• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2008
  • Рубрика Современное делопроизводство

Проводим проверку состояния делопроизводства и архивного дела

  • 0 комментариев
  • 55 просмотров
Окончание статьи, начало в № 2’ 2008

Автор делится собственным опытом по выявлению наиболее распространенных ошибок в работе с документами. Даны рекомендации по оформлению результатов проверки и устранению найденных недочетов.


Взаимное представление

Председателю комиссии необходимо начать свою работу с официального представления членов комиссии руководителю проверяемого структурного подразделения. Кто из сотрудников комиссии какие вопросы будет проверять, правила совместной работы, предоставления документов и освещение других организационных моментов не займет много времени. Ознакомление с полномочиями проверяющих необходимо, чтобы сотрудники обследуемого подразделения отнеслись к проверке должным образом: у них не должно остаться желания саботировать действия проверяющих.

Со своей стороны руководитель проверяемого структурного подразделения представляет своих сотрудников, кратко поясняя, какие функции они выполняют и по каким вопросам могут дать ответы.

Типичные ошибки

Мне хотелось бы обратить ваше внимание на ряд типичных ошибок, выявляемых в ходе проверок.

Первым предметом проверки должен стать вопрос о наличии правовой базы делопроизводства и архивного дела на предприятии и ее соответствие практике.

Для этого вам нужно запросить в проверяемом подразделении все используемые здесь нормативные акты, которые касаются вопросов документационного обеспечения управления. Безусловно, в структурных подразделениях должны быть и номенклатура дел, и Инструкция по делопроизводству, и Инструкции по конфиденциальному делопроизводству (если оно ведется на предприятии), словом, вся та нормативная и методическая база, на которую в повседневной жизни опираются сотрудники предприятия.

Будьте внимательны: нормативные акты, разработанные и утвержденные в головном офисе и распространяемые на все предприятие, должны быть предоставлены для проверки в любом вашем филиале и структурном подразделении. В случае выхода нормативного акта дирекции филиала (структурного подразделения) основополагающие положения этого документа не должны противоречить нормативному акту головного офиса.

Пример 3

Если в регламенте по документационному обеспечению управления предприятием разрешается вести переписку между генеральной дирекцией и филиалами исключительно письмами, то в инструкции по делопроизводству филиала не должно быть разрешено вести такую переписку служебными записками.

Пример 4

В Положении о филиале право подписи приказов дано только директору филиала. Однако в ходе полистного просмотра подлинников приказов выявлены документы, подписанные одним из его заместителей.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.