• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2008
  • Рубрика Права и обязанности

Как секретарю эффективно планировать рабочее время

  • 0 комментариев
Выделены основные моменты, связанные со взаимодействием руководителя и его помощника в рамках планирования. Предложены две формы систематизации повторяющихся дел – ежедневная для секретаря и еженедельная для руководителя, которые упорядочивают их взаимодействие с остальными сотрудниками организации.
Наши рекомендации подскажут вам, как стать незаменимым помощником для своего шефа.



Время – это ценнейший ресурс. Многие руководители ценят его «на вес золота». И если секретарь научится экономить время своего шефа, то он сможет стать ценным сотрудником. Как это сделать? Возьмите на себя задачу планирования не только собственного времени, но и рабочего времени своего руководителя. Мы подскажем, как это организовать, а вы решите, какие из наших рекомендаций «приживутся на вашей почве».

Начни с себя

Работа секретаря-референта, помощника руководителя организации имеет свою специфику:

  • функции и обязанности чрезвычайно разнообразны, различны по сложности и важности;
  • рабочий день весьма насыщен, часто приходится работать в условиях цейтнота;
  • приходится параллельно выполнять несколько поручений, несколько видов работ;
  • в приемной особые условия работы: телефонные звонки, вызовы, визиты посетителей и т.п.

Вместе с тем секретарь не должен ничего забывать.

Подобная специфика секретарской деятельности, с одной стороны, чрезвычайно повышает важность планирования, с другой – его затрудняет. Некоторые начинающие секретари вообще наивно полагают, что планировать собственную работу невозможно.

Действительно, планировать работу секретаря достаточно сложно, но делать это необходимо. Просто всю выполняемую работу можно с некоторой долей условности подразделить на:

  • повторяющуюся и
  • неповторяющуюся.

Повторяющуюся изо дня в день работу (например, регистрацию документов, изготовление копий, подготовку документов к рассмотрению руководителем и т.п.) целесообразно выполнять в одно и то же определенное время. Для планирования постоянной однотипной работы можно разработать схему рабочего дня секретаря.

Это делается, как правило, самим секретарем. Другие специалисты могут привлекаться к этой работе в том случае, если схема является составной частью общего пакета нормативных документов организации.

Начать нужно с анализа своей работы в течение определенного периода, например, месяца (минимум – недели), в результате которого необходимо ответить на вопросы:

  • какое время дня оказалось наиболее, а какое наименее продуктивным?
  • какие постоянные работы вы выполняли?
  • сколько времени занимали повторяющиеся дела?
  • сколько времени тратится на наиболее важные и срочные дела?
  • сколько раз в течение дня приходится возвращаться к одному и тому же делу?

Схема рабочего дня секретаря должна обеспечивать его взаимодействие с другими сотрудниками офиса, учитывать правила внутреннего трудового распорядка организации.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.