В мире современного делопроизводства количество проблем не уменьшается, и при этом они часто становятся сложнее и запутаннее. Порой даже то, что раньше казалось очевидным, превращается в головоломки, которые специалистам ДОУ приходится решать на своем рабочем месте.
На сегодняшний день в нашем законодательстве есть два определения термина документ. Они весьма близки друг к другу и к определению ГОСТа Р 51141-98 как по смыслу, так и по содержанию:
Статья 1 Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 г. № 77-ФЗ
Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Статья 1 Федерального закона «О библиотечном деле» от 29.12.1994 г. № 78-ФЗ
Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Зато в ГОСТах определение понятия документ можно найти уже в трех, весьма отличных друг от друга вариантах:
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», раздел 2.1 п. 3
Документ, документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», п. 3.15
Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», п. 4.1.1
Документ: объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды.
