Изобилие определений понятия «документ» привело к тому, что «у семи нянек дитя без глазу осталось». Термину «электронный документ» повезло несколько больше. Но и здесь остаются вопросы. Как вы думаете, электронным или бумажным документом является перфокарта, перфолента, факсовое сообщение, распечатанное на бумаге, или, к примеру, налоговая декларация с двухмерным штрихкодом?
В мире современного делопроизводства количество проблем не уменьшается, и при этом они часто становятся сложнее и запутаннее. Порой даже то, что раньше казалось очевидным, превращается в головоломки, которые специалистам ДОУ приходится решать на своем рабочем месте.
Определения термина «документ» – «у семи нянек дитя без глазу»
На сегодняшний день в нашем законодательстве есть два определения термина документ. Они весьма близки друг к другу и к определению ГОСТа Р 51141-98 как по смыслу, так и по содержанию:
Фрагмент документа
Статья 1 Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 г. № 77-ФЗ
Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Фрагмент документа
Статья 1 Федерального закона «О библиотечном деле» от 29.12.1994 г. № 78-ФЗ
Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Зато в ГОСТах определение понятия документ можно найти уже в трех, весьма отличных друг от друга вариантах:
Фрагмент документа
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», раздел 2.1 п. 3
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», раздел 2.1 п. 3
Документ, документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Фрагмент документа
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», п. 3.15
Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», п. 4.1.1
Документ: объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды.
По поводу последнего определения можно отметить, что такая точка зрения на документ весьма интересна и, наверное, тоже имеет право на существование. Но все же терминология разрабатывается в первую очередь для того, чтобы можно было классифицировать объекты. Хорошее определение в отношении любого объекта должно давать однозначный ответ на вопрос: «Документ перед нами или же нет?»
В качестве эксперимента попробуем, используя эти определения, установить, является ли документом заявление, показанное на Рисунке 1.
Если отталкиваться от определения из ГОСТа Р 51141-98, то главными критериями документа окажутся следующие:
- информация должна быть зафиксирована на материальном носителе – Рисунок 1 размещен на бумаге;
- в данном образце присутствуют все необходимые для заявления реквизиты: дата, подпись и др.
Все критерии определения выполнены, и напрашивается утвердительный ответ – мы видим перед собой документ. Но проблема в том, что в данном случае достоверно известно: это заявление – не документ, а всего лишь пример, впервые опубликованный в февральском номере нашего журнала за 2007 год. Старое, привычное всем определение в этой ситуации не сработало.
Если же использовать определение из ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007, то иметь на руках только само заявление уже будет недостаточно. В этом случае, помимо наличия материального носителя и возможности идентифицировать информацию, необходимо будет убедиться, что на основании данного заявления были совершены юридически значимые действия (оно действительно инициировало процедуру увольнения).
Таким образом, помимо наличия обязательных реквизитов и материального носителя, от документа также требуется, чтобы он сыграл определенную роль в деловой жизни организации. Без выполнения этого условия никакие реквизиты не помогут признать образец документом. А вот ГОСТ Р 52292-2004 вообще считает, что данная функция документа является определяющей, ведь других критериев документа он не содержит.