В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную или объяснительную записку? Чем внутренние записки отличаются от внешних? Сначала мы отвечаем на эти вопросы, а потом объясняем правила оформления «всего многообразия записок».
Основное назначение докладных, объяснительных и служебных записок – это информационный обмен между сотрудниками одной организации. К сожалению, в настоящее время в некоторых организациях не уделяют должного внимания данным видам документов:
- не придают особого значения их оформлению;
- не делают различий между ними и используют во всех случаях только служебные записки или вообще стараются исключить из использования в работе данные виды документов.
Однако без докладных, объяснительных и служебных записок достаточно сложно организовать работу на больших предприятиях, так как именно эти документы позволяют задокументировать информационные взаимоотношения между структурными подразделениями, обеспечивая своевременное выполнение какой-либо работы, или позволяют передать руководителю сведения, побуждающие его принять определенные управленческие решения.
Необходимо отметить, что докладные, объяснительные и служебные записки составляются в разных целях. Кроме того, данные документы имеют небольшие различия в оформлении.
Назначение «записок»
Для того чтобы понять назначение данных видов документов, приведем их определения:
-
Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему должностному лицу и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
-
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо происшествия (действия, факта), составляемый работником и предоставляемый вышестоящему должностному лицу.
-
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
«Докладная» и «объяснительная»
Из определений следует, что докладные и объяснительные записки – это документы, составляемые в структурном подразделении и представляемые руководителю вышестоящего уровня: руководителю подразделения, заместителю руководителя организации, руководителю организации или руководителю вышестоящей организации. При этом в зависимости от адресата докладные и объяснительные записки делятся на внутренние и внешние:
-
Внутренние «докладные» и «объяснительные» адресуются руководителям организации, в которой такой документ был подготовлен (т.е. руководителю подразделения, заместителю руководителя организации или руководителю организации).
-
Внешние записки создаются для предоставления руководителю вышестоящей организации.
Отметим, что внутренние и внешние записки имеют различия в оформлении, но на этом мы остановимся немного позже.
Докладная и объяснительная записки имеют максимально похожие требования к оформлению, а их основное различие состоит в назначении документов.
В «докладной» принято информировать об имевших место событиях, фактах, явлениях и приводить выводы и предложения по изложенному вопросу в целях побуждения руководителя принять управленческое решение.
А объяснительные записки...
