• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2008
  • Рубрика Оформление документов

Докладные, объяснительные и служебные записки

  • 0 комментариев
В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную или объяснительную записку? Чем внутренние записки отличаются от внешних? Сначала мы отвечаем на эти вопросы, а потом объясняем правила оформления «всего многообразия записок».


Основное назначение докладных, объяснительных и служебных записок – это информационный обмен между сотрудниками одной организации. К сожалению, в настоящее время в некоторых организациях не уделяют должного внимания данным видам документов:

  • не придают особого значения их оформлению;
  • не делают различий между ними и используют во всех случаях только служебные записки или вообще стараются исключить из использования в работе данные виды документов.

Однако без докладных, объяснительных и служебных записок достаточно сложно организовать работу на больших предприятиях, так как именно эти документы позволяют задокументировать информационные взаимоотношения между структурными подразделениями, обеспечивая своевременное выполнение какой-либо работы, или позволяют передать руководителю сведения, побуждающие его принять определенные управленческие решения.

Необходимо отметить, что докладные, объяснительные и служебные записки составляются в разных целях. Кроме того, данные документы имеют небольшие различия в оформлении.

Назначение «записок»

Для того чтобы понять назначение данных видов документов, приведем их определения:

  • Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему должностному лицу и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
  • Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо происшествия (действия, факта), составляемый работником и предоставляемый вышестоящему должностному лицу.
  • Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

«Докладная» и «объяснительная»

Из определений следует, что докладные и объяснительные записки – это документы, составляемые в структурном подразделении и представляемые руководителю вышестоящего уровня: руководителю подразделения, заместителю руководителя организации, руководителю организации или руководителю вышестоящей организации. При этом в зависимости от адресата докладные и объяснительные записки делятся на внутренние и внешние:

  • Внутренние «докладные» и «объяснительные» адресуются руководителям организации, в которой такой документ был подготовлен (т.е. руководителю подразделения, заместителю руководителя организации или руководителю организации).
  • Внешние записки создаются для предоставления руководителю вышестоящей организации.

Отметим, что внутренние и внешние записки имеют различия в оформлении, но на этом мы остановимся немного позже.

Докладная и объяснительная записки имеют максимально похожие требования к оформлению, а их основное различие состоит в назначении документов.

В «докладной» принято информировать об имевших место событиях, фактах, явлениях и приводить выводы и предложения по изложенному вопросу в целях побуждения руководителя принять управленческое решение.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.