• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2008
  • Рубрика Информационные технологии

Функция «слияние» программы MS Word – к вашим услугам

  • 0 комментариев
  • 77 просмотров
Как часто вам приходится готовить рассылки однотипных писем, например, приглашений или поздравлений? И насколько они бывают массовыми? От ответа на эти вопросы зависит степень вашей заинтересованности в данной статье.
Автор показывает, как можно, напечатав одно-единственное письмо, при помощи стандартной функции программы MS Word продублировать его с индивидуальными данными каждого получателя; как автоматически сформировать почтовые конверты для этой рассылки; как организовать рассылку по электронной почте.



Текстовый процессор Microsoft Word обладает достаточно большим набором функций, которые позволяют не только быстро, красиво и удобно оформлять документы и текстовые материалы, но также автоматизировать отдельные процессы, например, печать поздравлений и почтовых конвертов при массовой рассылке.

Однако большинство пользователей персональных компьютеров даже не подозревает о некоторых весьма полезных функциях Word`а. Чтобы восполнить этот пробел, мы решили посвятить данную статью функции «Слияние».

Назначение функции «Слияние»

Функция «Слияние» предназначена для того, чтобы за максимально короткий срок подготовить документы или иные материалы, отличающиеся друг от друга несколькими реквизитами или фразами. Как это можно применить на практике, спросите вы?

Пример 1
Свернуть Показать

Вы хотите подготовить письма-поздравления и отправить их почтой всем своим клиентам. Как привило, письма будут иметь одинаковый текст. Но их вежливее сделать именными, т.е. обращаться в каждом из них к конкретному человеку. Если подходить к созданию поздравлений индивидуально (каждое письмо редактировать, изменяя адресную часть, а потом распечатывать его), то при большом количестве писем-поздравлений такая работа может занять несколько часов или даже целый день. А на подписание конвертов или их печать уйдет еще больше времени, чем на подготовку самих поздравлений.

Именно для решения таких задач удобнее всего будет использовать функцию «Слияние». Вам достаточно будет создать одно поздравление, содержащее типовой текст для всех экземпляров, и всего лишь один конверт с обратным адресом вашей компании. А затем добавить для изменяющейся информации специальные поля-заполнители, в которые в процессе слияния будет подставляться уникальная для каждого экземпляра информация.

Функция «Слияние» в программе MS Word позволит вам, во-первых, сэкономить драгоценное время, а во-вторых, избавиться от рутинных операций по редактированию каждого экземпляра письма. Ведь недаром говорят: «Лень – двигатель прогресса!»

Итак, функцию «Слияние» можно использовать для подготовки:

  • поздравлений и приглашений, писем с иным содержанием;
  • почтовых конвертов;
  • электронных сообщений;
  • этикеток, наклеек и т.д.

Принципы работы функции «Слияние»

Сначала мы рассмотрим основные принципы работы этой функции, а затем подробно и на примерах разберемся, как подготовить письма-поздравления, заполнить для них почтовые конверты, а также сделать рассылку поздравлений по электронной почте.

В процессе слияния участвуют три элемента:

  1. Основной документ, который содержит постоянную информацию и поля-заполнители. В процессе слияния именно в поля-заполнители подставляются уникальные данные каждого документа или материала. Основной документ готовится в текстовом процессоре MS Word.
  2. Файл данных или источник данных, содержащий уникальные для каждого документа сведения, – они и будут подставляться в основной документ в процессе слияния. В качестве источника данных могут использоваться следующие типы файлов:
    • лист или определенный диапазон ячеек в файле формата XLS, подготовленного в табличном процессоре MS Excel;
    • файл текстового процессора MS Word в формате DOC, состоящий из одной таблицы;
    • таблица или запрос, являющиеся частью файла базы данных в формате MDB и подготовленные в MS Access;
    • текстовый файл формата TXT со столбцами, разделенными запятыми или знаками табуляции, и рядами, разделенными абзацами;
    • список контактов MS Outlook, книга электронных адресов MS Outlook Express или MS Exchange;
    • файл формата HTML, состоящий из одной таблицы.
  3. Конечный набор документов, которые автоматически создаются в процессе слияния основного документа с источником данных.

Поэтому вначале необходимо подготовить основной документ и источник данных, а затем уже осуществить их слияние.

При работе с функцией «слияние» можно использовать:

  • специальную область задачи или
  • панель инструментов «Слияние».

Чтобы открыть область задач (см. Рисунок 1), необходимо в строке меню выбрать команду «Сервис», далее – «Письма и рассылки», а затем «Слияние».

Рисунок 1

Область задач «Слияние»

Свернуть Показать

Условные обозначения:

  1. строка меню;
  2. команда «Слияние»;
  3. область задач.

Перед вами появится область задач, которая содержит пошаговые инструкции по выполнению процедуры слияния. С помощью кнопок «Далее» и «Назад», расположенных в ее нижней части, осуществляется переход к следующему шагу или возврат к предыдущему.

Также слияние можно производить с помощью панели инструментов «Слияние». При этом необходимо отметить, что данная панель инструментов имеет некоторые дополнительные возможности, которые отсутствуют в области задач. Поэтому мы рассмотрим более подробно функцию «Слияние», реализуемую именно с применением панели инструментов «Слияние» (см. Рисунок 2).

Рисунок 2

Панель инструментов «Слияние»

Свернуть Показать

Условные обозначения:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.