• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2008
  • Рубрика Права и обязанности

Все прелести мобильного офиса

  • 0 комментариев
  • 18 просмотров
Перевод если не всех, то по крайней мере части рабочих мест из офиса на дом имеет свои преимущества. Мы разобрались, какие психологические проблемы встают на этом пути и как их решить. Какую технологию взаимодействия с «удаленными» сотрудниками и клиентами можно реализовать благодаря электронной почте, специальной платформе мобильного офиса, web-камере, конференц-связи и call-центру? Как учитывать отработанное время и какую систему оплаты выбрать для «надомных» работников?


Зачем нужны офис и торговый зал? Консервативно настроенные сотрудники могут посмеяться над таким вопросом. Казалось бы, офис и торговый зал, без сомнения, нужны. Иначе где будут размещаться персонал и необходимая техника? А если нет торгового зала, то и товар выложить попросту негде. И, в конце концов, куда тогда ходить на работу и как организовать рабочий день?

Попробуем ответить на эти вопросы не по привычной модели, а руководствуясь неординарным мышлением и опытом крупных (в основном западных) компаний.

Зачем руководству ходить на работу?

Зачем руководству ходить на работу? Вероятнее всего, для того, чтобы раздать указания персоналу, проконтролировать выполнение этих указаний, провести какие-либо переговоры, возможно, пообщаться с кем-то из клиентов, подписать бумаги. Теперь разберемся, что из вышеперечисленного действительно требует личного и постоянного присутствия руководства в офисе.

Раздавать указания можно с тем же успехом по мобильному телефону или с помощью электронной почты. Постоянно контролировать деятельность персонала вообще не рационально — таким образом в людях подавляется инициатива, ведь им выказывается недоверие. Остаются переговоры и подписание документов. Переговоры можно проводить не только у себя в офисе, но практически в любом другом месте: в офисе клиента, в собственном автомобиле, в кофейне и даже в парке или спортклубе. Важно лишь, чтобы место устраивало и вас, и противоположную сторону. Ну а документы обычно не требуют сверхсрочного подписания, для этого постоянное присутствие в офисе точно не обязательно.

Зачем персоналу ходить на работу?

Наверняка, обязательное условие для работников вашей компании — это нормированный рабочий день. И если кто-то не появляется на рабочем месте точно в назначенный час (например, в 9.00), у руководства это вызывает раздражение. В некоторых компаниях даже практикуются штрафные санкции, вплоть до увольнения за опоздания. Подумайте, так ли необходимо постоянное присутствие персонала в офисе?

Конечно, если в функции работника входит открытие офиса к определенному времени или, например, работа за прилавком, вопрос мы автоматически снимаем. А как быть с теми сотрудниками, которые должны искать по телефону клиентов, проводить с ними встречи, подготавливать различного рода аналитические материалы? Действительно ли необходимо, чтобы они появлялись в офисе? Может, целесообразнее предоставить им полную свободу передвижения? Для связи они могут использовать стационарный (даже свой домашний) и мобильный телефоны, электронную почту, факс. Тогда нужные звонки они смогут совершать даже по дороге от одного клиента к другому, а готовить документы — в любое удобное время, даже дома.

Кстати, как показывает практика, работа в спокойных домашних условиях существенно снижает количество ошибок. То есть выездных менеджеров, бухгалтера, юриста, торговых представителей можно смело «выселять» из офиса.

Вообще, когда речь идет о мобильном офисе, нужно стремиться к тому, чтобы в «реальном» офисе осталось место только для секретаря-координатора, а в торговом зале — только для продавца. Таким образом, требуемое количество арендуемых квадратных метров резко уменьшается.

Как запустить мобильный офис

Работа мобильного офиса требует:

  • во-первых, серьезного пересмотра собственной психологии, а
  • во-вторых, оснащения офиса и сотрудников техникой для связи.
Мнение
Свернуть Показать
Семенова Д.А., корреспондент журнала:

Производители ноутбуков и телефонов подразумевают под «мобильным офисом» оснащенность своих продуктов разными средствами:

  • как программными (браузер, почтовый агент, редакторы и т.д.),
  • так и аппаратными (модем, Wi-Fi, видеокамера и др.).

Операторы связи используют это же понятие применительно к набору услуг, предоставляемых клиентам.

Все это нужно, чтобы человек, находящийся вдали от родного офиса, всегда был на связи и не чувствовал себя оторванным от дел. Итак, что можно использовать для организации собственного мобильного офиса?

Самое доступное решение — это пересылка отдельных файлов по электронной почте. Если получатель работает на дому, то он может подключаться к Интернету при помощи модема или выделенной линии, чтобы скачать информацию или, наоборот, отправить данные в офис. Отметим, что работа через модем накладывает ограничения по объему передаваемых / скачиваемых данных — единовременная передача файлов свыше 3 мегабайт может стать весьма проблематичной. Хотя при работе с обычными word'овскими и excel'евскими файлами без картинок, как правило, такое ограничение остается незамеченным.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.