• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2008
  • Рубрика Современное делопроизводство

Проводим проверку состояния делопроизводства и архивного дела

  • 0 комментариев
Окончание статьи, начало в № 2’ 2008

Автор делится собственным опытом по выявлению наиболее распространенных ошибок в работе с документами. Даны рекомендации по оформлению результатов проверки и устранению найденных недочетов.


Взаимное представление

Председателю комиссии необходимо начать свою работу с официального представления членов комиссии руководителю проверяемого структурного подразделения. Кто из сотрудников комиссии какие вопросы будет проверять, правила совместной работы, предоставления документов и освещение других организационных моментов не займет много времени. Ознакомление с полномочиями проверяющих необходимо, чтобы сотрудники обследуемого подразделения отнеслись к проверке должным образом: у них не должно остаться желания саботировать действия проверяющих.

Со своей стороны руководитель проверяемого структурного подразделения представляет своих сотрудников, кратко поясняя, какие функции они выполняют и по каким вопросам могут дать ответы.

Типичные ошибки

Мне хотелось бы обратить ваше внимание на ряд типичных ошибок, выявляемых в ходе проверок.

Первым предметом проверки должен стать вопрос о наличии правовой базы делопроизводства и архивного дела на предприятии и ее соответствие практике.

Для этого вам нужно запросить в проверяемом подразделении все используемые здесь нормативные акты, которые касаются вопросов документационного обеспечения управления. Безусловно, в структурных подразделениях должны быть и номенклатура дел, и Инструкция по делопроизводству, и Инструкции по конфиденциальному делопроизводству (если оно ведется на предприятии), словом, вся та нормативная и методическая база, на которую в повседневной жизни опираются сотрудники предприятия.

Будьте внимательны: нормативные акты, разработанные и утвержденные в головном офисе и распространяемые на все предприятие, должны быть предоставлены для проверки в любом вашем филиале и структурном подразделении. В случае выхода нормативного акта дирекции филиала (структурного подразделения) основополагающие положения этого документа не должны противоречить нормативному акту головного офиса.

Пример 3

Если в регламенте по документационному обеспечению управления предприятием разрешается вести переписку между генеральной дирекцией и филиалами исключительно письмами, то в инструкции по делопроизводству филиала не должно быть разрешено вести такую переписку служебными записками.

Пример 4

В Положении о филиале право подписи приказов дано только директору филиала. Однако в ходе полистного просмотра подлинников приказов выявлены документы, подписанные одним из его заместителей.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.