Top.Mail.Ru

Новые изменения в «блоке» информационных законов: электронные документы продолжают движение вперед

В законодательство введено понятие «электронный документ» (причем новые терминологические игры не так безобидны, как может показаться на первый взгляд). Ответы на обращения граждан государственные органы теперь смогут направлять электронным образом (кроме того, в электронной форме можно предоставлять дополнительные документы и материалы, необходимые для рассмотрения дела). Доступ к архивным документам будет предоставляться через Интернет (причем отдельные положения закона касаются не только госархивов, но и архивов коммерческих структур). Согласие на обработку персональных данных можно будет получать в электронном виде.
О Федеральном законе № 227­ФЗ от 27 июля 2010 года «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»» уже много чего было сказано и написано, особенно в Интернете, но масштабность происшедшего еще только предстоит осмыслить. Одновременно в 26 Федеральных законов были внесены изменения 1, связанные прежде всего с правовым закреплением возможности использования электронных документов в ­различных сферах деятельности.

Поскольку изменения эти разнообразны и многочисленны, мы постараемся познакомить читателей с наиболее значимыми из них.

В законодательстве нашей страны есть ряд законов, которые можно условно объединить в так называемый «информационный» блок. Их положения в совокупности составляют ту основу, на которой строится информационное общество и «электронное правительство». В этот блок, в ­частности, входят следующие законодательные акты:

  • «Об информации, информационных технологиях и о защите ­информации» от 27 июля 2006 г. № 149­ФЗ,
  • «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. № 152­ФЗ,
  • «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59­ФЗ,
  • «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 ­года № 125­ФЗ.

Во все перечисленные законодательные акты новый закон внес изменения. Анализ этих изменений показывает, что все вместе они существенно модифицируют законодательную базу, создавая благоприятные ­условия для использования электронных документов.

В законодательство введено понятие «электронный документ»

Знаковым моментом является то, что теперь в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149­ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» появилось определение понятию «электронный документ». Статья 2 «Основные понятия, используемые в настоящем ­Федеральном законе» дополнена подпунктом 11.1 следующего содержания:

Фрагмент документа

Статья 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149­ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

11.1) электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно­телекоммуникационным сетям или обработки в ­информационных системах.

Сразу, правда, возникает вопрос: как это определение соотносится с уже существовавшими в законе понятиями «электронное сообщение» и «документированная информация»?

Фрагмент документа

Статья 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149­ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

10) электронное сообщение – информация, переданная или полученная ­пользователем информационно­телекоммуникационной сети;

11) документированная информация – зафиксированная на материальном ­носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством ­Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Отбрасывая словесные красоты, получается, что отличие «электронного документа» от «электронного сообщения» заключается в «документированности» содержащейся в нем информации (помимо факта ­передачи по сети).

Документированная же информация, если сопоставить определение федерального закона с профессиональной терминологией отечественного делопроизводства, это хорошо всем нам знакомый «документ». В итоге «огородами» приходим к тому же, что в законе «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1­ФЗ было записано просто и ясно:

Фрагмент документа

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1­ФЗ. Статья 3 «Основные понятия, используемые в настоящем ­Федеральном законе»

Для целей настоящего Федерального закона используются следующие ­основные понятия:

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно­цифровой форме.

Надо отметить, что эти терминологические игры не совсем безобидны – они открывают интересные возможности для адвокатов. Обратите внимание на то, что в определении документированной информации вместо привычного для специалистов слова «идентифицировать» стоит намного более двусмысленное «определить». Кроме того, всплывает вопрос о том, насколько широко можно трактовать понятие «материального носителя», ведь многие электронные документы на съемные носители не ­записываются...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.