Как банкам выполнить указание ЦБ РФ о хранении в электронном виде отдельных документов?

Исполняя Указание ЦБ РФ № 2346-У, каждая кредитная организация стремится построить процесс организации хранения бухгалтерских документов в электронном виде как можно проще и надежнее.

С этой целью целесообразно использовать возможности различных систем электронного документооборота¹. Почему СЭД? Не проще ли будет организовать регистрацию / учет единиц хранения на бумажном носителе, в лучшем случае с помощью любимых и знакомых всем Word и Excel? Отвечая на вопрос, хотелось бы напомнить, что Центральным Банком России к хранению документов в электронном виде предъявляются некоторые требования:

• во-первых, сохраняемая информация должна быть защищена от несанкционированного доступа и документы, сохраняемые в электронном виде, должны быть сформированы по установленной на данный момент форме;
• во-вторых, документы в электронном виде обязательно должны быть подписаны аналогом собственноручной подписи ответственных должностных лиц и, что важно, должна быть обеспечена идентификация составителя документа на любом этапе работы c ДЭВ.

Первое требование Центробанка обеспечивается легко, путем формирования бухгалтерских документов из автоматизированных банковских систем.

Первичная обработка сохраняемых ДЭВ должна проводиться непосредственно на рабочем месте сотрудника банка, проводившего данные банковские операции на основании обрабатываемых им документов. Таким образом, все сотрудники операционного управления должны иметь право формировать из АБС оформленные ими документы и сохранять на каком-либо общедоступном ресурсе с целью дальнейшего переноса на отчуждаемый электронный носитель.

Необходимо отметить, что не каждый банк сможет себе позволить (с точки зрения обеспечения безопасности) осуществлять запись ДЭВ на отчуждаемые электронные носители (ЕХ) непосредственно на каждом рабочем месте сотрудника, осуществляющего формирование ДЭВ из АВС банка. Персональные компьютеры сотрудников кредитных организаций, как правило, не оснащены пишущими устройствами, а пересылка и перезапись создаваемых документов категорически запрещена.

Требования к СЭД

Попытаемся представить себе, каким же требованиям должна отвечать рассматриваемая нами система регистрации. Итак, она должна: