Для чего нужен документ под названием авансовый отчет и что грозит за его отсутствие? Кому может быть выдан аванс и могут ли поручить сделать покупку без выплаты аванса, восполнив потраченную сумму потом? Как обойти максимальный предел выдаваемой суммы, установленный для одной оплаты наличными в кассу юридического лица? Какой состав документов нужно приложить к авансовому отчету в качестве подтверждения надлежащего расхода средств при покупке в розничном магазине, в оптовой фирме и после командировки? Ведь в каждом случае есть своя специфика. В течение какого срока нужно будет отчитаться о потраченных деньгах? И что будет, если нарушить этот срок? Мы ответили на все эти вопросы и показали пример заполнения авансового отчета подотчетным лицом.
Деньги под отчет может получить любой сотрудник. Ему могут выдать командировочные, деньги на покупку товаров или услуг для организации и др. За полученные деньги нужно отчитаться, и оформляется это авансовым отчетом. В нем все раскладывается по полочкам: сколько получил, на что и сколько потратил, что осталось (нужно ли вернуть остаток в кассу или, наоборот, был перерасход, который вы оплатили из собственных средств и который вам нужно возместить).
Необходимость оформления авансового отчета
Отсутствие должным образом оформленного авансового отчета наказывается штрафом за несоблюдение правил работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (на основании ст. 15.1 КоАП РФ). За это организации привлекаются к административной ответственности в виде штрафа в размере от 40 000 до 50 000 руб., а на ее должностных лиц налагается административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб.
Данный документ составляется по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 (правда, для бюджетных учреждений предусмотрена иная форма, она утверждена приказом Министерства финансов РФ от 23.09.2005 № 123н – форма 0504049).
Цели выдачи денежных средств работнику могут быть различны:
- поездка персонала в командировки;
- приобретение товаров, работ, услуг;
- для хозяйственных нужд предприятия.
Организация выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды (например, на покупку канцтоваров), на расходы, связанные с командировками своих сотрудников 1 или на оплату услуг нотариуса и т.д.
При выдаче денег из кассы заполняется расходный кассовый ордер. Но предприятие может перечислить средства работнику и безналично: путем перечисления, например, на счет, открытый работнику в банке в рамках «зарплатного проекта». При наличии «зарплатных карт» подотчетные суммы обычно перечисляются на них, по этим суммам нужно будет оформлять авансовый отчет так же, как и при получении наличных. А вот вернуть излишек обратно организации будет удобнее бумажными купюрами в кассу предприятия. Дело в том, что стоимость услуг банка по переводу безналичных денег с лицевого счета гражданина стоит в несколько раз дороже, чем с расчетного счета организации. В каждом банке свои расценки. Но в среднем можете ориентироваться на такие цифры: если одна платежка обойдется организации около 10 рублей, то с физического лица тот же банк может попросить уже 2% от переводимой суммы, но не более 2000 руб. за одну операцию.
Однако в некоторых случаях авансовый отчет не потребуется. Это случаи, когда фактически работник не получает денежные средства, вместо этого они перечисляются в рамках договора непосредственно организации-контрагенту.
Также авансовый отчет не понадобится в случае, если работник получает от организации вместо денежных средств талоны на приобретение продуктов питания, топлива и т.д.
Водитель не получает от организации наличные деньги на приобретение ГСМ, поэтому составлять авансовый отчет ему не надо. Тем более что в конце месяца или иного срока, указанного в договоре, документы все равно предоставит топливная организация (АЗС). Однако это не избавляет от необходимости заполнения иных документов. Так, водителю одновременно со сдачей путевых листов необходимо сдать и чеки АЗС.
Что нужно сделать перед выдачей денег под отчет?
Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается. Денежные средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а лишь тем, кто является подотчетным лицом.
Список таких лиц, как правило, устанавливается приказом или распоряжением руководителя организации. Его обычно готовит финансовая служба. Если из-за большой численности сотрудников, высокой текучести кадров или по другим причинам проблематично закрепить список конкретных сотрудников, в подобном приказе достаточно вместо фамилий работников указать их должности.
В приказе целесообразно предусмотреть срок, на который выдаются подотчетные средства, и порядок представления отчетов об израсходованных суммах. Предельный срок, на который можно выдать деньги под отчет, законодательно не ограничен. Поэтому следует устанавливать просто разумный срок, например, 1 месяц.
В приказе также можно оговорить максимальный размер аванса, однако предельный размер не может превышать 100 000 рублей, что установлено в Указании Банка России от 20.06.2007 № 1843-У. Предельный размер в 100 000 руб. распространяется на одно действие по одному договору на расчеты наличными деньгами между юридическими лицами / индивидуальными предпринимателями.
Обойти это ограничение при рассчете между юрлицами / ИП можно следующим образом: разбить список покупаемых товаров / услуг на несколько договоров так, чтобы стоимость каждого из них не превышала 100 000 рублей, далее выдать деньги разным подотчетным лицам, тогда в общей сложности несколько платежей одна организация сможет сделать в адрес другой организации за короткое время и на сумму, превышающую 100 000 рублей.
Кстати, если сотрудник, находящийся в служебной командировке, расходует денежные средства, полученные под отчет, на оплату услуг от своего имени (например, на приобретение авиабилетов), то...
