Организация контроля за исполнением поручений

В крупных и средних организациях практически все поручения оформляются в письменной форме: в виде резолюций на документах или в виде содержания распорядительных документов. В таких организациях количество поручений, как правило, достаточно велико. Поэтому ни один руководитель не в стоянии запомнить все выданные им поручения и самостоятельно проконтролировать их исполнение. А некоторые «неответственные» сотрудники, зная об этом, могут сознательно игнорировать львиную долю поручений или забывать про некоторые из них, сдвигать сроки выполнения. А это в свою очередь приводит к падению исполнительской дисциплины и снижению эффективности деятельности организации. На некоторых предприятиях доходит до того, что исполнители сами решают, какие им поручения нужно исполнять, а какие можно проигнорировать.

Чтобы организовать контроль, сначала необходимо определить все процедуры, связанные с ним, права и обязанности сотрудников, а потом закрепить их во внутреннем нормативном документе. От того, насколько детально и полно будет описана и регламентирована система контроля, зависит эффективность дальнейшей работы. Поэтому в данной статье мы решили сделать упор на двух аспектах:

• как организовать процесс контроля исполнения поручений и
• какие положения необходимо будет зафиксировать во внутренних нормативных документах.

Что такое контроль за исполнением поручений

Контроль за исполнением поручений представляет собой совокупность действий, целью которых является содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных сотрудников.

Данный термин возник относительно недавно, а именно – в 2005 г., с появлением Типовых регламентов федеральных органов власти. До этого времени использовался другой термин – «контроль исполнения документов», который содержится в тексте ГОСТа Р 51141-98¹. Однако новый термин больше соответствует современным реалиям, так как поручения могут содержаться не только в тексте документов, но и в резолюциях руководителей, вынесенных на входящие или внутренние информационно-справочные документы. Кроме того, в некоторых организациях поручения считаются особым видом документов.

Исходя из определения термина «контроль за исполнением поручений», можно выделить два вида контроля:

• контроль по существу выполнения поручений, предусматривающий оценку правильности, полноты выполнения поручения и осуществляемый, как правило, самим руководителем организации / структурного подразделения;
• контроль над сроками исполнения поручений, включающий совокупность действий по обеспечению своевременного исполнения поручений. Данный вид контроля осуществляют сотрудники службы документационного обеспечения управления². Они:
  • отслеживают и фиксируют ход фактического исполнения выданных поручений;
  • обобщают собранные данные и в формализованном виде доводят до руководства;
  • предлагают способы ускорения документопотоков и повышения исполнительской дисциплины.

Теперь назовем основные этапы контроля за исполнением поручений (их подробное описание мы приведем чуть ниже):

1. Постановка поручения на контроль.
2. Проверка своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей.
3. Предвари тельная проверка и регулирование хода исполнения поручения.
4. Снятие поручения с контроля.
5. Учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений.

Способы контроля за исполнением поручений

В настоящее время существует несколько способов контроля за исполнением поручений. Глобально их можно разделить на две категории:

• ручной способ, который осуществляется с использованием сроковой (контрольно-справочной) картотеки;
• автоматизированный способ, который может использоваться с применением программных продуктов.

Ручной способ контроля за исполнением поручений

При ручном способе контроля используется картотечный ящик и специальные листы плотной бумаги или картона, на которых по установленной в организации форме записывают информацию о поручениях. Данные листы называют регистрационно-контрольными карточками (сокращенно – РКК) или регистрационно-контрольными формами (сокращенно – РКФ).

Форма РКК нормативно не закреплена, поэтому она может быть непосредственно определена в самой организации. Обычно данные карточки делают формата А5 (148 × 210 мм) или А6 (105 × 148 мм) и выглядеть они могут так, как показано в Примере 2.

В РКК при постановке поручения на контроль заносится информация о самом поручении и о документе, на основании которого данное поручение было создано. В процессе осуществления контроля в карточке могут фиксироваться сведения о результатах предварительной проверки исполнения поручения. Информация о снятии поручения с контроля также отражается в РКК.

Заполненные РКК расставляются по определенному правилу в картотечном ящике, который содержит 32 или 33 подвижных картонных или пластмассовых разделителя.

Разделители с 1 по 31 используются для хранения РКК поручений, которые должны быть исполнены в текущем месяце. То есть РКК расставляют в соответствии со сроками исполнения, при этом каждую карточку кладут за разделитель с обозначением числа, на которое поручение должно быть исполнено.

За 32-й разделитель ставят карточки на поручения, которые должны быть исполнены в следующем месяце или месяцах. В последних числах месяца РКК следующего месяца вынимают из-за 32 разделителя и расставляют их между 1 и 31 разделителями в соответствии со сроками исполнения. При необходимости можно использовать и 33-й разделитель, размещая за ним РКК на поручения, которые должны быть исполнены в следующем году.

Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они хранятся там до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Используя РКК и картотечный ящик, которые в совокупности представляют сроковую картотеку, можно легко узнать, какие поручения должны быть исполнены в определенный день. При осуществлении контроля сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки РКК на поручения текущего дня (текущий контроль) и карточки на поручения, срок исполнения которых истекает через несколько дней (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Для этого он может использовать как опрос по телефону, так и личный опрос.

После снятия поручения с контроля РКК вынимается из сроковой картотеки и при необходимости помещается в справочную картотеку.

Данный способ осуществления контроля за исполнением поручений достаточно прост. Однако сегодня его нельзя назвать ни эффективным, ни удобным. Используя сроковую картотеку, нельзя в автоматизированном режиме подготовить отчет, быстро найти нужное поручение по любому из реквизитов (за исключением срока исполнения), приходится тратить время на общение с исполнителями в процессе проведения предварительного контроля и т.д.