• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2008
  • Рубрика Оформление документов

Докладные, объяснительные и служебные записки

  • 0 комментариев
  • 65 просмотров
В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную или объяснительную записку? Чем внутренние записки отличаются от внешних? Сначала мы отвечаем на эти вопросы, а потом объясняем правила оформления «всего многообразия записок».


Основное назначение докладных, объяснительных и служебных записок – это информационный обмен между сотрудниками одной организации. К сожалению, в настоящее время в некоторых организациях не уделяют должного внимания данным видам документов:

  • не придают особого значения их оформлению;
  • не делают различий между ними и используют во всех случаях только служебные записки или вообще стараются исключить из использования в работе данные виды документов.

Однако без докладных, объяснительных и служебных записок достаточно сложно организовать работу на больших предприятиях, так как именно эти документы позволяют задокументировать информационные взаимоотношения между структурными подразделениями, обеспечивая своевременное выполнение какой-либо работы, или позволяют передать руководителю сведения, побуждающие его принять определенные управленческие решения.

Необходимо отметить, что докладные, объяснительные и служебные записки составляются в разных целях. Кроме того, данные документы имеют небольшие различия в оформлении.

Назначение «записок»

Для того чтобы понять назначение данных видов документов, приведем их определения:

  • Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему должностному лицу и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
  • Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо происшествия (действия, факта), составляемый работником и предоставляемый вышестоящему должностному лицу.
  • Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

«Докладная» и «объяснительная»

Из определений следует, что докладные и объяснительные записки – это документы, составляемые в структурном подразделении и представляемые руководителю вышестоящего уровня: руководителю подразделения, заместителю руководителя организации, руководителю организации или руководителю вышестоящей организации. При этом в зависимости от адресата докладные и объяснительные записки делятся на внутренние и внешние:

  • Внутренние «докладные» и «объяснительные» адресуются руководителям организации, в которой такой документ был подготовлен (т.е. руководителю подразделения, заместителю руководителя организации или руководителю организации).
  • Внешние записки создаются для предоставления руководителю вышестоящей организации.

Отметим, что внутренние и внешние записки имеют различия в оформлении, но на этом мы остановимся немного позже.

Докладная и объяснительная записки имеют максимально похожие требования к оформлению, а их основное различие состоит в назначении документов.

В «докладной» принято информировать об имевших место событиях, фактах, явлениях и приводить выводы и предложения по изложенному вопросу в целях побуждения руководителя принять управленческое решение.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.