• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2008
  • Рубрика Права и обязанности

Все прелести мобильного офиса

  • 0 комментариев
Перевод если не всех, то по крайней мере части рабочих мест из офиса на дом имеет свои преимущества. Мы разобрались, какие психологические проблемы встают на этом пути и как их решить. Какую технологию взаимодействия с «удаленными» сотрудниками и клиентами можно реализовать благодаря электронной почте, специальной платформе мобильного офиса, web-камере, конференц-связи и call-центру? Как учитывать отработанное время и какую систему оплаты выбрать для «надомных» работников?


Зачем нужны офис и торговый зал? Консервативно настроенные сотрудники могут посмеяться над таким вопросом. Казалось бы, офис и торговый зал, без сомнения, нужны. Иначе где будут размещаться персонал и необходимая техника? А если нет торгового зала, то и товар выложить попросту негде. И, в конце концов, куда тогда ходить на работу и как организовать рабочий день?

Попробуем ответить на эти вопросы не по привычной модели, а руководствуясь неординарным мышлением и опытом крупных (в основном западных) компаний.

Зачем руководству ходить на работу?

Зачем руководству ходить на работу? Вероятнее всего, для того, чтобы раздать указания персоналу, проконтролировать выполнение этих указаний, провести какие-либо переговоры, возможно, пообщаться с кем-то из клиентов, подписать бумаги. Теперь разберемся, что из вышеперечисленного действительно требует личного и постоянного присутствия руководства в офисе.

Раздавать указания можно с тем же успехом по мобильному телефону или с помощью электронной почты. Постоянно контролировать деятельность персонала вообще не рационально — таким образом в людях подавляется инициатива, ведь им выказывается недоверие. Остаются переговоры и подписание документов. Переговоры можно проводить не только у себя в офисе, но практически в любом другом месте: в офисе клиента, в собственном автомобиле, в кофейне и даже в парке или спортклубе. Важно лишь, чтобы место устраивало и вас, и противоположную сторону. Ну а документы обычно не требуют сверхсрочного подписания, для этого постоянное присутствие в офисе точно не обязательно.

Зачем персоналу ходить на работу?

Наверняка, обязательное условие для работников вашей компании — это нормированный рабочий день. И если кто-то не появляется на рабочем месте точно в назначенный час (например, в 9.00), у руководства это вызывает раздражение. В некоторых компаниях даже практикуются штрафные санкции, вплоть до увольнения за опоздания. Подумайте, так ли необходимо постоянное присутствие персонала в офисе?

Конечно, если в функции работника входит открытие офиса к определенному времени или, например, работа за прилавком, вопрос мы автоматически снимаем. А как быть с теми сотрудниками, которые должны искать по телефону клиентов, проводить с ними встречи, подготавливать различного рода аналитические материалы? Действительно ли необходимо, чтобы они появлялись в офисе? Может, целесообразнее предоставить им полную свободу передвижения? Для связи они могут использовать стационарный (даже свой домашний) и мобильный телефоны, электронную почту, факс. Тогда нужные звонки они смогут совершать даже по дороге от одного клиента к другому, а готовить документы — в любое удобное время, даже дома.

Кстати, как показывает практика, работа в спокойных домашних условиях существенно снижает количество ошибок. То есть выездных менеджеров, бухгалтера, юриста, торговых представителей можно смело «выселять» из офиса.

Вообще, когда речь идет о мобильном офисе, нужно стремиться к тому, чтобы в «реальном» офисе осталось место только для секретаря-координатора, а в торговом зале — только для продавца. Таким образом, требуемое количество арендуемых квадратных метров резко уменьшается.

Как запустить мобильный офис

Работа мобильного офиса требует:

  • во-первых, серьезного пересмотра собственной психологии, а
  • во-вторых, оснащения офиса и сотрудников техникой для связи.
Мнение
Свернуть Показать
Семенова Д.А., корреспондент журнала:

Производители ноутбуков и телефонов подразумевают под «мобильным офисом» оснащенность своих продуктов разными средствами:

  • как программными (браузер, почтовый агент, редакторы и т.д.),
  • так и аппаратными (модем, Wi-Fi, видеокамера и др.).

Операторы связи используют это же понятие применительно к набору услуг, предоставляемых клиентам.

Все это нужно, чтобы человек, находящийся вдали от родного офиса, всегда был на связи и не чувствовал себя оторванным от дел. Итак, что можно использовать для организации собственного мобильного офиса?

Самое доступное решение — это пересылка отдельных файлов по электронной почте. Если получатель работает на дому, то он может подключаться к Интернету при помощи модема или выделенной линии, чтобы скачать информацию или, наоборот, отправить данные в офис. Отметим, что работа через модем накладывает ограничения по объему передаваемых / скачиваемых данных — единовременная передача файлов свыше 3 мегабайт может стать весьма проблематичной. Хотя при работе с обычными word'овскими и excel'евскими файлами без картинок, как правило, такое ограничение остается незамеченным.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.