Попробуем ответить на эти вопросы не по привычной модели, а руководствуясь неординарным мышлением и опытом крупных (в основном западных) компаний.
Зачем руководству ходить на работу? Вероятнее всего, для того, чтобы раздать указания персоналу, проконтролировать выполнение этих указаний, провести какие-либо переговоры, возможно, пообщаться с кем-то из клиентов, подписать бумаги. Теперь разберемся, что из вышеперечисленного действительно требует личного и постоянного присутствия руководства в офисе.
Раздавать указания можно с тем же успехом по мобильному телефону или с помощью электронной почты. Постоянно контролировать деятельность персонала вообще не рационально — таким образом в людях подавляется инициатива, ведь им выказывается недоверие. Остаются переговоры и подписание документов. Переговоры можно проводить не только у себя в офисе, но практически в любом другом месте: в офисе клиента, в собственном автомобиле, в кофейне и даже в парке или спортклубе. Важно лишь, чтобы место устраивало и вас, и противоположную сторону. Ну а документы обычно не требуют сверхсрочного подписания, для этого постоянное присутствие в офисе точно не обязательно.
Наверняка, обязательное условие для работников вашей компании — это нормированный рабочий день. И если кто-то не появляется на рабочем месте точно в назначенный час (например, в 9.00), у руководства это вызывает раздражение. В некоторых компаниях даже практикуются штрафные санкции, вплоть до увольнения за опоздания. Подумайте, так ли необходимо постоянное присутствие персонала в офисе?
Конечно, если в функции работника входит открытие офиса к определенному времени или, например, работа за прилавком, вопрос мы автоматически снимаем. А как быть с теми сотрудниками, которые должны искать по телефону клиентов, проводить с ними встречи, подготавливать различного рода аналитические материалы? Действительно ли необходимо, чтобы они появлялись в офисе? Может, целесообразнее предоставить им полную свободу передвижения? Для связи они могут использовать стационарный (даже свой домашний) и мобильный телефоны, электронную почту, факс. Тогда нужные звонки они смогут совершать даже по дороге от одного клиента к другому, а готовить документы — в любое удобное время, даже дома.
Кстати, как показывает практика, работа в спокойных домашних условиях существенно снижает количество ошибок. То есть выездных менеджеров, бухгалтера, юриста, торговых представителей можно смело «выселять» из офиса.
Вообще, когда речь идет о мобильном офисе, нужно стремиться к тому, чтобы в «реальном» офисе осталось место только для секретаря-координатора, а в торговом зале — только для продавца. Таким образом, требуемое количество арендуемых квадратных метров резко уменьшается.
Работа мобильного офиса требует:
Производители ноутбуков и телефонов подразумевают под «мобильным офисом» оснащенность своих продуктов разными средствами:
Операторы связи используют это же понятие применительно к набору услуг, предоставляемых клиентам.
Все это нужно, чтобы человек, находящийся вдали от родного офиса, всегда был на связи и не чувствовал себя оторванным от дел. Итак, что можно использовать для организации собственного мобильного офиса?
Самое доступное решение — это пересылка отдельных файлов по электронной почте. Если получатель работает на дому, то он может подключаться к Интернету при помощи модема или выделенной линии, чтобы скачать информацию или, наоборот, отправить данные в офис. Отметим, что работа через модем накладывает ограничения по объему передаваемых / скачиваемых данных — единовременная передача файлов свыше 3 мегабайт может стать весьма проблематичной. Хотя при работе с обычными word'овскими и excel'евскими файлами без картинок, как правило, такое ограничение остается незамеченным.