Top.Mail.Ru

Практика установления сроков хранения документов законодательными и иными нормативными актами

Росархив достаточно долго не обращал внимания на то, что большинство федеральных ведомств активно использует законодательные и подзаконные нормативные акты для установления сроков хранения, и совершенно забросили работу по разработке ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения. Предлагаем вам ознакомиться с нынешней позицией Росархива по данному вопросу, а также со статистическими данными, которые наглядно демонстрируют масштабы этого процесса.
В последние годы у нас наблюдается тенденция к расширению практики установления сроков хранения документов непосредственно законодательными и иными нормативными актами, а не только перечнями. Учитывая более высокий правовой статус данных актов по сравнению с перечнями документов с указанием сроков хранения, подобная практика приводит к постепенному снижению значения перечней. Ведь в случае споров обязательными являются сроки, прямо установленные «вышестоящими» документами, и только при отсутствии таковых могут быть приняты во внимание требования перечней.
В то же время введение сроков хранения законодательными и подзаконными актами позволяет органам государственной власти «компенсировать» отставание перечней от действующего законодательства и практики делопроизводства и одновременно дает им возможность сделать сроки хранения конкретных видов документов обязательными для граждан и организаций (т.е. решается проблема, связанная с тем, что сроки хранения, установленные ведомственными перечнями, распространяются только на сами государственные структуры и подведомственные им организации).
В данной статье приводятся результаты исследования существующей правовой базы, проведенного с целью оценки степени распространенности подобной практики установления сроков хранения, а также анализа ее возможных последствий для делопроизводства и архивного дела.

Росархив о проблемах установления сроков хранения документов

Федеральное архивное агентство достаточно долго не обращало внимание на то, что большинство федеральных ведомств активно использует законодательные и подзаконные нормативные акты для установления сроков хранения и совершенно забросили работу по разработке ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения. Только в середине 2010 года эта проблема впервые была поднята новым руководителем Росархива.

Андрей Николаевич Артизов в своем докладе «О современном состоянии архивной отрасли и выборе оптимальной организационно-правовой формы государственных архивов Российской Федерации в свете предстоящей реорганизации учреждений бюджетной сферы» 1 на VI заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве 12 мая 2010 года указал, что «некоторые федеральные ведомства не согласовывают в установленном порядке нормативные правовые акты по архивному делу, в том числе устанавливающие сроки хранения для отдельных видов документов».

17 июня 2010 года на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа заместитель начальника Управления организации архивных услуг – начальник отдела комплектования и ДОУ Росархива Татьяна Анатольевна Мещерина выступила с докладом «Проблемы комплектования Архивного фонда Российской Федерации на современном этапе» 2.

Значительная часть выступления Татьяны Анатольевны была посвящена установлению сроков хранения документов. В числе стоящих перед архивами практических задач было названо «выявление и изучение новых видов документов, не предусмотренных действующими перечнями и, соответственно, не имеющих установленный срок их хранения».

Т.А. Мещерина подчеркнула, что «вызывают серьезную озабоченность факты принятия отдельных нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы архивного дела, особенно в части установления сроков хранения отдельных видов документов, без согласования с Росархивом, что приводит в ряде случаев к нарушению архивного законодательства».

Как позитивное явление в докладе было отмечено то, что отдельные виды документов, устанавливающие сроки хранения, стали поступать на согласование в Росархив.

Мнение эксперта

Вместе с тем следует отметить, что в последнее время проекты ряда нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы архивного дела, поступают на заключение в Росархив.

Так, например, в марте с.г. Росархив рассмотрел проект постановления Правительства Российской Федерации «О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с их оборотом» и представил по нему свои замечания и предложения в части правил ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, а также порядка передачи их на хранение в архивы в случае ликвидации юридических лиц и в случае прекращения деятельности индивидуальных предпринимателей.

В настоящее время 3 Росархивом совместно с Минкультуры России, Минэкономразвития России и Росстатом дорабатывается проект постановления Правительства Российской Федерации «О порядке хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2010 года.

В докладе был достаточно подробно рассмотрен вопрос о разработке ведомственных перечней. В 2010 году планируется завершить разработку «Методических рекомендаций по разработке отраслевых (ведомственных) перечней документов».

Мнение эксперта

Как известно, назрела настоятельная потребность в активизации разработки федеральными органами государственной власти современных перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Современные реалии требуют выработки новых подходов к их разработке с акцентом на отраслевой состав документации, поскольку в федеральных органах исполнительной власти образуется значительный комплекс типовых управленческих архивных документов, уже нашедших отражение в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 26 марта 2010 г. № 147, находящимся в настоящее время на государственной регистрации в Минюсте России.

Думается, что такие крупные отраслевые системы, как здравоохранение, образование, культура и другие, должны иметь такие отраслевые перечни документов, которые распространялись бы не только на организации, подчиненные министерствам, осуществляющие нормативно-правовое регулирование в этих отраслях, но и на негосударственные организации, осуществляющие свою деятельность в этих сферах. Полагаем, что методические рекомендации ВНИИДАД станут действенным инструментом для федеральных органов исполнительной власти при разработке ими соответствующих перечней и позволят активизировать их работу в этом направлении.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.