федеральных ведомств активно использует законодательные и подзаконные нормативные акты для установления сроков хранения и совершенно забросили работу по разработке ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения. Только в середине 2010 года эта проблема впервые была поднята новым руководителем Росархива.
Андрей Николаевич Артизов в своем докладе «О современном состоянии архивной отрасли и выборе оптимальной организационно-правовой формы государственных архивов Российской Федерации в свете предстоящей реорганизации учреждений бюджетной сферы» 1 на VI заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве 12 мая 2010 года указал, что «некоторые федеральные ведомства не согласовывают в установленном порядке нормативные правовые акты по архивному делу, в том числе устанавливающие сроки хранения для отдельных видов документов».
17 июня 2010 года на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа заместитель начальника Управления организации архивных услуг – начальник отдела комплектования и ДОУ Росархива Татьяна Анатольевна Мещерина выступила с докладом «Проблемы комплектования Архивного фонда Российской Федерации на современном этапе» 2.
Значительная часть выступления Татьяны Анатольевны была посвящена установлению сроков хранения документов. В числе стоящих перед архивами практических задач было названо «выявление и изучение новых видов документов, не предусмотренных действующими перечнями и, соответственно, не имеющих установленный срок их хранения».
Т.А. Мещерина подчеркнула, что «вызывают серьезную озабоченность факты принятия отдельных нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы архивного дела, особенно в части установления сроков хранения отдельных видов документов, без согласования с Росархивом, что приводит в ряде случаев к нарушению архивного законодательства».
Как позитивное явление в докладе было отмечено то, что отдельные виды документов, устанавливающие сроки хранения, стали поступать на согласование в Росархив.
Мнение эксперта
Татьяна Анатольевна Мещерина, заместитель начальника Управления организации архивных услуг, начальник отдела комплектования и ДОУ Росархива (из доклада «Проблемы комплектования Архивного фонда Российской Федерации на современном этапе» на заседании научного Совета Уральского федерального округа, 17 июня 2010 года)
Вместе с тем следует отметить, что в последнее время проекты ряда нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы архивного дела, поступают на заключение в Росархив.
Так, например, в марте с.г. Росархив рассмотрел проект постановления Правительства Российской Федерации «О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с их оборотом» и представил по нему свои замечания и предложения в части правил ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, а также порядка передачи их на хранение в архивы в случае ликвидации юридических лиц и в случае прекращения деятельности индивидуальных предпринимателей.
В настоящее время 3 Росархивом совместно с Минкультуры России, Минэкономразвития России и Росстатом дорабатывается проект постановления Правительства Российской Федерации «О порядке хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2010 года.
В докладе был достаточно подробно рассмотрен вопрос о разработке ведомственных перечней. В 2010 году планируется завершить разработку «Методических рекомендаций по разработке отраслевых (ведомственных) перечней документов».
Мнение эксперта
Татьяна Анатольевна Мещерина, заместитель начальника Управления организации архивных услуг, начальник отдела комплектования и ДОУ Росархива (из доклада «Проблемы комплектования Архивного фонда Российской Федерации на современном этапе» на заседании научного Совета Уральского федерального округа, 17 июня 2010 года)
Как известно, назрела настоятельная потребность в активизации разработки федеральными органами государственной власти современных перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Современные реалии требуют выработки новых подходов к их разработке с акцентом на отраслевой состав документации, поскольку в федеральных органах исполнительной власти образуется значительный комплекс типовых управленческих архивных документов, уже нашедших отражение в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 26 марта 2010 г. № 147, находящимся в настоящее время на государственной регистрации в Минюсте России.
Думается, что такие крупные отраслевые системы, как здравоохранение, образование, культура и другие, должны иметь такие отраслевые перечни документов, которые распространялись бы не только на организации, подчиненные министерствам, осуществляющие нормативно-правовое регулирование в этих отраслях, но и на негосударственные организации, осуществляющие свою деятельность в этих сферах. Полагаем, что методические рекомендации ВНИИДАД станут действенным инструментом для федеральных органов исполнительной власти при разработке ими соответствующих перечней и позволят активизировать их работу в этом направлении.
