Авансовый отчет

Необходимость оформления авансового отчета

Отсутствие должным образом оформленного авансового отчета наказывается штрафом за несоблюдение правил работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (на основании ст. 15.1 КоАП РФ). За это организации привлекаются к административной ответственности в виде штрафа в размере от 40 000 до 50 000 руб., а на ее должностных лиц налагается административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб.

Данный документ составляется по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 (правда, для бюджетных учреждений предусмотрена иная форма, она утверждена приказом Министерства финансов РФ от 23.09.2005 № 123н – форма 0504049).

Цели выдачи денежных средств работнику могут быть различны:

• поездка персонала в командировки;
• приобретение товаров, работ, услуг;
• для хозяйственных нужд предприятия.

Организация выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды (например, на покупку канцтоваров), на расходы, связанные с командировками своих сотрудников¹ или на оплату услуг нотариуса и т.д.

При выдаче денег из кассы заполняется расходный кассовый ордер. Но предприятие может перечислить средства работнику и безналично: путем перечисления, например, на счет, открытый работнику в банке в рамках «зарплатного проекта». При наличии «зарплатных карт» подотчетные суммы обычно перечисляются на них, по этим суммам нужно будет оформлять авансовый отчет так же, как и при получении наличных. А вот вернуть излишек обратно организации будет удобнее бумажными купюрами в кассу предприятия. Дело в том, что стоимость услуг банка по переводу безналичных денег с лицевого счета гражданина стоит в несколько раз дороже, чем с расчетного счета организации. В каждом банке свои расценки. Но в среднем можете ориентироваться на такие цифры: если одна платежка обойдется организации около 10 рублей, то с физического лица тот же банк может попросить уже 2% от переводимой суммы, но не более 2000 руб. за одну операцию.

Однако в некоторых случаях авансовый отчет не потребуется. Это случаи, когда фактически работник не получает денежные средства, вместо этого они перечисляются в рамках договора непосредственно организации-контрагенту.

Также авансовый отчет не понадобится в случае, если работник получает от организации вместо денежных средств талоны на приобретение продуктов питания, топлива и т.д.

Что нужно сделать перед выдачей денег под отчет?

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается. Денежные средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а лишь тем, кто является подотчетным лицом.

Список таких лиц, как правило, устанавливается приказом или распоряжением руководителя организации. Его обычно готовит финансовая служба. Если из-за большой численности сотрудников, высокой текучести кадров или по другим причинам проблематично закрепить список конкретных сотрудников, в подобном приказе достаточно вместо фамилий работников указать их должности.

В приказе целесообразно предусмотреть срок, на который выдаются подотчетные средства, и порядок представления отчетов об израсходованных суммах. Предельный срок, на который можно выдать деньги под отчет, законодательно не ограничен. Поэтому следует устанавливать просто разумный срок, например, 1 месяц.

В приказе также можно оговорить максимальный размер аванса, однако предельный размер не может превышать 100 000 рублей, что установлено в Указании Банка России от 20.06.2007 № 1843-У. Предельный размер в 100 000 руб. распространяется на одно действие по одному договору на расчеты наличными деньгами между юридическими лицами / индивидуальными предпринимателями.

Обойти это ограничение при рассчете между юрлицами / ИП можно следующим образом: разбить список покупаемых товаров / услуг на несколько договоров так, чтобы стоимость каждого из них не превышала 100 000 рублей, далее выдать деньги разным подотчетным лицам, тогда в общей сложности несколько платежей одна организация сможет сделать в адрес другой организации за короткое время и на сумму, превышающую 100 000 рублей.