• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2008
  • Рубрика Права и обязанности

Как секретарю эффективно планировать рабочее время

  • 0 комментариев
  • 26 просмотров
Выделены основные моменты, связанные со взаимодействием руководителя и его помощника в рамках планирования. Предложены две формы систематизации повторяющихся дел – ежедневная для секретаря и еженедельная для руководителя, которые упорядочивают их взаимодействие с остальными сотрудниками организации.
Наши рекомендации подскажут вам, как стать незаменимым помощником для своего шефа.



Время – это ценнейший ресурс. Многие руководители ценят его «на вес золота». И если секретарь научится экономить время своего шефа, то он сможет стать ценным сотрудником. Как это сделать? Возьмите на себя задачу планирования не только собственного времени, но и рабочего времени своего руководителя. Мы подскажем, как это организовать, а вы решите, какие из наших рекомендаций «приживутся на вашей почве».

Начни с себя

Работа секретаря-референта, помощника руководителя организации имеет свою специфику:

  • функции и обязанности чрезвычайно разнообразны, различны по сложности и важности;
  • рабочий день весьма насыщен, часто приходится работать в условиях цейтнота;
  • приходится параллельно выполнять несколько поручений, несколько видов работ;
  • в приемной особые условия работы: телефонные звонки, вызовы, визиты посетителей и т.п.

Вместе с тем секретарь не должен ничего забывать.

Подобная специфика секретарской деятельности, с одной стороны, чрезвычайно повышает важность планирования, с другой – его затрудняет. Некоторые начинающие секретари вообще наивно полагают, что планировать собственную работу невозможно.

Действительно, планировать работу секретаря достаточно сложно, но делать это необходимо. Просто всю выполняемую работу можно с некоторой долей условности подразделить на:

  • повторяющуюся и
  • неповторяющуюся.

Повторяющуюся изо дня в день работу (например, регистрацию документов, изготовление копий, подготовку документов к рассмотрению руководителем и т.п.) целесообразно выполнять в одно и то же определенное время. Для планирования постоянной однотипной работы можно разработать схему рабочего дня секретаря.

Это делается, как правило, самим секретарем. Другие специалисты могут привлекаться к этой работе в том случае, если схема является составной частью общего пакета нормативных документов организации.

Начать нужно с анализа своей работы в течение определенного периода, например, месяца (минимум – недели), в результате которого необходимо ответить на вопросы:

  • какое время дня оказалось наиболее, а какое наименее продуктивным?
  • какие постоянные работы вы выполняли?
  • сколько времени занимали повторяющиеся дела?
  • сколько времени тратится на наиболее важные и срочные дела?
  • сколько раз в течение дня приходится возвращаться к одному и тому же делу?

Схема рабочего дня секретаря должна обеспечивать его взаимодействие с другими сотрудниками офиса, учитывать правила внутреннего трудового распорядка организации.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.