• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2010
  • Рубрика Современное делопроизводство

Как банкам выполнить указание ЦБ РФ о хранении в электронном виде отдельных документов?

  • 0 комментариев
Попытки перевести кредитные организации на полноценный электронный юридически значимый документооборот предпринимаются давно. Пожалуй, самым значимым документом в этой связи является указание Центрального Банка РФ «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».
Из статьи вы узнаете, какие важные вопросы этот документ оставил без внимания. Но мы занимаемся не только критикой. В условиях недостающей методической проработки вопроса объясняем, как можно действовать: даем технологию работы и предлагаем формы удобных документов. Это самое ценное и интересное!



Реалии сегодняшнего дня

В банковском сообществе активно обсуждается вопрос о переходе с бумажного документооборота на электронный юридически значимый документооборот.

Несмотря на принятое в ноябре 2009 года Центральным Банком РФ указание № 2346­У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета» (далее – Указание ЦБ РФ), данная проблема ­остается нерешенной.

В чем же, собственно, суть проблемы? В условиях принятых в нашей стране правил все операции, проводимые кредитными организациями, должны иметь «законное» основание, т.е. любая банковская проводка должна сопровождаться оформлением специальных документов на бумажном ­носителе с проставлением на нем соответствующих подписей, печатей и штампов.

Сегодня, в условиях широкого использования средств вычислительной техники и электронных каналов связи, расчетно­кассовые и другие услуги, оказываемые в банковском секторе, осуществляются с применением таких систем отдаленного доступа, как «Банк­Клиент», «Интернет­Клиент», «Клинт­Банк», с фиксацией всех проводимых операций в автоматизированных банковских системах; при этом все действия участников процесса удостоверяются всевозможными электронно­цифровыми подписями, сертификатами, паролями, ключами и т.д. Таким образом, предполагается, что кредитные организации, опережая страну на два шага, прочно ­перешли на рельсы электронного юридически значимого документооборота.

А что же мы получаем в реальности? Кредитные организации, с целью обеспечения собственной защиты от всевозможных «незаконных» действий, продолжают хранить большую часть обрабатываемых ими ­документов в бумажном виде.

Предположим, клиент кредитной организации, заключивший с ней договор об «удаленном обслуживании», осуществляет расчеты со своими контрагентами с помощью электронных средств, т.е. создает, удостоверяет и передает информацию в электронном виде. Кредитная организация, в свою очередь, используя определенные информационные ­технологии, обеспечивает защиту поступающей информации от ­несанкционированного ­доступа и возможность идентификации составителя документа.

Итак, если ранее, в «доинтернетовскую» эпоху, клиент печатал платежные поручения в офисе, собственноручно их подписывал, проставлял на них «синюю фирменную» печать и относил их в банк для дальнейшей обработки, то сейчас все эти операции клиент может осуществлять, не выходя из своего офиса или даже из дома: поручение, направленное клиентом, принято банком, его личность идентифицирована, проводка проведена и, что важно, – все совершенные операции зафиксированы и ­запротоколированы в автоматизированной банковский системе (далее – АБС).

Но как же нам в случае необходимости подтвердить законность (легитимность) проведенных платежей и какую «бумажку» можно будет представить в суде в качестве доказательства? Что предоставим? «Запись» проводки из АБС? И какой­нибудь крючкотвор задаст ехидный вопрос: «А где же подписи и печати?» Как вы докажете: первое, что платеж поступил именно от этого клиента, и второе, что данная операция действительно была проведена банком в полном объеме?

Естественно, реализуя обозначенную установку, наши многоуважаемые кредитные организации оформляют на бумаге (распечатывают, собирают ряд подписей и печатей) все проведенные ими операции в виде соответствующих документов: платежных поручений, мемориальных ордеров и так далее. А затем, после сверки и закрытия операционного дня, все юридически значимые документы на бумажных носителях будут мирно подшиты в папки, в так называемые «Документы операционного дня», с целью организации их дальнейшего хранения.

И печатают «монстроподобные» принтеры без остановки, поглощая свою добычу – убитый нами лес. Невольно вспомнились советские времена, когда о хорошей финской бумаге приходилось мечтать и сотрудники государственных офисов старались экономно относиться к каждому лис­ту: вторые экземпляры печатали на бумаге второго сорта, широко применялись бланки формата А5. А сейчас? Не жалко, печатай, принтер, – все оплачено. С таким аппетитом современных печатающих устройств нам не то что архивов, лесов не хватит!

О чем мы задумываемся, складывая тонны макулатуры на архивные полки? О том, что документ на бумажном носителе, оформленный в соответствии с требованиями правил бухгалтерского учета, безусловно, имеет юридическую силу и может служить доказательством в судебных и ­других инстанциях.

Поэтому, прежде чем переходить на хранение исключительно в электронном виде документов бухгалтерского учета, кредитная организация должна ответить на несколько вопросов:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.