Создаем информационную графику средствами Excel

Алгоритм создания диаграммы

Какие данные могут лечь в основу построения диаграммы?

Диаграммы создаются на основе данных (текста и чисел), расположенных на рабочих листах Excel. Нужные для построения диаграммы данные сначала выделяют. Как правило, используются данные одного листа.

Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек.

Если нам нужно выделить рядом стоящие ячейки, то, встав «мышкой» на крайнюю из них и удерживая нажатой левую клавишу, мы ведем ее в ту сторону, где располагается последняя ячейка:

• вниз или вверх для выделения ячеек одного столбца,
• влево или вправо для выделения нескольких ячеек подряд в одной строке,
• по диагонали для выделения ячеек нескольких столбцов и нескольких строк, образующих цельный прямоугольник.

Если же нам нужно использовать значения несмежных ячеек таблицы, то действовать нужно иначе. Сначала выделяем, например, ячейки 1-го столбца привычным способом. Затем, удерживая клавишу «Ctrl», выделяем другие столбцы. Клавиша «Ctrl» в этом случае позволит нам выделить не только соседние с 1-м столбцы, но и ячейки, например, 4-го столбца. Подчеркнем, что выделенные нами ячейки должны образовывать прямоугольник, т.е. если в 1-м столбце мы выделили строки с 5-й по 10-ю, то и в 4-м столбце это тоже должны быть строки с 5-й по 10-ю.

На Рисунке 9 представлена таблица, по данным которой мы хотели бы построить кольцевую диаграмму, отражающую доли ведущих компаний – поставщиков персональных компьютеров в двух временных периодах. Для этого по описанному выше алгоритму мы сначала выделили диапазон ячеек первого и второго столбцов с 5-й по 10-ю строки. Затем при нажатой клавише «Ctrl» выделили ячейки 4-го столбца тех же строк (с 5-й по 10-ю). Нетрудно заметить, что выделенный диапазон ячеек является прямоугольным.

Напомним, что Excel предлагает несколько способов указания адреса конкретной ячейки в таблице. Координаты ячеек определяются путем задания их позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Столбцы по умолчанию обозначаются буквами латинского алфавита (сначала одной буквой от A, B, C до Z, далее в виде двух букв от AA, AB, AC до AZ, от BA, BB до ВZ и т.д.), а строки – числами натурального ряда. Так, D14 обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и строки 14, а CD99 – ячейку, находящуюся на пересечении столбца CD и строки 99. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк – на его левой границе.

Существует возможность установить обозначение столбцов таблицы числами натурального ряда, подобно обозначению строк. Для реализации числового обозначения столбцов в меню программы Excel «Сервис» – «Параметры» на вкладке «Общие» нужно поставить «галочку» в поле «Стиль ссылок R1C1» (см. Рисунок 10). Это приведет к появлению на рабочем листе вместо имен столбцов их номеров. В стиле ссылок R1C1 Excel указывает положение ячейки буквой «R», за которой идет номер строки (от англ. Row – строка), и буквой «C», за которой идет номер столбца (от англ. Column – столбец). Так, ячейка D14 будет обозначена как R14C4.

Стиль ссылок R1C1 используется в макропрограммировании, для обычной работы с табличным процессором более удобен первый вариант адресации ячеек. Именно такая буквенно-числовая адресация ячеек и используется нами в примерах данной статьи.

При построении диаграмм пользователь обычно работает с диапазоном ячеек. Диапазон – это любой набор ячеек рабочего листа. Ячейки могут быть как смежные, так и нет. Адрес диапазона прямоугольного вида записывается следующим образом: указывается адрес левой верхней ячейки и правой нижней. Эти два адреса друг от друга отделяются двоеточием.

Кроме того, диапазон может быть образован и несмежными ячейками; в этом случае он обозначается как последовательность входящих в него прямоугольных диапазонов. Сначала мы записываем первый диапазон, затем ставим точку с запятой и записываем следующий диапазон. Так для выделенного диапазона на Рисунке 9 получаем обозначение А5:В10;D5:D10. Несмежные ячейки для построения диаграммы должны образовывать прямоугольник.

Воспользуемся услугами «Мастера диаграмм»

Для создания диаграммы в Excel имеется специальная панель инструментов «Диаграммы», изображение которой приведено на Рисунке 11. Однако начинающим пользователям рекомендуем использовать специальную процедуру – построение с помощью «Мастера диаграмм»¹.